U kunt de Perk Spend Management Connector voor MS Dynamics 365 Business Central configureren om stamgegevens vanuit Business Central naar Perk te verzenden:

• Gebruikers
• Afmetingen
• Grootboekrekeningen
• Leveranciers (oftewel toeleveranciers in Perk)

Andere stamgegevens, zoals belastingtarieven en betalingsvoorwaarden, moeten handmatig in Perk worden ingesteld.

U dient een geautomatiseerde taak in te stellen om de gegevens regelmatig te synchroniseren met behulp van de Gegevens bijwerken in Perk-taak. U kunt echter ook handmatig stamgegevens synchroniseren vanuit Business Central naar Perk, indien nodig.

De Perk-connector bevat ook een specifieke taak Duplicaten bijwerken vanuit Perk waarmee u Perk-stamgegevens in Business Central opnieuw kunt synchroniseren wanneer de verbinding tussen de twee systemen om welke reden dan ook is verbroken (bijvoorbeeld wanneer de connector opnieuw is geïnstalleerd na een omgevingsupdate of wanneer u handmatig stamgegevens in Perk hebt aangemaakt). Met deze taak kunt u gegevens synchroniseren voor gebruikers, kostenobjecten, aangepaste velden (tags), leveranciers en categorieën.

De taak resulteert in een Excel-bestand waarin de objecten worden weergegeven die opnieuw zijn gekoppeld aan de Perk-stamgegevens. Indien er geen bestaande koppeling tussen de objecten is, geeft het rapport de criteria aan die zijn gebruikt voor het koppelen van de Business Central-stamgegevens aan de Perk-stamgegevens.

Let op: u kunt slechts één optie tegelijk uitvoeren, bijvoorbeeld gebruikers opnieuw synchroniseren.

Gebruikers

Je kunt de integratie zo instellen dat je rechtstreeks vanuit Business Central een gebruiker in Perk aanmaakt. De Perk-gebruiker wordt gesynchroniseerd met de werknemerskaart in Business Central.

Let op: Gebruikers moeten in Business Central als Medewerkers worden aangemaakt. Het aanmaken van gebruikers als Leveranciers wordt momenteel niet ondersteund.

De werknemerskaart bevat een extra gedeelte waar u het e-mailadres kunt opgeven dat wordt gebruikt om de gegevens te synchroniseren.

De waarde in het Perk-e-mailadres wordt gebruikt om te bepalen of de gebruiker al in Perk bestaat. Als Perk geen gebruiker met dat e-mailadres vindt, wordt een nieuwe gebruiker aangemaakt en wordt de medewerkerskaart bijgewerkt met het Perk-ID.

Standaard heeft een nieuwe gebruiker in Perk de status Actief. Als Perk een gebruiker met hetzelfde e-mailadres vindt, controleert het of deze actief is:

• Als de gebruiker inactief is, wijzigt Perk de gebruikersstatus naar actief.
• Als de gebruiker actief is, staat Perk het niet toe om een ​​nieuwe gebruiker aan te maken, omdat er niet meer dan één gebruiker met hetzelfde e-mailadres is toegestaan.

Let op: Als u een gebruiker rechtstreeks in Perk aanmaakt, wordt deze gebruiker niet automatisch in Business Central aangemaakt.

Als u wijzigingen aanbrengt in gebruikers in Perk, worden deze wijzigingen niet automatisch doorgevoerd in Business Central. Zorg ervoor dat alle benodigde gegevens aanwezig zijn in Business Central.

Als een medewerker het bedrijf verlaat (tijdelijk of permanent) en u de medewerker deactiveert in Business Central, moet u de Perk-gebruiker handmatig deactiveren. Perk-gebruikers kunnen niet worden verwijderd; ze kunnen alleen worden gedeactiveerd, zodat ze niet meer kunnen inloggen op Perk.

Waarschuwing: Het statusveld van de medewerkerskaart wordt niet automatisch gesynchroniseerd met Perk. Zorg ervoor dat u de Perk-gebruiker handmatig deactiveert in Business Central voordat u de status wijzigt naar inactief of de gebruiker verwijdert. Als de gebruiker in een van beide systemen inactief is, kunnen onkosten en facturen niet in Perk worden verwerkt of niet in Business Central worden geboekt.

Met de Perk-connector kunt u nieuwe gebruikers in Perk aanmaken op basis van de informatie in Business Central. U moet deze informatie echter wel bijwerken. Bepaalde velden in de gebruikersgegevens kunnen handmatig worden ingevoerd in Perk, zoals de drempelwaarde voor lijnmanagers (voor goedkeuringsprocessen van lijnmanagers), thuis- en kantooradressen, taalvoorkeuren, enz.

Een nieuwe gebruiker handmatig aanmaken

Om een nieuwe Perk-gebruiker aan te maken vanuit Business Central:

1. Open de Lijst met medewerkers.
2. Selecteer een bestaande Werknemerskaart.
3. Voer in het gedeelte 'Perk' het e-mailadres in waarmee u zich bij Perk aanmeldt, bij Perk Email.

4. Klik op Medewerker Gebruiker aanmaken/bijwerken in Perk. Het formulier bevat het Business Central-medewerkersnummer, de voor- en achternaam van de medewerker en het e-mailadres dat u voor het Perk-e-mailadres hebt ingevoerd.

   

5. Kies of je een uitnodigingsmail naar de gebruiker wilt sturen door de schakelaar Verstuur uitnodiging voor Perk in te schakelen. Hiermee kan de gebruiker een wachtwoord aanmaken om in te loggen op Perk.

Tip:U kunt ervoor kiezen om Plan de aanmaak van meerdere medewerkers voor dezelfde functie door te klikken op Plannen…

Zodra de gebruiker in Perk is aangemaakt, ziet u de Perk-ID in het veld Perk-gebruikers-ID in de werknemerskaart.

Meerdere gebruikers aanmaken in Perk

De Perk-integratie bevat een specifiek rapport Medewerkers in Perk批量 aanmaken/bijwerken waarmee u meerdere gebruikers kunt toevoegen vanuit een reeks medewerkersprofielen, in plaats van vanuit elk individueel medewerkersprofiel. Dit rapport kan worden gepland met behulp van de standaardfunctionaliteit van Business Central.

Je kunt kiezen of je de e-mailuitnodiging wilt versturen (als je wachtwoordverificatie wilt gebruiken) of de e-mailuitnodiging wilt overslaan (als je SSO-verificatie instelt).

Je kunt het filter 'Medewerkers' gebruiken om een specifiek aantal medewerkers te selecteren dat in Perk moet worden aangemaakt; anders worden alle medewerkers aangemaakt die nog niet actief zijn in Perk. Als de medewerkerskaart geen e-mailadres van de medewerker bevat, kan de gebruiker niet in Perk worden aangemaakt.

Tijdens het aanmaken van de medewerkers toont het voortgangsvenster de ID en de naam van de aangemaakte medewerker.

Een gebruiker deactiveren en opnieuw activeren

Om een Perk-gebruiker te deactiveren:

1. Open de Lijst met medewerkers.
2. Selecteer een bestaande Werknemerskaart.
3. Klik op Medewerker Gebruiker deactiveren in YK.

Om een inactieve Perk-gebruiker opnieuw te activeren:

1. Open de Lijst met medewerkers.
2. Selecteer een bestaande Werknemerskaart.
3. Klik op Medewerker > Gebruiker aanmaken/bijwerken in YK.

Opmerking:Als u merkt dat de verbinding tussen de Perk en de Business Central-medewerker om welke reden dan ook verbroken is (bijvoorbeeld als de Perk-gebruikers-ID niet in de medewerkerskaart verschijnt), kunt u De koppeling tussen Business Central en Perk opnieuw tot stand brengen.

Gebruikersgegevens bijwerken in Perk

Als u wijzigingen aanbrengt in medewerkers in Business Central, moet u deze wijzigingen synchroniseren met Perk.

Hiervoor zijn twee manieren:

• Klik in de medewerkerskaart op Gebruiker in YK bijwerken. Hiermee worden de gegevens alleen voor deze gebruiker gesynchroniseerd.
• Door gebruik te maken van de Gegevens bijwerken in de Perk-taak. Hiermee kunt u filters instellen zoals Actief in YK en automatisch alle medewerkers synchroniseren die al actief zijn.

Problemen met gebruikerssynchronisatie oplossen

Soms kan de koppeling tussen de werknemerskaart en de Perk-gebruiker verloren gaan. U kunt de gebruikerskoppeling tussen Business Central-gegevens en Perk herstellen door de taak Duplicaten bijwerken vanuit Perk in Business Central uit te voeren.

De taak controleert werknemersprofielen aan de hand van de informatie in Perk en genereert een Excel-logbestand. Het bepaalt of een werknemer kan worden gekoppeld aan een Perk-gebruiker op basis van de volgende criteria, in volgorde van voorkeur:

• e-mailadres
• code (ERP)

Met andere woorden: het controleert het e-mailadres van de Business Central-gebruiker aan de hand van het e-mailadres van de Perk-gebruiker. Als er een overeenkomst is, wordt de werknemerskaart bijgewerkt met de Perk-gebruikers-ID. Als er geen overeenkomst is, wordt de werknemerskaart-ID in Business Central gecontroleerd aan de hand van de ERP-code van de Perk-gebruiker. Als er een overeenkomst is, wordt de werknemerskaart bijgewerkt met de Perk-gebruikers-ID.

Het Excel-rapport biedt een gedetailleerd overzicht van de updates die door Business Central zijn uitgevoerd, zodat u kunt controleren of alle uitgevoerde acties correct zijn. Het bevat de volgende kolommen:

Afmetingen

Dimensies kunnen worden gekoppeld aan Perk-aangepaste velden en Perk-kostenobjecten. Elke dimensie kan zoveel aangepaste veldwaarden of kostenobjecten hebben als nodig is.

Handmatig een dimensie aanmaken

Om dimensies en dimensiewaarden in Business Central aan te maken:

1. Open de lijst Afmetingen.
2. Voer de code (ERP) van het aangepaste veld in waarin u de aangepaste veldwaarden in Perk wilt aanmaken in het veld Yokoy Tag Dimension.

3. Klik op Dimensie > Dimensiewaarden.

4. Ga naar Acties > Functies > Dimensie maken in Yokoy.

5. Selecteer hoe u de dimensie wilt aanmaken:

• kostenobject
• aangepast veld

6. Klik op OK.

De Perk ID wordt weergegeven in de kolom Perk Tag Dimension Code of Perk Cost Object ID, afhankelijk van of de dimensie is aangemaakt als een aangepast veld of als een kostenobject. U kunt de aangemaakte dimensies in Perk op twee manieren raadplegen:

• Instellingen > Kostenbeheer > Kostenobjecten
• Instellingen > Account > Bedrijven > Uitgaveninstellingen bekijken > Labels inschakelen (aangepaste velden voor kostenallocatie)

Een dimensie deactiveren

Als u een dimensie in Business Central wilt verwijderen, moet u deze eerst deactiveren in Perk. Als u de dimensie niet deactiveert in Perk, kan deze nog steeds worden gebruikt bij het verwerken van facturen en onkosten en kan dit problemen veroorzaken bij het exporteren van facturen en onkosten naar Business Central. Als u bijvoorbeeld een onkostenpost toewijst aan een kostenobject dat in Business Central is verwijderd, krijgt u een foutmelding wanneer u die onkostenpost vanuit Perk probeert te exporteren, omdat de dimensie niet bestaat.

Om een dimensie in Business Central te deactiveren:

1. Open de lijst Afmetingen.
2. Klik op Dimensie > Dimensiewaarden.
3. Selecteer in Acties > Functies, afhankelijk van hoe u de dimensie hebt gemaakt, een van de volgende opties:
   • Deactiveer tag in Yokoy
   • Deactiveer het kostenobject in Yokoy

Dit wijzigt de status van de aangepaste veldwaarde of het kostenobject naar inactief in Perk. Het verwijdert het aangepaste veld niet uit Perk.

Inactieve aangepaste veldwaarden of kostenobjecten kunnen niet worden gebruikt in nieuwe onkosten of facturen, maar dit heeft geen invloed op geëxporteerde onkosten of facturen. Als het kostenobject of de aangepaste veldwaarde al is gebruikt in een bestaande onkosten of factuur, wordt de gebruiker gevraagd een ander kostenobject of een andere aangepaste veldwaarde te selecteren.

Dimensiegegevens bijwerken in Perk

Als u wijzigingen aanbrengt in een dimensiewaarde in Business Central, kunt u de gegevens opnieuw synchroniseren met Perk door de volgende stappen uit te voeren: Gegevens bijwerken in de Yokoy-taak.

U kunt specifieke filters instellen waarmee u de dimensiewaarden die in Perk moeten worden bijgewerkt, kunt verfijnen. U kunt bijvoorbeeld filteren op actief kostenobject of aangepaste veldwaarde in Perk om alleen kostenobjecten of alleen aangepaste velden bij te werken.

Problemen met de synchronisatie van dimensies als kostenobjecten oplossen

De taak Duplicaten bijwerken vanuit Yokoy controleert de dimensiewaarden aan de hand van de informatie die is opgehaald uit Perk. Hierbij wordt bepaald of een dimensie is gekoppeld aan een kostenobject in Perk, op basis van de volgende criteria, in volgorde van voorkeur:

• ERP-code
• Naam
• Beschrijving van het kostenobject

Als Business Central een dimensiewaarde vindt waarbij de door Perk verstrekte gegevens overeenkomen met de Business Central-gegevens op basis van een van deze criteria, wordt de dimensiekaart bijgewerkt met de bijbehorende ID van het Perk-kostenobject.

Wanneer de taak is voltooid, genereert Business Central een Excel-rapport met alle Perk-categorieën en hun toewijzingsstatus. Meer specifiek bevat het rapport de volgende informatie:

Als de dimensie niet is toegewezen en deze al is toegewezen als een ander Perk-kostenobject, is het raadzaam om alle niet-toegewezen Perk-kostenobjecten te hernoemen naar NIET GEBRUIKEN (controleer de Perk-ID) en ze te deactiveren om verwarring te voorkomen.

Problemen met de synchronisatie van dimensies als aangepaste velden oplossen

Het taakrapport Duplicaten bijwerken vanuit Perk controleert de dimensiewaarden aan de hand van de informatie die is opgehaald uit Perk. Het rapport bepaalt of een account kan worden gekoppeld aan een aangepast veld van Perk op basis van de volgende criteria, in volgorde van voorkeur:

• Voordeel-ID van de dimensie
• ERP-code (oftewel de Business Central-accountcode) en dimensienaam
• ERP-code

Als Business Central een dimensiewaarde vindt waarbij de door Perk verstrekte gegevens overeenkomen met de Business Central-gegevens op basis van een van deze criteria, wordt de dimensiekaart bijgewerkt met de bijbehorende ID van het aangepaste veld Perk.

Zodra de taak is voltooid, genereert Business Central een Excel-rapport met alle Perk-categorieën en hun koppelingsstatus.

Meer specifiek bevat het rapport de volgende informatie:

Grootboekrekeningen

GL-accounts kunnen worden gekoppeld aan Perk's. uitgaven- en factuurcategorieën.

Eén grootboekrekening in Business Central kan verschillende entiteiten in Perk vertegenwoordigen (factuurcategorie of onkostencategorie).

Grootboekrekeningen aanmaken in Perk

Om voordeelcategorieën aan te maken vanuit Business Central:

1. Open de Rekeningstelsel-lijst.
2. Selecteer de grootboekrekening die u wilt synchroniseren.
3. Klik op Account > Grootboekrekening aanmaken/bijwerken in Perk.
4. Selecteer of u wilt synchroniseren met een Perk-uitgavencategorie, een factuurcategorie of beide door de bijbehorende schakelaar in te schakelen.
5. Klik op OK.

Nadat de categorie is aangemaakt, kunt u de 'Perk'-categorie-ID bekijken in het veld 'Expense processing category ID' of 'Invoice category ID'.

Factuur- en onkostencategorieën zijn aparte entiteiten in Perk. Hoewel de categorienaam hetzelfde kan zijn, kunnen alleen onkostencategorieën worden gebruikt voor onkosten (en factuurcategorieën voor facturen). De gegevens kunnen echter wel, indien van toepassing, op dezelfde grootboekrekening worden geboekt.

Als u wijzigingen wilt aanbrengen in de GL-accountkaart, kunt u de wijzigingen in Perk bijwerken door te klikken op GL-account aanmaken/bijwerken in YK.

Business Central stelt geen symbool in om het pictogram in Perk weer te geven. U kunt echter wel... Bewerk de categorie nadat deze in Perk is aangemaakt om een symbool toe te voegen.

Grootboekrekeninggegevens bijwerken

Als u wijzigingen aanbrengt in de grootboekrekening in Business Central (bijvoorbeeld de naam wijzigen of de rekening synchroniseren als zowel een onkosten- als een factuurcategorie), kunt u deze informatie in Perk op twee manieren bijwerken:

• Vanuit de grootboekrekeningkaart door te klikken op Grootboekrekening aanmaken/bijwerken in YK.
• Door gebruik te maken van de Gegevens bijwerken in de Perk-taak. Hiermee kunt u filters instellen zoals Actief in YK en automatisch alle grootboekrekeningen synchroniseren die al actief zijn als onkostencategorieën, factuurcategorieën of beide.

Problemen met de synchronisatie van categorieën (uitgaven/facturen) oplossen

Met de taak Duplicaten bijwerken vanuit Yokoy kunt u Perk-categorieën (onkosten of facturen) opnieuw synchroniseren met grootboekrekeningen in Business Central. Deze taak controleert de grootboekrekeningen aan de hand van de informatie die is opgehaald uit Perk en bepaalt of een rekening kan worden gekoppeld aan een Perk-categorie op basis van de volgende criteria, in volgorde van voorkeur:

• Voordeel-ID van de categorie
• ERP-code (oftewel de Business Central-accountcode)

Als Business Central een account vindt waarbij de door Perk verstrekte gegevens overeenkomen met de Business Central-gegevens op basis van een van deze criteria, wordt de grootboekrekeningkaart bijgewerkt met de bijbehorende Perk-uitgave en/of factuurcategorie-ID.

Wanneer de taak is voltooid, genereert Business Central een Excel-rapport met alle Perk-categorieën en hun toewijzingsstatus. Meer specifiek bevat het rapport de volgende informatie:

Leveranciers

Leveranciers in Business Central zijn gekoppeld aan leveranciers in Perk. U kunt een leverancier aanmaken in Business Central en vervolgens de leverancierskaart synchroniseren met Perk.

Business Central synchroniseert belangrijke informatievelden zoals naam, adres, btw-nummer, bankgegevens en contactgegevens in Perk. Het leverancierskaartnummer wordt in Perk opgeslagen als leveranciers-ID (ERP).

Zodra de leverancier in Perk is aangemaakt, ziet u de Perk-ID in de velden Perk Organization Supplier ID en Perk Company Supplier ID op de leverancierskaart.

Perk creëert leveranciers op organisatie- en bedrijfsniveau, zodat leveranciers bedrijfsoverstijgend kunnen worden ingezet.

Een leverancier aanmaken

Een leverancier aanmaken vanuit Business Central:

1. Open de leverancierslijst.
2. Selecteer een bestaande leverancierskaart.
3. Werk de leverancierskaart bij met alle benodigde gegevens.
4. Klik op Leverancier > Leverancier aanmaken/bijwerken in YK.

Tip:U kunt meerdere leveranciers tegelijk synchroniseren door Leverancier aanmaken in Perk te selecteren in de zoekbalk. Selecteer een filter om alle overeenkomende leverancierskaarten op te halen en klik op OK.

Een leverancier deactiveren

Om een leverancier te deactiveren in Business Central:

1. Open de Leveranciers-lijst.
2. Selecteer een bestaande leverancierskaart.
3. Werk de leverancierskaart bij met alle benodigde gegevens.
4. Klik op Leverancier> Leverancier deactiveren in YK.

Als u een leverancier tijdelijk deactiveert en deze later weer wilt activeren in Perk, klikt u op Leverancier aanmaken/bijwerken.

Leveranciersgegevens bijwerken in Perk

Als u in Business Central wijzigingen aanbrengt in leveranciers, kunt u deze informatie in Perk op twee manieren bijwerken:

• Vanuit de leverancierskaart door te klikken op Leverancier aanmaken/bijwerken.
• Door gebruik te maken van de Gegevens bijwerken in Yokoy taak. Hiermee kunt u filters instellen zoals Actief in Yokoy en alle leveranciers die al actief zijn automatisch synchroniseren.

Problemen met leverancierssynchronisatie oplossen

Als u merkt dat de verbinding tussen de Perk-leverancier en de Business Central-leverancier om welke reden dan ook verbroken is (bijvoorbeeld als de Perk-leveranciers-ID niet in de leverancierskaart verschijnt), kunt u de taak Duplicaten bijwerken vanuit Yokoy uitvoeren om de Perk-leveranciers opnieuw te synchroniseren met de Business Central-leveranciers.

Deze taak controleert de leveranciers aan de hand van de informatie die is opgehaald uit Perk, en bepaalt of een leverancier kan worden gekoppeld aan een Perk-leverancier op basis van de volgende criteria, in volgorde van voorkeur:

• Organisatie-ID en juridische entiteits-ID aanwezig op de leverancierskaart
• ERP-code (oftewel de leverancierscode van Business Central)
• BTW-registratienummer
• Voornaam en achternaam

Als Business Central een leverancier vindt waarvan de door Perk verstrekte gegevens overeenkomen met de gegevens van Business Central op basis van een van deze criteria, wordt de leverancierskaart bijgewerkt met de bijbehorende leveranciers-ID's van de Perk-organisatie en de juridische entiteit.

Wanneer de taak is voltooid, genereert Business Central een Excel-rapport met alle leveranciers en hun koppelingsstatus. Meer specifiek bevat het rapport de volgende informatie:

Tip: Als u factuurverwerking gebruikt, configureer dan Business Central en Perk om importeer transactiegegevens.