Bij factuurverwerking zijn factuurverwerkers verantwoordelijk voor de verwerking van facturen. U kunt medewerkers echter ook toestaan een factuur te uploaden of andere acties op hun eigen factuur uit te voeren, zoals alle vereiste gegevens invoeren vóór verzending, en de factuur doorsturen naar een andere gebruiker.

U kunt bepalen welke taken medewerkers op facturen kunnen uitvoeren. Standaard laat Perk medewerkers de volgende acties uitvoeren:

• Facturen uploaden
• Facturen bewerken, verwijderen, afwijzen of terugtrekken
• Facturen doorsturen naar andere gebruikers
• Codeer alle details van de factuur, inclusief leverancier, posten en inkooporders

U kunt deze machtigingen echter verwijderen in de factuurinstellingen (Instellingen > Factuurinstellingen > Algemene instellingen).

Voorkom dat werknemers facturen uploaden

U kunt voorkomen dat werknemers (dat wil zeggen iedereen zonder de rol van factuurverwerker) facturen uploaden via Uploaden knop in het linker navigatiemenu.

Om deze functie in te schakelen, ga naar Instellingen > Leveranciersfacturen > Factuurinstellingen, en in Algemene instellingen, selecteer Voorkom dat indieners facturen uploaden.

Wanneer u deze functie inschakelt, Factuur uploadknop is verwijderd van Uitgaven > Mijn taken.

Voorkom dat medewerkers een factuur bewerken, verwijderen, afwijzen of intrekken

Met Perk kunnen medewerkers hun eigen facturen uploaden en er acties op uitvoeren zonder de rol van factuurverwerker te hebben. U kunt echter voorkomen dat medewerkers facturen bewerken, verwijderen, intrekken of afwijzen. Dit selectievakje wordt meestal gebruikt in combinatie met Voorkom dat werknemers facturen uploaden.

Opmerking: Deze functie is niet van toepassing op financiële reviewers en factuurverwerkers. Zij kunnen facturen altijd bewerken.

In Instellingen > Leveranciersfacturen > Factuurinstellingen, Algemene instellingen, als u selecteert Het is de indiener niet toegestaan facturen te bewerken, te verwijderen, terug te trekken of af te wijzen.Medewerkers kunnen facturen alleen in de leesmodus bekijken. Ze kunnen geen enkele actie op de factuur uitvoeren, zoals velden coderen, een factuur indienen of een factuur intrekken.

Medewerkers kunnen de factuur alleen als alleen-lezen bekijken. Alle velden zijn grijs en kunnen niet worden bewerkt.

Voorzichtigheid: Als u dit selectievakje aanvinkt, kunnen medewerkers geen facturen met de status 'nieuw', 'concept' en 'moet worden herzien' doorsturen naar andere medewerkers. Dit geeft u striktere controle en toestemmingen over wie facturen mag doorsturen.

Medewerkers de mogelijkheid geven om omschrijvingen, categorieën en kostenobjecten te coderen

Met Perk kunnen medewerkers standaard facturen uploaden, bewerken, intrekken en afwijzen. Dit betekent dat ze alle informatie op de factuur kunnen coderen, zoals leverancier, betalingsvoorwaarden, bedragen en aantallen.

Mogelijk wilt u echter de informatie die medewerkers kunnen invoeren, beperken. Een bedrijf ontvangt bijvoorbeeld alle facturen centraal op een specifiek e-mailadres. Het financiële team (of de factuurverwerker) beschikt niet over alle benodigde informatie om de factuur te coderen en stuurt het document daarom door naar iemand anders. U wilt echter niet dat ze iets anders bewerken dan deze drie velden, die essentieel zijn voor de boekhouding en de workflow. Met Perk kunt u de bewerking beperken tot de velden voor de omschrijving, categorie en kostendrager.

Voorzichtigheid: Als u hebt ingeschakeld Het is indieners niet toegestaan facturen te bewerken, in te dienen, te verwijderen of terug te trekken., wordt deze optie genegeerd.

Om de velden te beperken die medewerkers kunnen bewerken, gaat u naar Instellingen > Leveranciersfacturen > Factuurinstellingen, Algemene instellingen en selecteer de Geef indieners alleen de mogelijkheid om factuurcategorieën, kostenobjecten en beschrijvingen te coderen selectievakje.

Wanneer medewerkers een factuur bekijken terwijl deze optie is geactiveerd, zijn alle velden behalve de factuurcategorie, het kostenobject en de omschrijving grijs weergegeven.

Sta toe dat facturen alleen bewerkt kunnen worden in de status 'nieuw', 'concept' of 'revisie nodig'

U wilt mogelijk voorkomen dat werknemers wijzigingen aanbrengen in de factuurgegevens nadat het ter goedkeuring of beoordeling is ingediend door financiële reviewers, omdat dit van invloed kan zijn op de gegevens die naar het externe systeem worden geëxporteerd. U kunt uw integratie bijvoorbeeld zo instellen dat factuurgegevens naar het andere systeem worden verzonden wanneer de factuur wordt ingediend, in plaats van te wachten tot deze eerst is goedgekeurd en/of beoordeeld.

Met de Sta toe dat facturen alleen bewerkt worden in de status Nieuw, Concept of Revisie nodig instelling, voorkomt u iedereen (bijvoorbeeld werknemers, factuurverwerkers en financiële controleurs) gegevens in facturen niet mogen bewerken, tenzij de factuur een van de volgende statussen heeft:

• Nieuw
• Concept
• Herziening nodig

Wanneer ze een ingediende factuur bekijken, zijn alle velden grijs weergegeven en kunnen ze niet worden bewerkt, tenzij ze de factuur terugsturen (Moet worden herzien status) of de werknemer herinnert zich de factuur, indien toegestaan.

Deze instelling overschrijft de Managers mogen facturen niet bewerken instelling.