Bedrijven hanteren vaak specifieke limieten voor uitgaven in verschillende categorieën. Zo kan uw bedrijf bijvoorbeeld een maximum van € 300 voor vluchten instellen. Met behulp van onkostenregels kan Perk uw onkostenbeleid handhaven en alle uitgaven die een bepaald bedrag overschrijden, signaleren.
Wanneer u een onkostenregel instelt, kunt u een minimum- en/of maximumbedrag instellen. Alle handmatig aangemaakte onkosten worden gemarkeerd met een Waarschuwing voor beleidsschending wanneer ze niet aan de voorwaarden voldoen. De onkostenregeling is niet van toepassing op automatisch gegenereerde onkosten (dagvergoedingen of kilometervergoedingen).
De valuta waarin de minimum- en maximumbedragen worden uitgedrukt, is altijd de valuta van de rechtspersoon. Wanneer de valuta van de kosten verschilt van de valuta van de rechtspersoon, converteert Perk de kostenbedragen naar de valuta van de rechtspersoon en controleert vervolgens of het bedrag hoger is dan het bedrag dat is gespecificeerd in de kostenregel.
Het instellen van onkostenregels
Een onkostenregel gebruiken in Perk:
- Een onkostenregel maken (Instellingen > Onkosteninstellingen > Onkostenregels)
- Wijs de onkostenregel toe aan een werknemersbeleid.
- Wijs het werknemersbeleid toe voor alle relevante gebruikers.
- Inschakelen Overtredingen van de onkostenregel markeren voor de rechtspersoon.
Een kostenregel moet worden toegewezen aan een werknemersbeleidAnders wordt de regel genegeerd en wordt er geen waarschuwing weergegeven op het onkostenformulier.
Een onkostenregel maken
Om een nieuwe onkostenregel in te stellen, doet u het volgende: Instellingen > Onkosteninstellingen > Onkostenregels.
Klik + Nieuwe kostenregel en vul alle gegevens in. Druk op Redden of Activeren met onmiddellijke ingang.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | De naam van de onkostenregel. Deze naam wordt weergegeven als onderdeel van de waarschuwing wanneer een onkostendeclaratie niet aan de onkostenregel voldoet. |
| Categorie | De categorie waarop de onkostenregel van toepassing is. Alle onkosten die aan deze categorie (en voor de geselecteerde landen) worden toegewezen, moeten binnen de minimum- en maximumbedragen vallen. |
| Beperk de regel tot landselectie | Standaard is de onkostenregel van toepassing op alle landen. Als u geen landen selecteert, geldt de regel voor alle landen. |
| Minimumbedrag | Het minimumbedrag waarboven onkosten zijn toegestaan. Laat dit veld leeg als het niet van toepassing is. |
| Maximaal bedrag | Het maximale bedrag waarvoor kosten zijn toegestaan. Laat dit veld leeg als het niet van toepassing is. |
| Beschrijving | Voeg indien nodig een beschrijving van de onkostenregeling toe. |
| ID | Unieke identificatie van de onkostenregel, die automatisch wordt gegenereerd als u dit veld leeg laat |
Een onkostenregel importeren
U kunt ook meerdere onkostenregels importeren via CSV. Alle geïmporteerde onkostenregels worden automatisch geactiveerd. Als de ingevoerde categorie niet bestaat, wordt de regel niet aangemaakt.
Perk ondersteunt CSV-bestanden met UTF-8-, UTF-16- en ISO/IEC 8859-1:1998 (Latin1)-codering.
- Pers Bestand importeren.
- Door te drukken Voorbeeldkunt u een sjabloon downloaden waarmee u uw specifieke onkostenregels kunt invoeren en deze later kunt bijwerken naar Perk.
Vul het bestand in, druk op Kies bestand om het te uploaden naar Perk en druk op Importeren starten.
Zodra de regels zijn geïmporteerd, kunt u een rapport downloaden om eventuele problemen op te lossen.
Voorzichtigheid: U kunt geen onkostenregels in bulk deactiveren via CSV-import. Om onkostenregels te deactiveren, gebruikt u de Perk-webapp. Selecteer bijvoorbeeld alle regels met het selectievakje en klik op Deactiveren.
| Alle aangepaste velden die voor uw organisatie zijn geconfigureerd. Meerdere aangepaste velden worden gescheiden door een puntkomma (;). | Beschrijving |
|---|---|
| id | Unieke identificatie van de onkostenregel, die automatisch wordt gegenereerd. |
| naam | Naam van de onkostenregel. Deze naam wordt weergegeven in het waarschuwingsbericht. |
| categorie-ID | Categorie waarop de onkostenregel van toepassing is. De waarschuwing wordt alleen weergegeven voor onkosten die aan de categorie zijn toegewezen. |
| landen | Land waar de onkostenregel van toepassing is. Standaard is de onkostenregel van toepassing op alle landen (geen enkel land geselecteerd); u kunt echter specifieke landen selecteren (of alle landen selecteren met hetzelfde effect als geen enkel land selecteren). |
| min. Bedrag (optioneel) | Het minimumbedrag waarboven uitgaven zijn toegestaan. Alle uitgaven onder dit bedrag worden gemarkeerd. Laat leeg als dit niet van toepassing is. |
| max. Bedrag (optioneel) | Het maximale bedrag waarvoor uitgaven zijn toegestaan. Alle uitgaven boven dit bedrag worden gemarkeerd. Laat leeg als dit niet van toepassing is. |
| beschrijving (optioneel) | Voeg indien nodig een beschrijving van de onkostenregel toe. |