In Perk kunt u kiezen hoe uw bedrijf de uitgaven beheert met standaardworkflows die zakelijke goedkeuring met financiële beoordelingAls alternatief kunt u ervoor kiezen om bouw uw eigen aangepaste workflows die bepaalt hoe uitgaven worden goedgekeurd en vervolgens gecontroleerd binnen uw organisatie.

Zakelijke goedkeuring (goedkeuringsstrategie) gaat altijd vooraf aan de financiële beoordeling (financiële beoordelingsstrategie). Dit zorgt ervoor dat alle benodigde zakelijke goedkeuringen zijn verleend voordat de kosten worden overgedragen aan het financiële team voor financiële beoordeling.

Strategie voor bedrijfsgoedkeuring

Uw bedrijf kan kiezen uit vier strategieën:

• Geen goedkeuring vereist: Ingediende uitgaven gaan rechtstreeks naar het financiële team ter beoordeling, zonder dat hiervoor goedkeuring nodig is.
• Goedkeuring van kostenobjecten: Ingediende kosten moeten worden goedgekeurd door de relevante kostenobjectmanager(s) volgens de kostenobjecthiërarchie voordat ze ter beoordeling naar Finance worden gestuurd. Indien er drempels voor de goedkeuring van kostenobjecten zijn ingesteld, kunnen verdere goedkeuringen vereist zijn als de kosten de drempel overschrijden.
• Goedkeuring van de lijnmanager: Ingediende onkosten moeten worden goedgekeurd door de leidinggevende van elke werknemer voordat de financiële beoordeling plaatsvindt. Indien er drempels voor goedkeuring door de leidinggevende gelden, kunnen aanvullende goedkeuringen nodig zijn als de onkosten de drempel overschrijden.
• Aangepaste workflow:In dit geval kiest u zelf hoe ingediende uitgaven moeten worden goedgekeurd door uw eigen workflow te bouwen met behulp van de workflow-ontwerperHiermee kunt u de goedkeuringsstrategieën van de lijnmanager en de kostendrager combineren of zelfs bepalen wie goedkeurt en wanneer, aan de hand van kenmerken van de kosten. Als de kosten bijvoorbeeld meer dan € 100.000 bedragen, stuurt u het document ter goedkeuring naar zowel de lijnmanager als de eigenaar van de kostendrager.

Voorzichtigheid: Je kan verander op elk gewenst moment uw gewenste goedkeuringsstrategieDe nieuwe strategie is echter is van toepassing op nieuwe verwerkte uitgaven Vanaf dat moment. Bestaande uitgaven gebruiken de vorige goedkeuringsstrategie. Als u bestaande uitgaven wilt verwerken met een nieuwe goedkeuringsstrategie, moet u de uitgave verwijderen en opnieuw indienen.

Financiële beoordelingsstrategie

Met de financiële beoordelingsstrategie wordt ervoor gezorgd dat alle noodzakelijke boekhoudkundige en financiële controles worden uitgevoerd voordat de kosten worden geëxporteerd en geboekt in het financiële systeem van uw bedrijf.

Uw bedrijf kan kiezen uit drie strategieën:

• Handmatige beoordeling is altijd vereist: Volledig goedgekeurde uitgaven door bedrijfsmanagers worden naar Financiën  > Beoordeling en vereisen handmatige beoordeling door het financiële team voordat ze voor export in aanmerking komen (Financiën > Controleren > Exporteren)Historisch gezien werd deze optie door de meeste bedrijven toegepast en wordt deze beschouwd als de meest conservatieve beoordelingsstrategie.

• Volledig geautomatiseerde beoordeling: Door deze optie te selecteren, wordt het financiële beoordelingsproces volledig geautomatiseerd. Uitgaven die volledig zijn goedgekeurd door bedrijfsmanagers, worden rechtstreeks naar exporteren, omzeilen beoordeling Als de automatische goedkeuring van kostendragers of lijnmanagers ook is ingeschakeld, is de onkostennota automatisch klaar om te exporteren nadat iemand een onkostennota heeft ingediend.

  Voorzichtigheid: Wees voorzichtig bij het kiezen van deze strategie, aangezien er geen handmatige controle bij betrokken is (zelfs niet op uitzonderingen).

• Automatische beoordeling als er geen waarschuwingen zijn: Door deze optie te selecteren, wordt de onkostennota alleen automatisch gecontroleerd als er geen waarschuwingen zijn. Als er waarschuwingen zijn, gaat de onkostennota naar Financiën > Beoordeling voor een handmatige financiële beoordeling voordat het voor exporterenDeze strategie wordt aanbevolen als u het onkostenproces zoveel mogelijk wilt automatiseren, maar toch handmatig uitschieters en uitzonderingen wilt controleren en controleren.