Factuurworkflows

Onderaan dit artikel vindt u een ZIP-bestand met workflows voor factuurverwerking.

Werkstroom 1: Inkooporder, overschreden budget, niet-inkooporderregelitems en SAP-goedkeuring

De factuur wordt ingediend bij de goedkeuringsprocedure. Er wordt gecontroleerd of het een inkooporder betreft. Er wordt gecontroleerd op overschrijding van het budget. Indien dit het geval is, wordt een foutmelding weergegeven. Er wordt gecontroleerd of er regels zijn die geen inkooporder betreffen. Indien dit het geval is, is een speciale goedkeuring voor een kostenobject (SAP-goedkeuring) vereist.

Opmerking: Afhankelijk van het factuurbedrag wordt in SAP een andere goedkeurder toegewezen, die vervolgens wordt ingevuld in het veld 'goedkeurder' in Perk. Hiervoor wordt een aangepaste JSON-regel gebruikt.

Werkstroom 2: Inkooporder en kostenobject

De factuur wordt aan de workflow toegevoegd. Als het een inkooporderfactuur betreft, gaat deze naar... In reviewAls het geen inkooporderfactuur betreft, wordt een standaard kostenobjectstroom uitgevoerd.

Werkstroom 3: Kostenobject met hiërarchische escalatie en limieten voor automatische goedkeuring van leveranciers

Deze workflow omvat een standaard workflow voor kostenobjecten, met een hiërarchische escalatie op basis van de goedkeuringslimieten van de kostenobjecten. Automatische goedkeuringslimieten per leverancier zijn ingeschakeld.

Werkstroom 4: Inkooporder en kostenobject met hiërarchische escalatie en aanvullende escalaties op basis van bedrag en aangepaste velden van het kostenobject.

De factuur wordt aan de workflow toegevoegd. Als het een inkooporderfactuur betreft, gaat deze naar... In reviewAls het geen inkoopfactuur betreft, wordt een kostenobjectproces uitgevoerd. Voor sommige kostenobjecten is, afhankelijk van een bepaalde drempelwaarde, een derde goedkeurder vereist.

Werkstroom 5: Goedkeuring op basis van tags met aanvullende goedkeuring op basis van eigenschappen als de drempelwaarde hoger is dan 1000.

Op de factuur wordt een label geselecteerd met de naam van het eerste goedkeuringsniveau. Als het factuurbedrag hoger is dan 1000, volgt een aanvullend goedkeuringsproces: goedkeurder op basis van een eigenschap in het gebruikersprofiel (selectievakje).

1. Goedkeuring van tags: alle goedkeurders van tags moeten goedkeuren (geen enkele goedkeurder op de tag is toegestaan).
2. Als de drempelwaarde hoger is dan 1000, wordt de factuur ter goedkeuring doorgestuurd naar de leidinggevende van de organisatie: slechts één van de meerdere hoeft de factuur goed te keuren.

Werkstroom 6: Goedkeuring van kostenobjecten met hiërarchische escalatie, gecombineerd met taggoedkeuring voor een specifieke tagdimensie wanneer de factuur > 150.000.

Deze workflow houdt eerst rekening met de standaard goedkeuringsprocedure voor kostenobjecten, inclusief hiërarchieën, en gaat vervolgens verder met de taggoedkeurder als het factuurbedrag hoger is dan 150.000.

Werkstroom 7: Goedkeuring van kostenobjecten, met aanvullende goedkeuringen vereist afhankelijk van aangepaste factuurkenmerken.

Deze workflow voert 3 verschillende goedkeuringsroutes uit, afhankelijk van de voorwaardelijke knooppunten:

1. Als Ontwikkelingstraining & Meerdere deelnemers De selectievakjes voor aangepaste factuurkenmerken zijn aangevinkt -> alleen goedkeuring door HR is mogelijk (aangepast gebruikerskenmerk). Is HR) vereist, gevolgd door een financiële beoordeling.
2. Als Ontwikkelingstraining en slechts één deelnemer -> goedkeuring van het kostenobject, gevolgd door goedkeuring door HR en beoordeling door de financiële afdeling
3. Indien geen ontwikkelingstraining -> alleen goedkeuring van het kostenobject, gevolgd door beoordeling door de financiële afdeling

Werkstroom 8: Goedkeuring van tags op meerdere niveaus / aangepaste tags plus lijnmanager

Deze workflow omvat een standaard goedkeuring van tags, die wordt uitgebreid met een extra aangepaste taggoedkeuring (aangepast attribuut op tagniveau). Na een extra voorwaarde van een factuurbedrag van meer dan 25.000 is een extra goedkeuring van de lijnmanager vereist, gevolgd door een beoordeling door de financiële afdeling.

Werkstroom 9: Goedkeuring van tags met meldingen voor duplicaten en accountmismatches

Deze workflow omvat een standaard goedkeuringsproces voor tags, met een pop-upwaarschuwing vóór goedkeuring als het een dubbele factuur betreft of als er een onjuiste rekeningafhandeling is.

Werkstroom 10: Goedkeuring door lijnmanager met verschillende automatische goedkeuringsniveaus

Deze workflow houdt in dat alle facturen onder de 30.000 euro via de lijnmanager moeten worden goedgekeurd en alle facturen boven de 30.000 euro rechtstreeks naar de financiële afdeling moeten worden gestuurd.

Lijnmanagers voor facturen hebben drempelwaarden voor automatische goedkeuring. Dit combineert de escalatie van goedkeuring door de lijnmanager met een taggoedkeuring, waarbij tags kunnen worden ingesteld voor de verschillende limieten voor automatische goedkeuring: € 7.500 / € 15.000 / € 30.000.

Werkstroom 11: Kostenobject met indiening bij eigen CO en bedragvalidatie

Deze workflow voert de goedkeuring van kostenobjecten uit met:
- Automatische goedkeuring voor indiening bij eigen kostenobject
- Automatische goedkeuring voor bedragvalidatie (1000 CHF)

Werkstroom 12: Inkooporder, codering, SAP-goedkeuring en taggoedkeuring

Deze workflow omvat diverse en complexe gebruiksscenario's: voorafgaande goedkeuring door SAP, met en zonder kostenobject en/of categorie, goedkeuring van tags, en goedkeuring door SAP.

Werkstroom 13: Goedkeuringsproces voor meerdere bedragen met specifieke rollen

Verschillende goedkeuringsprocessen afhankelijk van de indiener en de drempelwaarde met aangepaste rollen (customInformation).

Workflows voor onkosten

Onderaan dit artikel vindt u een ZIP-bestand met workflows voor de verwerking van onkosten.

Werkstroom 1: Goedkeuring van kostenobject, combinatie van statische goedkeurder en lijnmanager

Afhankelijk van de toewijzing van het kostenobjecttype (aangepast SAP-attribuut) moet een andere zakelijke goedkeurder worden aangewezen vóór de financiële beoordeling:

1. Kosten toegewezen aan werkorder -> statische groepsgoedkeuring
2. Kosten toegewezen aan kostenplaats -> goedkeuring door lijnmanager
3. Uitgave toegewezen aan wbsElement -> goedkeuring kostenobject

Werkstroom 2: Kostenobject met aanvullende aangepaste informatie - goedkeuring op basis van categorie- en bedragvalidatie

Volgens de Maleisische regelgeving moet u medische kosten tot een bepaald bedrag vergoeden. Voor deze kosten is niet alleen de verantwoordelijke voor de kostenpost, maar ook de HR-afdeling vereist goedkeuring. Voor bedragen hoger dan 1000 MYR is goedkeuring van de HR-manager noodzakelijk.

Indien categorie Medisch of Tandheelkunde/Optica Als de categorie-ID is geselecteerd of als categorie is opgesplitst, dan hebben alle goedkeurders na goedkeuring van het kostenobject de eigenschap. Medisch goedkeurder worden toegewezen. Als het bedrag hoger is dan 1000 MYR, is een aanvullende goedkeuring van een gebruiker met toegang tot de woning vereist. HR-verantwoordelijke.

Werkstroom 3: Goedkeuring door de lijnmanager met verschillende financiële beoordelingsstrategieën voor privé betaalde onkosten en uitgaven met de bedrijfscreditcard.

Deze workflow vereist goedkeuring van de lijnmanager. Privé betaalde onkosten worden automatisch gecontroleerd, terwijl onkosten die met de bedrijfscreditcard zijn betaald handmatig moeten worden gecontroleerd.

Werkstroom 4: Lijnmanager met meerdere goedkeuringen afhankelijk van aangepaste kenmerken op onkosten- en gebruikersniveau.

Deze workflow vereist goedkeuring van de lijnmanager. Afhankelijk van of het aangepaste onkostenkenmerk ("Ontwikkelingstraining") is aangevinkt, kan aanvullende HR-goedkeuring vereist zijn via het aangepaste gebruikerskenmerk "IsHR?", gevolgd door een beoordeling door de financiële afdeling.

Werkstroom 5: Lijnmanager, maar overslaan als een bepaalde categorie is geselecteerd bij de onkostennota.

Deze workflow maakt gebruik van goedkeuring door de lijnmanager. Er is een categorie ingesteld waarvoor geen goedkeuring vereist is. Wanneer deze categorie bij een onkostennota wordt geselecteerd, wordt het goedkeuringsproces overgeslagen en wordt de onkostennota direct naar de financiële afdeling verzonden.

Als de onkostenpost is opgesplitst in meerdere categorieën, werkt deze workflow alleen als de gedefinieerde categorie de hoofdcategorie van de onkostenpost is. Als bijvoorbeeld categorie A is geselecteerd, wordt de goedkeuringsflow overgeslagen. Als de onkostenpost is opgesplitst in hoofdcategorie A en aanvullende categorie B, wordt de goedkeuringsflow overgeslagen. Als de hoofdcategorie B is en de aanvullende categorie A, wordt de goedkeuringsflow NIET overgeslagen en moeten de lijnmanagers de goedkeuring geven.

Let op: u moet de categorie-ID wijzigen, anders werkt het niet. Categorie-ID's zijn specifiek voor uw organisatie.

Werkstroom 6: Lijnmanager, goedkeuring van tags, automatische beoordeling indien geen waarschuwingen

Deze workflow omvat goedkeuring door de lijnmanager met een tag-goedkeurder ("centrale groep") op basis van de afdeling/sectie die is geselecteerd voor de onkostennota.

• Perk Workflow Library - Invoice workflows.zip50 kB
• Perk Workflow Library - Expense workflows.zip30 kB