Uitgavencategorieën zijn de classificatie voor de verschillende soorten uitgaven die werknemers kunnen hebben tijdens hun reizen. Werknemers maken tijdens hun reizen kosten zoals taxi, hotel, huurauto, trein, maaltijden, enz. en het uitgavensysteem moet deze verschillende soorten uitgavencategorieën kunnen verwerken.
Met categorieën kunt u:
- Categoriseer uitgaven op de juiste manier
- Boek uitgaven in uw financiële systemen met verschillende grootboekrekeningen per categorie.
- AI-detectie toewijzen aan een klantspecifieke categorie
- Gekoppelde btw-voorbelasting
U kunt het proces voor onkostenbeheer aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf door verschillende categorieën voor uw onkostendeclaraties in te stellen. U stelt de categorieën voor de onkostendeclaraties in Instellingen > Onkosteninstellingen > Onkostencategorieën.
Voordat u met het configureren van categorieën begint, kiest u het betreffende bedrijf onder Bedrijf waarvoor u categorieën voor uitgaven wilt instellen. De Status Met het filter kunt u categorieën bekijken op basis van of ze actief, inactief of concept zijn.
U kunt nieuwe categorieën toevoegen, meerdere categorieën importeren of een bestaande categorie bewerken door erop te klikken in de tabel.
Een nieuwe categorie toevoegen
Klik + Nieuwe categorie toevoegen om een nieuwe categorie toe te voegen.
Vul de volgende velden in:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | De naam van de kostencategorie. |
| Symbool | Kies een symbool dat het beste bij het doel van de categorie past. |
| AI-categorie mapping | Het AI-model van Perk is zelflerend en kan automatisch uitgaven in kaart brengen naarmate er meer declaraties worden aangemaakt. Om de categorietoewijzing van Perk's AI te ondersteunen, kiest u de juiste categorie voor een declaratie. Houd er rekening mee dat slechts één categorie mag worden aangevinkt en slechts één keer. Als u bijvoorbeeld een categorie hebt voor Accommodatie Hotels En Accommodatie Privé, gebruik alleen de AI-categorietoewijzing Accommodatie eenmalig. Gebruik alleen de AI-categorie Ander als je een Ander categorie. |
| Datuminstellingen |
|
| Account (ERP) | De kostenrekening waarop de kosten in uw financiële systeem worden geboekt. |
| ID | Unieke ID voor een categorie, die automatisch wordt gegenereerd. |
| Beschrijving van de opmerking | Voeg indien van toepassing een beschrijving van de vereiste opmerking toe. |
| Reactie vereist | Als deze optie is ingeschakeld, moeten indieners altijd een opmerking toevoegen voor uitgaven in deze categorie voordat ze het rapport kunnen indienen. |
| Geen voorbelasting/BTW | Als u deze optie selecteert, worden er geen belastinggegevens geëxporteerd wanneer deze categorie wordt gebruikt. Dit is alleen van toepassing als privé-uitgaven op de bedrijfskaart zijn toegestaan. In dat geval maakt Perk meestal een aparte categorie aan voor deze uitgaven en vinkt dit selectievakje aan. |
| Geen kostenobject toegestaan | Als u deze optie selecteert, worden er geen kostenobjectgegevens geëxporteerd wanneer deze categorie wordt gebruikt. Dit is alleen van toepassing als privé-uitgaven op de bedrijfskaart zijn toegestaan. In dat geval maakt Perk meestal een aparte categorie aan voor deze uitgaven en vinkt dit selectievakje aan. |
| Alleen weergeven voor betalingen met bedrijfskaarten | Als deze categorie is geselecteerd, wordt deze alleen weergegeven als de betaalmethode is geselecteerd. BedrijfskaartDeze optie is alleen relevant als het bedrijf privé-uitgaven toestaat op de bedrijfskaart. In dergelijke gevallen maakt Perk meestal een aparte categorie aan voor deze uitgaven en vinkt dit selectievakje aan. |
| Niet zichtbaar voor medewerkers | Indien ingeschakeld, is deze categorie niet zichtbaar voor indieners en managers. Financiële reviewers kunnen deze echter nog steeds selecteren bij het beoordelen van een uitgave. Daarnaast kunt u het selecteren als technische categorie in uw polissen, dagvergoedingen en kilometervergoedingen. |
| Waarschuwing genereren | Als deze optie is ingeschakeld, wordt er een waarschuwing weergegeven als deze categorie wordt gekozen. |
| Kosten in rekening brengen bij werknemer (alleen bedrijfscreditcard) | Alleen van toepassing op privé-uitgaven die met de bedrijfskaart worden betaald. Indien ingeschakeld, worden de uitgaven geboekt op de medewerkersrekening in plaats van op de onkostenrekening. |
| Uitschakelen voor kostentypen | Selecteer indien nodig het type uitgave waarvoor deze categorie is uitgeschakeld. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om deze categorie niet weer te geven voor uitgaven zonder bon. |
| Beschrijving | Voeg indien nodig een beschrijving voor deze categorie toe. |
Nadat u alle velden hebt ingevuld om een nieuwe categorie te configureren, klikt u op Activeren om het direct te activeren of te klikken Redden om uw wijzigingen op te slaan en de categorie op een later tijdstip te activeren.
Meerdere categorieën importeren
Om meerdere categorieën tegelijk te importeren, klikt u op Bestand importeren in de rechterbovenhoek van uw scherm. Er verschijnt een venster waarin u een voorbeeld van een CSV-bestand kunt downloaden.
Hier kunt u alle categorieën invoegen door de volgende cellen in te vullen:
| Alle aangepaste velden die voor uw organisatie zijn geconfigureerd. Meerdere aangepaste velden worden gescheiden door een puntkomma (;). | Beschrijving |
|---|---|
| id | Unieke identificatie voor een categorie. Dit kan leeg worden gelaten, omdat het automatisch wordt gegenereerd. |
| naam | De naam van de kostencategorie |
| account | De kostenrekening waarop de kosten in uw financiële systeem worden geboekt. |
| icon | Kies een symbool dat het beste bij het doel van een categorie past. |
| uitgavenRobotCategorieIds | Het AI-model van Perk is zelflerend en kan automatisch uitgaven in kaart brengen naarmate er meer declaraties worden aangemaakt. Om de categorietoewijzing van Perk te ondersteunen, selecteert u de juiste categorie voor een declaratie. Houd er rekening mee dat slechts één categorie mag worden aangevinkt en slechts één keer. Als u bijvoorbeeld een categorie hebt voor Accommodatie Hotels En Accommodatie Privé, gebruik alleen de AI-categorietoewijzing Accommodatie eenmalig. Gebruik alleen de AI-categorie Ander als je een Ander categorie. |
| datuminstellingen | Typ een van de volgende termen die van toepassing is op uw categorie:
|
| vereisenCommentaar | Type WAAR of de indiener altijd een opmerking moet toevoegen bij het kiezen van deze categorie of vals als dit niet nodig is. |
| commentaarBeschrijving (optioneel) | Voeg indien van toepassing een beschrijving van de vereiste opmerking toe. |
| Belastingen uitschakelen (optioneel) | Invoegen WAAR als u niet wilt dat BTW-/belastinginformatie wordt geëxporteerd wanneer deze categorie wordt gebruikt; anders voegt u in valsDit is alleen van toepassing als privé-uitgaven op de bedrijfskaart zijn toegestaan. In dat geval maakt Perk doorgaans een aparte categorie aan voor deze uitgaven en stelt deze in als WAAR. |
| CostCenters uitschakelen (optioneel) | Invoegen WAAR Als u niet wilt dat kostenobjectinformatie wordt geëxporteerd wanneer deze categorie wordt gebruikt; anders voegt u in valsDit is alleen van toepassing als privé-uitgaven op de bedrijfskaart zijn toegestaan. In dat geval maakt Perk doorgaans een aparte categorie aan voor deze uitgaven en stelt deze in als WAAR. |
| CategorieVoorUitgavenTypesUitschakelen (optioneel) | Voer het type uitgave in (bon of geen bon) waarvoor deze categorie is uitgeschakeld. Anders laat u de cel leeg. |
| genereerWaarschuwing (optioneel) | Invoegen WAAR Als u wilt dat er een waarschuwing wordt weergegeven als deze categorie wordt geselecteerd. |
| bedrijfCreditCardOnly (optioneel) | Invoegen WAAR als u wilt dat deze categorie alleen wordt weergegeven wanneer de betaalmethode Bedrijfskaart is gekozen (andere categorieën zijn ook zichtbaar). Anders, voeg in valsDit is alleen van toepassing als privé-uitgaven op de bedrijfskaart zijn toegestaan. In dat geval maakt Perk doorgaans een aparte categorie aan voor deze uitgaven en stelt deze in als WAAR. |
| chargeToEmployee | Alleen van toepassing op privé-uitgaven die met de bedrijfskaart worden betaald. Invoegen WAAR als u wilt dat de kosten worden geboekt op de werknemersrekening in plaats van op de onkostenrekening; anders voegt u in vals
|
| beschrijving (optioneel) | Voeg indien nodig een beschrijving voor deze categorie toe. |
| verborgen | Type WAAR of de categorie verborgen moet worden of vals als dit niet nodig is. |
Nadat u alle vereiste gegevens in het CSV-bestand hebt ingevoerd, klikt u op Bestand importeren Klik nogmaals op 'Wijzigen' in de rechterbovenhoek van uw scherm en selecteer de bedrijfseenheid waarop u uw wijzigingen wilt toepassen.
Klik vervolgens op Kies bestand om uw CSV-bestand te uploaden of gebruik de sleepfunctie om het bestand rechtstreeks naar het veld te slepen. Om dit proces te voltooien, klikt u op Importeren starten.
Zodra het importeren is voltooid, kunt u een logbestand bekijken waarin eventuele fouten worden aangegeven die tijdens het importproces zijn opgetreden.
Een categorie koppelen aan een werknemersbeleid
Als uw bedrijf personeelsbeleid in Perk heeft ingesteld, zorg er dan voor dat u de nieuwe categorie aan het betreffende beleid koppelt. Anders is de categorie niet zichtbaar in de onkosten.
Om een categorie aan een beleid toe te voegen, gaat u naar de Instellingen > Onkosteninstellingen > Medewerkersbeleid tabblad en selecteer het beleid waarop u de wijzigingen wilt toepassen.
Klik Toepasselijke categorieën vervolgkeuzemenu en selecteer de nieuwe categorie.