U kunt een automatische exporttaak instellen om handmatige taken te automatiseren. alle facturen exporteren.
De automatische exportfunctie verzamelt alle factuurdocumenten met Klaar voor export Het systeem controleert de status periodiek en genereert de geconfigureerde uitvoer voor de exportfunctie (bijvoorbeeld een bestand voor bestandsgebaseerde exportfuncties of verzendt de gegevens naar een extern systeem voor API-integraties). Het is compatibel met alle financiële/ERP-systemen.
De datum waarop de exportopdracht wordt geactiveerd, wordt beschouwd als de vroegste boekingsdatum. Dit betekent dat facturen met een boekingsdatum vóór deze datum worden geëxporteerd met de boekingsdatum als de datum waarop de exportopdracht wordt gestart.
U kunt per factuurexportfaciliteit automatische exporttaken instellen. Dit betekent dat als u meerdere exportfaciliteiten voor een specifieke rechtspersoon hebt ingesteld, u voor elk daarvan een automatische exporttaak kunt instellen. Er kan echter slechts één exportfaciliteit tegelijk actief zijn voor de rechtspersoon.
De exporttaak voor facturen instellen
De automatische exportfunctie wordt geconfigureerd als onderdeel van de factuurexportinstellingen in Instellingen > Integraties, Factuurexport.
De stappen voor het instellen van een automatische exporttaak zijn afhankelijk van uw huidige configuratie.
Als je de factuurexport nog niet hebt ingesteld:
- Ga naar Instellingen > Integratiesen klik Factuur exporteren.
- Selecteer het bedrijf en het financiële systeem waarnaar u wilt exporteren.
- Klik Start de installatie een nieuw exportsysteem opzetten.
- Configureer de instellingen voor het exportsysteem (d.w.z. configuratie en authenticatie, indien van toepassing).
Je slaat het tabblad Automatisering op dit punt over, omdat je dit nog niet kunt configureren. - Klik Redden om terug te keren naar de Factuur exporteren Tabbladoverzicht.
- Selecteer het exportsysteem dat u zojuist hebt ingesteld en waarvoor u een automatische exporttaak wilt activeren.
- Ga naar de Automatisering Ga naar het tabblad en activeer de automatische exportfunctie.
- Bepaal de instellingen voor uw exporttaak.
- Klik op Opslaan om de wijzigingen toe te passen.
Als u al een exportfaciliteit hebt ingesteld, selecteer dan de exportfaciliteit waarvoor u een automatische exporttaak wilt activeren:
- Klik op het exportsysteem en ga naar de Automatisering Ga naar het tabblad en activeer de automatische exportfunctie.
- Bepaal de instellingen voor uw exporttaak.
- Klik op Opslaan om de wijzigingen toe te passen.
Voorzichtigheid: Instellingen voor automatische exporttaken kunnen alleen worden geconfigureerd voor actieve installaties, niet voor integraties. Inactieve/conceptstatus. Om een automatische exporttaak in te stellen, moet u eerst de exportfunctie activeren (indien inactief) of de configuratie voltooien (indien concept).
Opmerking: Als u eerder een automatische exporttaak voor een bedrijf hebt ingesteld, kunt u de taakinstellingen indien nodig ook bekijken en bewerken op het tabblad Automatisering.
Instellingen voor exporttaken
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Exportfrequentie |
Bepaalt de exportfrequentie. U kunt kiezen uit:
Als de maand niet op de 31e eindigt, vindt de exporttaak plaats op de dag ervoor. Het exacte tijdstip is 02:00 uur CET (00:00 UTC). |
| Dag van de maand | Wordt alleen weergegeven als u de exportfrequentie als maandelijks selecteert. |
| Namens |
Selecteer de financiële gebruiker die moet worden weergegeven als de persoon die de exportopdracht heeft uitgevoerd wanneer de automatische exporttaak wordt geactiveerd. Alleen gebruikers met de rol Financiën worden in de lijst weergegeven. U moet minimaal één gebruiker selecteren. U kunt een specifieke gebruiker instellen voor automatische exporttaken en deze de rol 'Financieel' toewijzen, zodat u in de logboeken kunt zien dat deze taak niet door een echte gebruiker is uitgevoerd, maar automatisch is gedaan. |
Opmerking: Exporttaken maken gebruik van Coordinated Universal Time (UTC). Omdat UTC geen rekening houdt met zomertijd, kunnen er verschillen zijn in de tijden waarop geplande taken worden uitgevoerd. Als een klant bijvoorbeeld een taak instelt voor elke 4 uur, betekent dit dat tijdens de zomertijd (in Europa) de export plaatsvindt om 06:00, 10:00, 14:00, enz. CEST. Tijdens de wintertijd (in Europa) vindt de export plaats om 05:00, 09:00, 13:00, enz. CET.
Een automatische exporttaak stoppen
Om de automatische exportfunctie uit te schakelen, klikt u eenvoudigweg op de betreffende exportoptie in de Factuur exporteren tabblad en schakel het uit Factuur automatisch exporteren optie.
De frequentie van de exporttaak wijzigen
Om de frequentie van een exporttaak te wijzigen:
- Ga naar Instellingen > Integraties .
- Ga naar Factuur exporteren en klik Beheren.
- Selecteer het exportsysteem waarnaar u de taak wilt wijzigen.
- Ga naar de Automatisering tab.
- Selecteer een andere frequentie in de export jobinstellingen.
- Klik op Opslaan.
Waarschuwing: Als u een exportsysteem deactiveert, deactiveert u ook de bijbehorende automatische exporttaak.
Voorkomen dat financiële gebruikers handmatig exporteren
U kunt voorkomen dat financiële gebruikers facturen handmatig exporteren (Financiën > Overzicht > ExporterenDit betekent dat de exportknop niet verschijnt als ze een factuur selecteren in het exportoverzicht of in de detailweergave van de factuur.
Handmatige export uitschakelen:
- Ga naar Instellingen > Leveranciersfacturen > Factuurinstellingen
- Selecteer in de ERP-instellingen de optie Handmatige export uitschakelen.