Voor bepaalde uitgaven, zoals maaltijden, kan het nodig zijn dat uw bedrijf bijhoudt welke werknemers en gasten onder de uitgaven vallen. Hier zijn verschillende redenen voor:
- bedrijfsbeleid: controleer of de uitgave overeenkomt met het vastgestelde budget per persoon.
- dagvergoeding impact: controleer of werknemers de bijbehorende maaltijd hebben afgetrokken van het dagloon voor die dag.
- landvereiste: verstrek een lijst van deelnemers en bedrijfsgegevens voor alle maaltijdkosten (bijv. vereist in Duitsland).
Deelnemers aan de uitgaven
Perk laat indieners geven de deelnemers aan een uitgave aanSelecteer de personen die onder de kosten vallen en geef aan of het een Perk-persoon of een derde persoon betreft. U kunt bepalen welk type deelnemer mensen kunnen selecteren voor een kostenpost en welke informatie nodig is om een externe deelnemer aan te maken.
Perk geeft een overzicht van de kosten per geselecteerd aantal deelnemers.
Standaard markeert Perk alle uitgaven waarbij de indiener niet als deelnemer is opgenomen. U kunt er echter voor kiezen om Schakel deze waarschuwing indien nodig uit.
Typen kostendeelnemers
Indieners kunnen drie typen deelnemers aan een uitgave toevoegen:
-
Perk mensen: Indieners kunnen op naam naar verschillende Perk-personen zoeken:
- Eigen bedrijf: Standaard kunnen indieners alleen zoeken naar Perk-deelnemers van hun bedrijf. Deze deelnemers worden in het zwart weergegeven.
- Andere bedrijven in de rekening: U kunt ervoor kiezen om indieners toe te staan Selecteer Perk-mensen van andere bedrijven Indien nodig in de account. Deze deelnemers worden grijs weergegeven.
- Externe deelnemer: een derde partij van een ander bedrijf. Deze deelnemers worden weergegeven in lichtbeige.
Deelnemers aan de onkosten configureren
Onder Instellingen > Account > Bedrijven, selecteer Bekijk uitgaveninstellingen. In Naleving > Deelnemers U kunt het type deelnemers beperken dat kan worden geselecteerd in het onkostenformulier. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om mensen alleen Perk-personen te laten selecteren die behoren tot hetzelfde bedrijf als het bedrijf waar de onkosten worden gemaakt, of om hen toe te staan om personen van andere bedrijven in de account te selecteren.
Daarnaast kunt u voor externe deelnemers de verplichte velden bepalen die indieners moeten invullen bij het toevoegen van deelnemers aan een uitgave.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Voeg indiener niet toe als deelnemer | Standaard wordt de declarant automatisch als deelnemer geselecteerd. Als u dit vakje aanvinkt, moeten de declaranten zichzelf handmatig als deelnemer toevoegen. Anders verschijnt er een foutmelding. |
| Waarschuwing uitschakelen voor wanneer de indiener geen deelnemer aan de kosten is |
Standaard worden in Perk de uitgaven waarbij de indiener van de uitgaven niet als deelnemer is opgenomen, gemarkeerd met een waarschuwing (die wordt weergegeven aan indieners, goedkeurders en financiële medewerkers). Selecteer deze optie om de waarschuwing te verbergen. |
| Zoekfunctie voor deelnemers in alle rechtspersonen binnen de organisatie mogelijk maken |
Standaard kunnen mensen alleen zoeken naar deelnemers die tot dezelfde rechtspersoon behoren als zijzelf. Vink dit vakje aan om te zoeken naar deelnemers binnen hun organisatie. Anders moeten alle personen binnen de organisatie die geen deel uitmaken van de juridische entiteit van de persoon, worden toegevoegd als externe personen. |
| Verplichte velden voor externe deelnemers |
Bij het aanmaken van externe deelnemers kunt u bepalen welke informatie mensen aanvullend moeten verstrekken bij het toevoegen van een externe deelnemer. De voornaam is altijd verplicht. U kunt ervoor kiezen om deze velden verplicht te maken:
|
| Schakel kalenderintegratie in voor het importeren van deelnemers. |
Hiermee kunnen indieners deelnemers aan onkostenvergoedingen importeren vanuit een agenda-afspraak. Nadat deze functie is ingeschakeld, moeten gebruikers hun profiel koppelen aan hun Google-account om agendagegevens te kunnen importeren. |
Voorzichtigheid: Eenmaal aangemaakt, externe deelnemers kan niet worden bewerkt. Indien wijzigingen nodig zijn, moet de deelnemer worden verwijderd en opnieuw worden toegevoegd. Bovendien mogen meerdere externe deelnemers niet hetzelfde e-mailadres gebruiken, aangezien Perk het e-mailadres gebruikt als unieke identificatie voor de deelnemersgegevens.
Deelnemersgegevens bekijken
Financiële beoordelaars en goedkeurders kunnen de deelnemers bekijken die zijn opgenomen in de uitgaven in Analyse.
Bij de uitgaven kunt u het aantal deelnemers, een door komma's gescheiden lijst met de namen van de deelnemers en de gegevens van de deelnemers bekijken.
De beschikbare details variëren afhankelijk van het type deelnemer:
- Perk mensen: voornaam, achternaam en e-mailadres
- Externe deelnemers: voornaam, achternaam, e-mailadres en bedrijfsnaam.