Standaard exportbestand voor facturen van Perk

Alleen accountbeheerders kunnen deze taak uitvoeren.

 

Het exportbestand voor facturen van Spend is een gestandaardiseerde CSV-export van boekingsgegevens voor facturen. De factuurgegevens in het exportbestand zijn afhankelijk van de instellingen van uw bedrijf en kunnen worden geconfigureerd volgens uw specifieke wensen. Het bestand kan bijvoorbeeld de volgende extra gegevenskenmerken bevatten:

  • Factuurgegevens
  • Gegevens van de rechtspersoon
  • Leveranciersgegevens
  • Categoriegegevens
  • Kostenobjectgegevens
  • Aangepaste veldgegevens
  • Regelgegevens
  • Rapportage van factuurgegevens

U kunt de uitvoer van het uitgavenexportbestand aanpassen met behulp van verschillende configuratieopties, waaronder bestandsnaam, indeling, datum- en bedragindeling, evenals de belastingafhandeling en andere transformaties. Standaard bevat het uitgavenexportbestand standaard uitgavengegevens in een vooraf gedefinieerde volgorde.

Uitgavenexportbestand genereren

Om Perk zo te configureren dat alle onkostengegevens worden geëxporteerd in het exportbestandsformaat voor uitgaven (handmatig wanneer de financiële gebruiker exporteert of automatisch), ga naar Beheerder > Integraties onder Factuur exporteren tab, klik Startwizarden kiezen Uitgaven exportbestand zoals het huidige exportsysteem.

Je kunt een specifieke configuratie instellen in de Algemene instellingen sectie, indien nodig.

Configureer het uitgavenexportbestand

De configuratie van het exportbestand voor uitgaven is standaard ingesteld met de meestgebruikte instellingen. U kunt het gedrag van het exportbestand echter aanpassen met behulp van diverse configuratieopties, zoals de bestandsnaam, het scheidingsteken, de aggregatie van regelitems, de afhandeling van btw en crediteringen, de exportvaluta, de prijs per item en de btw-instellingen, en de volgorde van gegevens en velden.

Velden in het exportbestand

Tenzij anders geconfigureerd, heeft het exportbestand voor uitgaven een standaard veldvolgorde die gebruikmaakt van standaard uitgavengegevens. U kunt de gegevensvelden echter aanpassen door te kiezen welke informatie u wilt opnemen en in welke volgorde.

Rijtype Beschrijving
Debetlijn Eén per regel op de factuur
Belastinglijn Eén belastingpost per regel, indien ingeschakeld
Kredietlijn Eén per factuur

Algemene instellingen

De Algemene instellingen In dit gedeelte worden de meest gebruikte opties weergegeven bij het instellen van het exportbestand voor uitgaven.

De configuratie van het exportbestand voor uitgaven bevat een terugvalmechanisme om ervoor te zorgen dat het bestand correct kan worden gegenereerd.
 

yokoy 1.png

Exportbestandsnaam

Optioneel. Bepaalt de naam van het exportbestand. Als het veld niet is ingevuld, wordt de standaardoptie gebruikt (Leveranciersfacturen - 1 van 1) wordt gebruikt voor bestandsnamen. Gebruik geen streepjes ( ).-), stippen (.), komma's (,), dubbele punten (:), en puntkomma's (;).

U kunt deze plaatsaanduidingen gebruiken om de bestandsnaam van het geëxporteerde bestand te bepalen:

  • \{\{legalEntityName\}\}: De bestandsnaam bevat de bedrijfsnaam (bijv. Bedrijf A)
  • \{\{exportId\}\}De bestandsnaam bevat de export-ID. (bijv. r9bzSngEWVYSa7LDbYSo)
  • \{\{YYYYMMDD_HHMMSS\}\}De bestandsnaam moet een datum in dit formaat bevatten. De datum moet exact deze tekenreeks zijn. (bijv. 20250917_112052)
  • \{\{datum\}\}: Bestandsnaam bevat datum in het formaat jjjj-mm-dd(bijv. 2025-09-17)
  • {{timestamp}}De bestandsnaam bevat de tijdstempel. (bijv. 20250917_112052)
  • vrije tekst: De bestandsnaam bevat tekst (geen speciale tekens). (bijv. Export)

Opmerking: Standaard voegt Perk een tijdstempel toe aan het begin van alle bestandsnamen. U kunt de positie van deze tijdstempel wijzigen door de optie te selecteren. overschrijven een optie binnen uw SFTP-exportinstellingen.

Hieronder ziet u een voorbeeld van alle plaatsaanduidingen die in de bestandsnaam zijn opgenomen:

fileName-invoiceExport.png

En dit is de resulterende bestandsnaam:

fileName2-invoiceExport.png

Scheidingsteken

Vereist. Scheidingsteken voor CSV- en XLS-bestanden. U kunt de volgende tekens als scheidingsteken gebruiken:

  • . (punt/punt)
  • . (punt)
  • , (komma)
  • ; (puntkomma)
  • | (pijp)
  • ' (apostrof)

Geaggregeerde regelitems

Optioneel. Hiermee kunt u regelitems groeperen op basis van dezelfde categorie, kostenobject en belastingtarief.

Belastingregel voor elke debetregel

Optioneel. Maak voor elke debetregel met btw-gegevens een nieuwe btw-regel aan met de opgegeven btw-gegevens (bedrag, rekening, omschrijving en land).

Boekingen via kredietlijn uitsluiten

Optioneel. Standaard bevat het exportbestand credit- en debetregels. U kunt er echter voor kiezen om geen creditregels te exporteren door dit selectievakje aan te vinken.

Rapportagevaluta

Vereist. Standaard wordt de oorspronkelijke valuta van de factuur gebruikt; u kunt er echter voor kiezen om bedragen in de valuta van het bedrijf te exporteren. De gekozen rapportagestrategie bepaalt de valuta- en bedragconversie in het exportbestand.

Gegevensvelden

Het exportbestand 'Uitgaven' gebruikt een standaard veldvolgorde. U kunt de volgorde van de velden echter naar wens aanpassen.

Als u klikt BewerkingJe kunt de volgorde waarin velden verschijnen wijzigen, de positie op de regel bepalen of velden verwijderen.

yokoy 2.png

De keuzelijst toont alle extra velden die u aan het exportbestand kunt toevoegen, gegroepeerd per concept:

  • standaardgegevens (oftewel de meest voorkomende verplichte velden)
  • factuurgegevens
  • kosten objectgegevens
  • leveranciersgegevens
  • categoriegegevens
  • gegevens over belastingposten
  • bedrijfsgegevens
  • regelitemgegevens
  • taggegevens

Voor meer informatie over de gegevensvelden die u in het exportbestand voor uitgaven kunt opnemen, zie Gegevensvelden voor het exportbestand van uitgaven voor facturen.

Nadat u het veld hebt geselecteerd, kunt u ervoor kiezen om die gegevens met een specifiek label te exporteren, de volgorde van de velden in het bestand te bepalen en de positie op de regel te specificeren.

yokoy 3.png

Lijnpositie

Elke factuur wordt opgesplitst in een of meer onderdelen. debetregels (afhankelijk van kostenposten, belastingen en categorieën), belastinglijnen (indien ingeschakeld in de configuratie), en een enkele kredietlijnDebet- en creditbedragen worden in het bestand als aparte regels weergegeven (ze kunnen dus niet als één regel met een D/C-indicator worden geëxporteerd).

De volgorde van de gegevensvelden voert verschillende logica uit, afhankelijk van het regeltype (debet, credit, btw). Elke kolom is ontworpen om de specifieke logica voor elke rij af te handelen.

Positie Beschrijving
Alle lijnen Weergegeven op alle soorten rekeningen (creditcard, betaalpas, belasting)
Alleen kredietlijnen Alleen weergegeven op debetregels (dit omvat debet-, belasting- en geconsolideerde belastingregels)
Alleen kredietlijnen Alleen weergegeven op kredietlijnen

Als er geen positie is opgegeven, wordt de informatie aan elke regel toegevoegd.

Standaard volgorde van gegevensvelden

Elke factuur heeft debet- en creditregels die in één bestand worden geëxporteerd. Standaard bevat het exportbestand de volgende kolommen:

  1. Rekening
  2. Accounttype
  3. Credit
  4. Debiteren
  5. Belastingcode
  6. Kostenobject
  7. Beschrijving
  8. Voordeel-ID
  9. VERBOD
  10. Referentienummer
  11. Betalingstermijncode
  12. Land
  13. Datum
  14. Deadline
  15. factuurdatum
  16. Servicedatum
  17. Factuur
  18. Munteenheid
  19. Verwijderen: Als u het volledige onkostenrapport wilt verwijderen.
  20. Tagdimensiecode 1 kolom
  21. Tagdimensiecode 2 kolom

Afhankelijk van de exportconfiguratie kunnen er ook extra gegevenskenmerken worden toegevoegd na deze standaardkolommen.

Rekeningkolom

Bevat de externe leveranciers-ID of categorieaccount.

Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
leverancier.externeID categorie.account belastingtarief.account

Kolom met accounttype

Bevat een beschrijving van het type account.

Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
leverancier gl gl

Bronvermelding

Het totale brutobedrag is afhankelijk van de rapportagevaluta ingesteld in de exportconfiguratie:

  • Omrekenen naar de valuta van het bedrijf
  • Oorspronkelijke valuta
Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
factuur.totaalbedrag leeg leeg

Debetkolom

Debiteer het brutobedrag afhankelijk van rapportagevaluta ingesteld in de exportconfiguratie:

  • Omrekenen naar de valuta van het bedrijf
  • Oorspronkelijke valuta
Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
leeg regelitem.bedragBruto regelitem.belasting

Belastingcodekolom

De belastingcode die van toepassing is op de betreffende post.

Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
leeg belastingtarief.code belastingtarief.code

Kolom met kostenobject

Kostenobjectcode gekoppeld aan het regelitem.

Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
leeg costCenter.code null

Beschrijvingskolom

Naam en omschrijving van de leverancier overgenomen uit de artikelregel.

Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
leverancier.naam lineItem.description taxRate.description

Voordeel-ID

Unieke factuur-ID van Perk.

Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
factuur.id factuur.id factuur.id

IBAN-nummer

IBAN-nummer

Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
factuur.betalingsinformatie.iban factuur.betalingsinformatie.iban factuur.betalingsinformatie.iban

Referentienummerkolom

Referentienummer opgenomen in de QR-code.

Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
factuur.qrInfo.referentienummer factuur.qrInfo.referentienummer factuur.qrInfo.referentienummer

Kolom met betalingstermijncode

Als er een betalingsvoorwaarde bestaat, neem dan de Code-waarde uit die betalingsvoorwaarde over. Anders blijft het veld leeg.

Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
paymentTerm.externalId paymentTerm.externalId paymentTerm.externalId

Landenrubriek

Land van de factuur.

Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
factuur.land factuur.land belastingtarief.land

Datumkolom

Datum van de factuur.

Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
factuurdatum factuurdatum factuurdatum

Kolom met vervaldatum

Vervaldatum van de factuur.

Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
factuur.vervaldatum factuur.vervaldatum factuur.vervaldatum

Kolom met betaaldatum

Betaaldatum van de factuur, indien ingeschakeld.

Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
factuur.betalingsdatum factuur.betalingsdatum factuur.betalingsdatum

Kolom met servicedatum

Servicedatum van de factuur, indien ingeschakeld.

Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
factuur.serviceDatum factuur.serviceDatum factuur.serviceDatum

Factuurkolom

Belastingnummer

Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
factuur.factuurnummer factuur.factuurnummer factuur.factuurnummer

Valutakolom

De valuta is afhankelijk van de rapportagevaluta die is geselecteerd in de exportconfiguratie:

  • Bedrijfsvaluta
  • Oorspronkelijke valuta
Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
factuur.valuta factuur.valuta factuur.valuta

Commentaarrubriek

Geef commentaar op de factuur.

Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
factuur.commentaar factuur.commentaar factuur.commentaar

Tagdimensiecode 1 kolom

Als de regel op de factuur tag1 bevat, neem dan de tag op.

Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
  tag1.code tag1.code

Tagdimensiecode 2 kolom

Als de regel op de factuur tag2 bevat, moet de tag worden opgenomen.

Kredietlijn Debetlijn Belastingregels voor elke debetregel
  tag2.code tag1.code


 

Was dit artikel nuttig?