De standaard onkostenexport van Perk is een gestandaardiseerde export van boekingsgegevens die zijn gegenereerd op basis van goedgekeurde onkosten. De onkostengegevens in het exportbestand zijn afhankelijk van de instellingen van uw bedrijf en kunnen worden geconfigureerd. volgens uw specifieke vereisten. Het bestand kan bijvoorbeeld onder andere de volgende gegevens bevatten:

• Kostenobjectgegevens
• Categoriegegevens
• Kostenobjectgegevens
• Gebruikersgegevens
• Taggegevens
• bedrijfskaartgegevens
• Transactiegegevens

U kunt de uitvoer van het exportbestand voor uitgaven aanpassen met behulp van verschillende configuratieopties, waaronder de bestandsnaam en -indeling, de opmaak van gegevens en bedragen, de verwerking van belastingtarieven en de volgorde van velden. Standaard bevat het exportbestand voor uitgaven de volgende inhoud: Standaard uitgavengegevens in een vooraf gedefinieerde volgorde. U kunt dit echter naar behoefte wijzigen.

Om Perk zo te configureren dat alle onkostengegevens worden geëxporteerd in het exportbestandsformaat voor uitgaven, kan dit handmatig gebeuren wanneer financiële beoordelaars op Exporteren drukken of automatisch via een automatische exporttaak:

1. Ga naar Instellingen > Integraties.
2. Zoek naar Uitgaven exporteren en druk op Configureren.
3. In het ERP-systeem kiest u voor het exporteren van uitgaven.
4. Klik op ERP bijwerken.

De configuratie van het exportbestand voor uitgaven is zo ingesteld dat de meest gebruikte instellingen en een standaard veldvolgorde voor standaard uitgavengegevensvelden zijn opgenomen. U kunt het gedrag van het exportbestand voor uitgaven echter aanpassen met behulp van verschillende configuratieopties, waaronder de bestandsnaam en -indeling, de opmaak van gegevens en bedragen, de verwerking van belastingtarieven en de veldvolgorde.

Velden in het exportbestand

Afhankelijk van de geconfigureerde boekingslogica (algemene boekingslogica, belastingboekingslogica) kan Perk één of meerdere regels per uitgave genereren:

Rijtype	Beschrijving
Debetlijn	Eén per regelitem in de onkostennota
Belastinglijn	Eén belastingpost per regelitem, indien ingeschakeld
Geconsolideerde belastinglijn	Eén per belastingpost, als de Logica voor belastingboekingen Geconsolideerde belastingbedragen is.
Kredietlijn	Eén per journaalpost (tenzij anders vermeld)

Algemene instellingen

In het gedeelte Algemene instellingen worden de meestgebruikte opties weergegeven bij het instellen van het Spend-exportbestand, zoals bestandsnaam, exportindeling, scheidingstekens en beschrijvingen.

Bestandsnaam Exportformaat Scheidingsteken Bedragscheider Datumformaat

Beschrijvingstekstformaat Belastingboekingsstrategie Kopteksttaal Schakel de aangepaste veldvolgorde in.

Hoewel deze instellingen vooraf zijn bepaald, bevat Perk ook een terugvaloptie om ervoor te zorgen dat het bestand correct kan worden gegenereerd.

Bestandsnaam

Deze instelling bepaalt de naam van het exportbestand. Als het veld niet is ingevuld, wordt de standaardoptie voor de bestandsnaam geactiveerd. Gebruik geen streepjes (-), punten ( (.), komma's (,), dubbele punten (:) en puntkomma's ( (;). Als u geen specifiek formaat instelt, gebruikt Perk perkSpendExport.

U kunt deze plaatsaanduidingen gebruiken om de bestandsnaam van het geëxporteerde bestand te bepalen:

• {{legalEntityName}}: Bestandsnaam bevat de naam van de rechtspersoon (bedrijf).
• {{legalEntityId}}: De bestandsnaam bevat de ID van de rechtspersoon.
• {{exportId}}: De bestandsnaam bevat de export-ID.
• {{YYYYMMDD_HHMMSS}}: De bestandsnaam bevat een datum in dit formaat. Het moet exact deze tekenreeks zijn.
• {{date}}: Bestandsnaam bevat datum in het formaat jjjj-mm-dd.
• {{timestamp}}: De bestandsnaam bevat de tijdstempel.
• vrije tekst: Bestandsnaam bevat tekst (geen speciale tekens).

Opmerking: Standaard voegt Perk de tijdstempel altijd aan het begin van de bestandsnaam toe. Als u de tijdstempel op een andere positie in de bestandsnaam wilt plaatsen, moet u de optie 'overschrijven' selecteren in de SFTP-exportinstellingen. Dit is alleen van toepassing als SFTP wordt gebruikt.

Hieronder ziet u een voorbeeld van alle plaatsaanduidingen die in de bestandsnaam zijn opgenomen:

En dit is de resulterende bestandsnaam:

 

Exportformaat

Deze instelling bepaalt het uitvoerformaat. Het geselecteerde formaat maakt deel uit van de bestandsextensie. Bijvoorbeeld: perkSpendExport.csv. Het kan CSV of XLS zijn.

Scheidingsteken

Deze instelling bepaalt het scheidingsteken voor CSV- en XLS-bestanden. De mogelijke waarden zijn:

• . (punt/punt)
• . (punt)
• , (komma)
• ; (puntkomma)
• | (pijp)
• ' (apostrof)

Bedragscheider

Deze instelling bepaalt het gebruikte decimale scheidingsteken. Het kan bijvoorbeeld een punt (.) zijn, zoals in 100.00, of een komma (,), zoals in 100,00.

Datumformaat

Deze instelling bepaalt de opmaak van datums in het bestand. De standaardoptie is 'JJJJ-MM-DD', maar u kunt ook de volgende opmaak instellen:

DD.MM.JJJJ DMYYYY D/M/JJJJ DMYYYY DD-MM-JJJJ JJJJ-MM-DD JJJJ_MM_DD DD/MM/JJJJ MM/JJJJ DD_MM_JJJJ DDMMJJ JJMMDD MMJJ DDMMMYYYY MMDDYYYY

DD-MM JJJJ JJJJ-01-01 DD.MM.JJJJ:HH:MM JJJJ-MM-DDTHH:mm:ss JJJJMMDDTHHMMSS JJJJ_MM_DD_HH_MM YYYYMMDD_HHMMSS YYYYMMDDHHMMSS DDMMYYYY_HHMMSS DD.MM.JJJJ hh:mm MMM JJJJ DDMM MM JJ MM JJJ

MMJJJJ JJJJMMDD JJJJMM MM/JJJJ JJ/MM/D JJJJ/MM JJJJ_MM DD/M/JJJJ M THH:MM:SS

Beschrijvingstekstformaat

Deze instelling bepaalt de opmaak van de beschrijvingskolom. Als de betaalmethode een bedrijfskaart is, wordt 'Card Number Merchant' gebruikt. Anders wordt 'merchant' gebruikt. De opties zijn:

• Voornaam Achternaam Omschrijving
• Handelaar
• Kaartnummer Verkoper

Belastingboekingsstrategie

Met deze instelling bepaalt u hoe u de belasting wilt berekenen. Er zijn drie opties mogelijk:

• Belastingregels voor elke debetregel op basis van debetregels. Voor elke debetregel met belasting wordt een nieuwe belastingregel gegenereerd.
• Geconsolideerde belastingbedragen op basis van belasting: genereert belastingregels die bestaan ​​op de kosten.
• Belastingregels uitsluiten: genereert geen belastingregels

Kopteksttaal

Met deze instelling bepaalt u de taal waarin kolomnamen worden weergegeven. Standaard is Engels (VS) geselecteerd; u kunt echter de volgende talen instellen:

• Duits
• Duits (CH)
• Engels (VS)
• Engels (GB)
• Spaans
• Frans
• Italiaans
• Nederlands
• Chinees (ZH)

Als je geen taal selecteert, gebruikt Perk Engels (VS).

Opmerking: Als u de standaardvolgorde wijzigt of extra gegevensvelden toevoegt, wordt de ingestelde header-taal genegeerd als label in de gegevensvelden krijgt voorrang.

Geavanceerde instellingen

Geavanceerde instellingen bieden extra configuratiemogelijkheden voor integraties met specifiekere of complexere vereisten. Deze instellingen maken een grotere mate van aanpassing mogelijk dan de standaardconfiguratie.

• Transformaties: Bepaal of er transformaties zijn toegepast op de gegevens die vanuit Yokoy zijn geëxporteerd.
• Algemene boekingsstrategie: Bepaalt hoe onkostengegevens moeten worden geboekt.
• Sectie belastingboekingslogica: Bepaalt hoe de belasting moet worden geboekt.

Uitgave-ID

Met deze instelling kunt u onkosten-ID's omzetten zodat ze een plusteken in plaats van een onderstreping bevatten.

Koptekst uitsluiten

Standaard bevat het exportbestand een koptekst (inclusief kolomnamen). U kunt er echter voor kiezen om de koptekst niet te exporteren door dit selectievakje aan te vinken.

Grootboekrekening

Deze instelling bepaalt het gedrag voor transacties met de bedrijfscreditcard die worden gefactureerd aan een medewerker, wanneer de persoon de transactie selecteert en een categorie toevoegt die bestemd is voor privé-uitgaven. U kunt de kosten in rekening brengen bij de rekening die is opgegeven in de categorie-instellingen of bij de rekening van de persoon die is opgegeven in het ERP-veld. Indien niet gespecificeerd, worden de kosten in rekening gebracht bij de rekening van de categorie.

Boekingen via kredietlijn uitsluiten

Optioneel. Standaard bevat het exportbestand credit- en debetregels. U kunt er echter voor kiezen om geen creditregels te exporteren door dit selectievakje aan te vinken.

Belastingcode voor 0%

Optioneel. Indien u de kosten zonder belasting automatisch wilt toewijzen aan een specifieke belastingcode, kunt u de betreffende belastingcode in dit veld invoeren.

Exportbelastingbedrag als basisbelastingbedrag op de bovenste regel

Optioneel. Het belastingbedrag moet worden weergegeven in de kolom Netto basisbelastingbedrag in plaats van deze leeg te laten.

Belastingcode uitsluiten

Optioneel. Standaard bevat het exportbestand alle relevante belastingcodes. U kunt er echter voor kiezen om geen belastingcodes te exporteren door dit selectievakje aan te vinken.

Exportbelastingtarief als nul in plaats van leeg

Optioneel. Standaard worden bedragen met nul belasting als leeg geëxporteerd. Als het selectievakje is aangevinkt, wordt het bedrag als 0 geëxporteerd in plaats van leeg te blijven.

Gebruik het landspecifieke btw-tarief van 0%.

Optioneel. Als het selectievakje niet is aangevinkt, is de standaardoptie 'Belastingcode voor 0%'.

Gegevensvelden

Het exportbestand voor uitgaven maakt gebruik van een standaard veldvolgorde. U kunt de volgorde van de velden echter naar behoefte aanpassen.

Als u klikt BewerkingJe kunt de volgorde waarin velden verschijnen wijzigen, de positie op de regel bepalen of velden verwijderen.

U kunt extra gegevens aan het uitgavenexportbestand toevoegen door op Gegevensveld toevoegen te klikken.

De keuzelijst toont alle extra velden die u aan het exportbestand kunt toevoegen, gegroepeerd per concept:

• standaardgegevens (oftewel de meest voorkomende verplichte velden)
• uitgavengegevens
• kosten objectgegevens
• gebruikersgegevens
• categoriegegevens
• gegevens over belastingposten
• transactiegegevens
• reisgegevens
• bedrijfsgegevens
• bedrijfskaartgegevens
• lijngegevens
• aangepaste veldgegevens

Voor meer informatie over de gegevensvelden die u in het exportbestand voor uitgaven kunt opnemen, zie Gegevensvelden voor het exportbestand van uitgaven voor onkosten.

Nadat u het veld hebt geselecteerd, kunt u ervoor kiezen om die gegevens met een specifiek label te exporteren, de veldvolgorde in het bestand te bepalen en de lijnpositie.

Lijnpositie

Je kunt bepalen of de gegevenskolom voor elke rij aanwezig is of dat deze alleen van toepassing is op specifieke rijen:

Positie	Beschrijving
showOnEveryLine	Weergegeven op alle soorten rijen (credit, debet, btw)
showOnDebit	Alleen weergegeven op debetregels (dit omvat debet-, belasting- en geconsolideerde belastingregels)
showOnCredit	Alleen weergegeven in de aftiteling.

Als er geen positie is opgegeven, wordt de informatie aan elke regel toegevoegd.

Standaard veldvolgorde

1. Uitgave-ID
2. Plaatsingsdatum
3. Uitgavendatum
4. Grootboekrekening
5. Beschrijving
6. Transactietype
7. Bedrag
8. Debetbedrag
9. Kredietbedrag
10. Basisbelastingbedrag netto
11. Munteenheid
12. Kostenobjectcode
13. Belastingcode
14. Achternaam
15. Voornaam
16. Aangepaste veldgegevens

Uitgave-ID

Perk genereert automatisch een unieke ID per uitgave. Dit is een alfanumerieke waarde van 9 tot 12 tekens.

Plaatsingsdatum

Datum waarop de onkostenpost wordt geëxporteerd. Wanneer een onkostenpost wordt aangemaakt, wordt de boekingsdatum ingesteld op de datum van de onkostenpost. In de stap vóór het exporteren kunt u de vroegst mogelijke boekingsdatum instellen. Standaard wordt de indeling JJJJ-MM-DD gebruikt als er geen optie is gekozen in de vervolgkeuzelijst Selecteer datumindeling.

Uitgavendatum

Datum van de uitgave. Standaard wordt het formaat JJJJ-MM-DD gebruikt als er geen optie is gekozen in het dropdownmenu Selecteer datumformaat.

Grootboekrekening

Afhankelijk van het type lijn:

• Kredietlimiet: Voor kaarttransacties, kaartrekening (Rekening (ERP)* van de kaart). Voor privé betaalde uitgaven, persoonlijke rekening van de gebruiker (werknemersrekening (ERP)).
• Debetregel: categorierekening (Rekening (ERP)* van Categorie).
• Belastingregels: rekening van belasting (Rekening (ERP)* van belastingtarief)

Beschrijving

Er zijn drie opties toegestaan:

• Voornaam Achternaam (van de gebruiker) Verkoper (omschrijving van de uitgave)
• Verkoper (omschrijving van de uitgave)
• Kaartnummer van de handelaar (indien de betaalmethode een bedrijfscreditcard is), anders van de handelaar).

Standaard, wanneer geen optie is geselecteerd, is de beschrijving 'Handelaar'.

Transactietype

Geeft het type transactie aan. Bij creditnota's worden CREDIT en DEBIT omgewisseld.

Bedrag

Afhankelijk van het type lijn:

• Credit: Totaalbedrag van de uitgave.
• Debet:Brutobedrag van elke debetpost.

Debetbedrag

In geval van geconsolideerde belastingbedragen, credit- en debetregels, worden het debetbedrag en het creditbedrag omgewisseld voor creditnota's.

Kredietbedrag

Creditbedrag van de uitgave.

Basisbelastingbedrag netto

In het geval van Debetregels is de weergegeven waarde, indien de configuratie Exportbelastingbedrag als basisbelastingbedrag op de bovenste regel is geactiveerd, taxItem.amount of 0.

Munteenheid

Dat hangt af van het soort uitgave:

Particulier betaalde onkosten:

• Omrekening naar de bedrijfsvaluta (alle uitgaven worden omgerekend naar de bedrijfsvaluta)
• Omrekening naar de valuta van de werknemer (alle uitgaven worden omgerekend naar de valuta van de werknemer; als er geen valuta is ingesteld voor de werknemer, wordt de bedrijfsvaluta gebruikt als alternatief).
• (Oorspronkelijke valuta, oorspronkelijke uitgavevaluta)

Bedrijfsuitgaven met creditcard:

• Omrekening naar creditcardvaluta (de uitgaven worden omgerekend naar de creditcardvaluta)
• Transactievaluta (de uitgaven worden bijgehouden in de transactievaluta)

Kostenobjectcode

Een kostenobject is een hiërarchische structuur waaraan kosten binnen een bedrijf kunnen worden toegewezen. Een kostenobject kan de goedkeuringsprocedure voor de onkosten van een gebruiker bepalen, indien dit voor uw bedrijf is ingesteld. Code (ERP)* is de waarde die hier wordt weergegeven.

Belastingcode

BTW, ofwel belasting over de toegevoegde waarde, is een belasting op goederen en diensten die door bedrijven en consumenten wordt betaald. Het belastingpercentage is afhankelijk van het land en de daadwerkelijk aangeschafte goederen en diensten. Daarom zijn er goederen/diensten die vrijgesteld zijn van BTW, of onderworpen zijn aan een lager, gemiddeld of hoger belastingtarief.

In het geval van btw-regels voor elke debetregel of debetregel zelf, als er geen btw over het regelitem verschuldigd is, dan bevat deze de btw-code voor 0%, zoals standaard het geval is.

Achternaam

Achternaam van de gebruiker.

Voornaam

Voornaam van de gebruiker.