In Perk kun je:

• Laat uw medewerkers facturen en onkosten rechtstreeks indienen voor verwerking in Business Central.
• Beheer goedkeuringen op basis van lijnmanager, dimensie (kostenobject) of een combinatie van beide.
• Controleer alle uitgaven, wijzig facturen of onkosten of pas de kostenplaatstoewijzing aan waar nodig, en stuur de definitieve boekhoudkundige documenten naar Business Central.

Tip: Voor een algemeen overzicht van de integratie, zie Connector voor het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden voor MS Dynamics 365 Business Central.

Stamgegevens bijwerken vanuit Business Central

Tijdens de eerste configuratie van de connector worden gebruikers en leveranciers rechtstreeks vanuit Business Central in Perk aangemaakt.

De Perk-connector bevat echter een taak in Business Central Gegevens bijwerken in Perk waarmee u stamgegevens in bulk kunt bijwerken. U kunt bijvoorbeeld gebruikers, kostenobjecten en tags, categorieën en leveranciers in Perk in bulk bijwerken.

Met deze taak kunt u filters in Business Central gebruiken om de medewerkers (gebruikers), dimensiewaarden (kostenobjecten en/of aangepaste velden), grootboekrekeningen (categorieën) en leveranciers te selecteren.

U kunt deze Business Central-taak zo instellen dat deze periodiek wordt uitgevoerd om ervoor te zorgen dat uw stamgegevens actueel blijven.

Opmerking:Perk BC is vereist om de masterdata-update uit te voeren.

Tip:Als u de stamgegevens niet kunt synchroniseren of als de taak met een fout eindigt, controleer dan of de Perk-ID in de bijbehorende kaart aanwezig is. Zoek bijvoorbeeld in de medewerkerskaart naar het veld Perk-gebruikers-ID. Als er geen waarde in dat veld staat, moet u de gegevens mogelijk opnieuw synchroniseren.

Verwerkingskosten

De onkosten worden in Perk verwerkt volgens de standaardprocesstroom van uw bedrijf:

1. Verzenden: Werknemers kunnen alle onkosten rechtstreeks in Perk uploaden.Of het nu gaat om onkosten met of zonder bonnetjes, kilometervergoedingen of dagvergoedingen, inbegrepen als onderdeel van een reis of individuele onkosten, volgens het beleid van uw bedrijf.
2. Goedkeuren: Managers goedkeuren van onkostenvergoedingen van werknemers om ervoor te zorgen dat de uitgaven in overeenstemming zijn met het beleid van uw bedrijf.
3. Review: Het financiële team controleert en superviseert alle uitgavenwaarbij je ervoor kunt kiezen om alle uitgaven te bekijken, alleen die met een melding, of geen enkele.

Na verwerking worden de onkosten door Perk handmatig (op verzoek van het financiële team) of automatisch (via een automatische exporttaak).

Kostenoverzicht exporten per documenttype:

• onkosten: onkosten met en zonder ontvangstbewijs, creditnota's, dagvergoeding en kilometervergoeding.
• reiskosten: kosten ontvangen via een zakelijke reisintegratie van een derde partij
• Kaarttransacties: transacties van Perk-kaarten of kaarten van derden

Kosten kunnen verder worden onderverdeeld in standaardkosten en dagvergoedingen/kilometervergoedingen, zodat u dagvergoedingen/kilometervergoedingen naar een apart salarissysteem kunt exporteren in plaats van naar Business Central. Dit wordt ingesteld in Perk, onder Instellingen > Account > Bedrijven > Uitgaveninstellingen, en geconfigureerd als een apart exportsysteem.

In Business Central worden uitgaven voor secundaire arbeidsvoorwaarden in het grootboek als boekingen aangemaakt. Deze boekingen worden vervolgens verwerkt volgens de standaardprocedures van Business Central (d.w.z. het aanmaken van grootboekboekingen en btw-boekingen indien van toepassing).

Rekeningbepaling op basis van rekeningtype

Afhankelijk van of de onkosten vergoedbaar zijn (bijv. maaltijden betaald door de werknemer) of niet-vergoedbaar (bijv. maaltijden betaald met een bedrijfscreditcard of reiskosten), bepaalt de configuratie welk rekeningtype voor de export moet worden gebruikt.

• Terugbetaalbaar: neemt het rekeningtype over van de werknemerskaart.
• Niet-terugbetaalbaar: de kosten worden verrekend met de creditcard van de gebruiker of het bedrijf.

Opmerking:Aangezien gebruikers in Business Central aan de werknemerskaart zijn gekoppeld, kan het rekeningtype momenteel alleen van de werknemerskaart worden overgenomen. Als u leverancierskaarten gebruikt om werknemers te beheren, moet u de betreffende rekening handmatig aangeven voordat u boekt (automatisch boeken is dus niet mogelijk).

Validatie en berekening van het belastingbedrag in Business Central

Voor elke kostenpost geeft Perk het land, het belastingbedrag en het belastingtarief (inclusief de btw-boekingsgroep voor bedrijven en producten).

Als de valuta van de onkosten gelijk is aan de rapportagevaluta (d.w.z. de lokale valuta), voert Business Central een validatie uit om te controleren of het berekende bedrag overeenkomt met het btw-bedrag van Perk. Als de btw-bedragen overeenkomen, wordt er geen actie ondernomen. Als de btw-bedragen niet overeenkomen, berekent Business Central het btw-bedrag opnieuw op basis van de opgegeven btw-boekingsgroepen voor bedrijven en producten.

Als de valuta van de onkosten niet de lokale valuta is, valideert Business Central het door Perk verzonden belastingbedrag niet. Het berekent het belastingbedrag opnieuw op basis van zijn eigen wisselkoersen. Zie Uitgaven in vreemde valuta.

Exportkosten naar Business Central

Nadat u de onkosten hebt goedgekeurd en gecontroleerd, exportkosten vanuit Financiën > Overzicht > Exporteren.

Wanneer u onkosten vanuit Perk exporteert, bereidt Perk de journaalposten voor om naar Business Central te worden verzonden. Als er tijdens het exportproces fouten optreden, wordt een API-waarschuwing weergegeven met informatie over het type fout, zodat u het probleem kunt oplossen.

Kostenposten worden aangemaakt in het grootboek. De Perk ID van de kostenpost wordt weergegeven in de kolom Extern documentnummer.

Let op: Perk-ID's zijn hoofdlettergevoelig. Business Central geeft deze ID's in hoofdletters weer. Het is daarom aan te raden om zowel de ID als het bedrag te gebruiken om deze onkosten later in Perk terug te vinden.

Uitgaven in vreemde valuta

Als een ontvangstbewijs in een vreemde valuta in Perk wordt verwerkt, zet Perk de bedragen om naar de valuta van het bedrijf met behulp van de Wisselkoersen die door Perk worden gebruikt.

Afhankelijk van de bedrijfsconfiguratie worden de bedragen overgeboekt in de bedrijfsvaluta (journaalvaluta) of in de oorspronkelijke valuta van de ontvangst.

Als de bedrijfsvaluta wordt gebruikt, is deze meestal gelijk aan de lokale valuta in Business Central. Daarom vindt er geen valutaconversie plaats (alleen bij het verwerken van de ontvangst in Perk). Voor belastbare bedragen controleert Business Central of het bedrag dat vanuit Perk wordt verzonden overeenkomt met het bedrag dat het berekent op basis van de gebruikte belastingcode en het nettobedrag. Als het bedrag in Perk niet overeenkomt met het berekende bedrag, gebruikt Business Central een eigen berekening.

Onkostenbonnen en bijlagen

Als u ervoor kiest om onkostenbonnen te importeren, worden deze als inkomend document gekoppeld aan de bijbehorende grootboekpost. Klik op de bon om deze te downloaden.

Als u er bovendien voor kiest om andere ondersteunende documenten als bijlagen te importeren, worden deze ook weergegeven in het tabblad Inkomende documenten voor de betreffende journaalpost.

Opmerking: Houd er rekening mee dat alle bonnen en bijlagen die vanuit Perk worden geïmporteerd, meetellen voor de belasting. De gegevensopslagcapaciteit van uw bedrijf in Business Central.

Facturen verwerken

Met de Perk Spend Management Connector voor MS Dynamics 365 Business Central kunt u de volgende factuurtypen verwerken:

Na Een factuur aanmaken in PerkWanneer u de goedgekeurde factuur vanuit Perk exporteert, genereert dit een inkooporder of een inkoopfactuur in Business Central, die automatisch of handmatig kan worden geboekt, afhankelijk van de instellingen van de connector (zie Logica voor het plaatsen van berichten in Business Central).

Voor facturen die niet aan een inkooporder zijn gekoppeld, moet u bij het verwerken van de factuur in Perk het kostenobject, de categorie en het belastingtarief selecteren op regelniveau. Meestal worden de categorie en het belastingtarief automatisch toegewezen door de AI van Perk. Voor facturen die wel aan een inkooporder zijn gekoppeld, worden het kostenobject en de categorie overgenomen van de inkooporder/goederenontvangst.

Opmerking: Aangezien Perk-facturen categorieën (grootboekrekeningen) en/of kostenobjecten (dimensies) overnemen van de inkooporder, is het raadzaam om financiële dimensies als verplicht in te stellen voor inkooporders als u van plan bent een goedkeuringsstrategie voor kostenobjecten te gebruiken.

Een factuur aanmaken die geen inkooporder betreft

Om een ​​factuur zonder inkooporder te maken die in Business Central kan worden geboekt, hoeft u alleen maar het volgende te doen: Een nieuwe factuur uploaden in Perk.

Voor elk item op de regel moet u handmatig de volgende opties selecteren:

• Kostenplaats: financiële dimensies die in Business Central gebruikt moeten worden
• Categorie: Grootboekrekening waarop de posten moeten worden geboekt
• Belastingtarief (indien van toepassing)

Wanneer deze facturen naar Business Central worden geëxporteerd, worden de factuurregels behandeld als grootboekrekeningen en zijn ze niet direct gekoppeld aan voorraad (artikelen), vaste activa of artikelkosten.

Berekening van de netto-, belasting- en brutobedragen
Business Central berekent de netto-, btw- en brutobedragen op basis van de eenheidsprijs en de hoeveelheid die Perk aanlevert. Omdat Perk de netto-, btw- en brutobedragen uit de factuur haalt, kunnen er verschillen zijn tussen de bedragen in Perk en Business Central (met name als u een van deze waarden in Perk aanpast).

Niet-PO-factuur

Aankoopfactuur in Business Central

Een inkooporderfactuur aanmaken

In Perk worden automatisch inkooporders aangemaakt op basis van de inkooporder in Business Central. U kunt zowel openstaande als vrijgegeven inkooporders gebruiken om een ​​inkooporder in Perk aan te maken.

De inkooporder moet de volgende informatie bevatten:

• Naam van de leverancier
• Factuurnummer van de leverancier (indien beschikbaar)
• Documentdatum
• Regelitem (artikel/kostenpost/vaste activa)
• Afmetingen (om het kostenobject en de categorie te bepalen, indien nodig)

Zodra de inkooporder in Perk is aangemaakt, wordt de Perk PO ID weergegeven in het veld Perk PO ID in Business Central. Als u wijzigingen aanbrengt in de inkooporder, worden deze automatisch in Perk bijgewerkt.

Als u de inkooporder om welke reden dan ook handmatig vanuit Business Central naar Perk wilt verzenden, kunt u op de inkooporderkaart op Inkooporder verzenden/bijwerken naar Yokoy klikken. Als u de gegevens van de inkooporder (met de status 'Open') wijzigt, kunt u de informatie in Perk bijwerken door op dezelfde knop te klikken.

De inkooporder wordt in Perk weergegeven onder Factuurverwerker> > Inkooporders.

Het PO-nummer komt overeen met het nummer van de inkooporderkaart in Business Central.

Het toewijzen van het kostenobject en de categorie

Voor inkooporders met standaardartikelen voert u de inkooporder in op een kostenobject door de dimensie te selecteren in de inkooporder (tabblad , >Dimensies).

Opmerking:Aangezien u mogelijk meerdere financiële dimensies als kostenobjecten en/of tags hebt gesynchroniseerd, moet u ervoor zorgen dat u er een selecteert die in Perk als kostenobject is aangemaakt.

Zodra je een inkooporder (PO) in Perk hebt geüpload, kun je Upload de bijbehorende factuur. en ga verder naar De factuur- en inkooporderregelitems moeten overeenkomen..

Let op: Als u de inkooporder in Business Central boekt voordat de factuur is gekoppeld en vanuit Perk is geëxporteerd, wordt er in Perk een foutmelding weergegeven die aangeeft dat de inkooporder niet bestaat. Wanneer een factuur vanuit Perk wordt geëxporteerd, wordt de bestaande inkooporder bijgewerkt, zodat deze vervolgens kan worden geboekt.

Een inkooporderfactuur aanmaken met goederenontvangst

Alleen inkooporders met artikel- of vaste activa-type regelitems vereisen een goederenontvangst. Normaal gesproken is voor artikelkostenposten geen goederenontvangst vereist.

Goederenontvangsten Goederenontvangsten worden automatisch in Perk aangemaakt op basis van de in Business Central geboekte inkoopbon (die u ontvangt door een inkooporder te ontvangen). Goederenontvangsten zijn altijd gekoppeld aan een inkooporder en worden gebruikt om transacties uit te voeren. drieweg matching.

Een geautomatiseerde taak genereert goederenontvangsten in Perk telkens wanneer een nieuwe aankoopbon wordt aangemaakt.

Let op: er moet al een inkooporder bestaan ​​voordat Business Central een inkoopbon kan aanmaken.

Om handmatig een goederenontvangst aan te maken (indien nodig):

1. Maak de geboekte inkoopbon aan vanuit de inkooporder zoals gebruikelijk door op Boeken… te klikken en vervolgens Bon te selecteren.
2. Ga naar het Archief met geplaatste aankoopbewijzen en selecteer het aankoopbewijs dat u naar Perk wilt uploaden.
3. Klik op Verzend aankoopbewijs naar Perk.

Het veld 'Perk interne ID' in Business Central wordt bijgewerkt met de Perk ID voor de goederenontvangst.

De bijbehorende goederenontvangst (GR) kan worden bekeken in Perk Factuurverwerker > Inkooporders door de betreffende inkooporder te selecteren en het GR-nummer te bekijken in Goederenontvangst. Het GR-nummer komt overeen met het geboekte inkoopontvangstnummer.

Het matchen van inkooporder- en goederenontvangstposten met factuurposten.

De posten in de inkooporder worden vergeleken met de posten in de factuur, waarna de volgende stappen worden uitgevoerd: tweeweg matching waarbij geen geboekte aankoopbon aanwezig is (bijvoorbeeld voor vaste activa en artikelkostenposten).

Als u in Business Central een geboekte aankoopbon koppelt aan een inkooporder, voert Perk de volgende actie uit: drieweg matchingwaarbij zowel de bedragen als de aantallen worden gecontroleerd aan de hand van de inkooporder en de geboekte inkoopbon.

Regels met overeenkomende artikeltypen

Als u een factuurregel hebt gekoppeld aan een documentregeltype 'Artikel', wordt er in Perk een melding weergegeven dat er een goederenontvangst ontbreekt. Goederenontvangsten zijn niet vereist voor documentregeltypen 'vaste activa' en 'artikelkosten'.

Zodra u de bestelling in Business Central ontvangt en de geboekte inkoopbon genereert, moet u mogelijk de factuurregel ontkoppelen en opnieuw koppelen aan de goederenontvangstregel.

Het verwerken van meerdere geboekte aankoopbonnen

Met Business Central kunt u meerdere geboekte inkoopontvangsten aanmaken om deelleveringen te verwerken. Omdat Perk slechts een één-op-één-relatie tussen goederenontvangst en factuurregelitems toestaat, moet u de aantallen en bedragen van de regelitems handmatig aanpassen om rekening te houden met meerdere geboekte inkoopontvangsten.

Stel, u maakt een inkooporder aan voor een artikel met een hoeveelheid van 1.000 stuks. Dit artikel wordt geleverd in twee zendingen, van 250 en 750 stuks. U maakt twee geboekte inkoopontvangsten aan om de levering van deze zendingen te registreren. De factuur vermeldt echter de totale bestelde hoeveelheid in één enkele regel.

In Perk moet u, om deze factuur te verwerken, de hoeveelheid en het bedrag in de oorspronkelijke factuurregel aanpassen, zodat de regel overeenkomt met een van de geboekte inkoopbonnen. Vervolgens moet u een extra regel aanmaken met dezelfde omschrijving, kostenobject, categorie, enz., met de resterende hoeveelheid en het resterende bedrag.

Werken met niet-voorraadartikelen

Met Business Central kunt u niet-voorraadartikelen aanmaken, die u vervolgens met Perk kunt verwerken.

Niet-voorraadartikelen zijn:

• Grootboekrekeningen
• Artikelkosten
• Vaste activa

Opmerking: Deze typen artikelregels moeten eerder in Perk zijn ingesteld, omdat ze anders worden behandeld dan standaardartikelen.

Er zijn twee scenario's voor documenten die dit soort regels bevatten:

1. Een bestaande inkooporder voor voorraad bijwerken: Als een factuur met artikelen ook niet-voorraadartikelen bevat, wordt de inkooporder bijgewerkt met een nieuwe regel (grootboekrekening, artikelkosten of type vast actief).
2. Een nieuw inkoopfactuurdocument aanmaken: Als een factuur niet is gekoppeld aan een inkooporder, maar wel een niet-voorraadartikel bevat, wordt er een nieuw inkoopfactuurdocument gegenereerd in Business Central.

Niet-voorraadartikelen in de inkooporder worden in Perk automatisch herkend als niet-goederenontvangstartikelen (en vereisen daarom geen tweeweg- of driewegmatching).

Omdat Perk de financiële dimensies niet overneemt van de inkooporder, moet u het kostenobject en/of de categorie op regelniveau specificeren voordat u de factuur naar Business Central kunt exporteren.

Exporteren en boeken van artikelkosten in facturen

Ongeacht of Perk de inkooporder bijwerkt of een nieuwe inkoopfactuur aanmaakt in Business Central voor artikelkosten, het belangrijkste detail met betrekking tot dit type regel in Business Central is dat zodra de regel is aangemaakt, de kosten moeten worden toegewezen aan de ontvangstregels. Daarom moet na het aanmaken van de regel de standaardprocedure van Business Central voor het toewijzen van artikelkosten worden gevolgd en moet het document vervolgens worden geboekt.

Facturen exporteren naar Business Central

Zodra u de facturen heeft gekoppeld, ingediend (en goedgekeurd), kunt u facturen exporteren zoals gebruikelijk vanuit Financiën > Overzicht > Exporteren.

Je kunt een automatische exporttaak instellen Voor de connector. Je kunt het exportlogboek in Perk gebruiken om te controleren of de exporttaak succesvol is afgerond.

Wanneer u facturen vanuit Perk exporteert, haalt Business Central alle factuurgegevens uit Perk op, inclusief de originele factuur als bijlage.

Afhankelijk van het type factuur (zonder inkooporder of met inkooporder) kan het document dat in Business Central wordt bijgewerkt variëren:

• PO-factuur: Werkt de bestaande inkooporder bij, zodat deze als geboekte inkoopfactuur kan worden verwerkt.
• Factuur zonder inkooporderHiermee wordt een nieuwe inkoopfactuur aangemaakt, die vervolgens als geboekte inkoopfactuur wordt verwerkt.

Berekening van de posten en valutaconversie

Business Central is verantwoordelijk voor het berekenen van het netto-, belasting- en brutobedrag voor elke regel op basis van de hoeveelheid en de eenheidsprijs.

Als de factuurvaluta afwijkt van de lokale valuta, wordt deze informatie in Business Central opgeslagen onder Valutacode. Business Central is vervolgens verantwoordelijk voor het omrekenen van alle bedragen naar de lokale valuta bij het boeken.

Een inkooporderfactuur exporteren

Wanneer u een inkoopfactuur vanuit Perk exporteert, wordt de inkooporder in Business Central bijgewerkt met de details van de artikelregels: te factureren hoeveelheid, eenheidsprijs, btw-tarieven, enz.

Daarnaast toont Business Central in het gedeelte Algemeen van de inkooporder het factuur-ID in het veld Factuurverwerkings-ID:

De inkooporder wordt vervolgens automatisch of handmatig als inkoopfactuur geboekt door het financiële team, afhankelijk van de situatie. logica voor het plaatsen van berichten geconfigureerd in de connectorinstellingen.

Een factuur exporteren die geen inkooporder betreft

Wanneer u een factuur zonder inkooporder vanuit Perk exporteert, maakt Business Central een nieuwe inkoopfactuur aan met de gegevens van de factuur. Hierbij worden de regelitems met de te factureren hoeveelheid, de eenheidsprijs, enzovoort, aangemaakt. Het factuur-ID wordt opgenomen in het veld Factuurverwerkings-ID, zodat u de factuur in Perk kunt traceren.

De inkoopfactuur wordt vervolgens automatisch geboekt of handmatig door het financiële team als geboekte inkoopfactuur verwerkt, afhankelijk van de situatie. logica voor het plaatsen van berichten geconfigureerd in de connectorinstellingen.

Logica voor het plaatsen van berichten in Business Central

Afhankelijk van de specifieke configuratie in Business Central kunnen de volgende acties plaatsvinden:

Bijlagen bij de factuur

Afhankelijk van de herkomst van de factuur (geen inkooporder, inkooporder, enz.) wordt de factuur-pdf bijgevoegd in het tabblad Bijlagen van het betreffende Business Central-document.

Factuur-pdf in een inkoopfactuur	Factuur-pdf in een inkooporder