U kunt een automatische exporttaak instellen om de handmatige taak voor het exporteren van alle uitgaven te automatiseren.
De automatische exporttaak verzamelt op terugkerende basis alle uitgaven met de status Klaar om te exporteren en genereert de geconfigureerde uitvoer voor de exportfunctie (bijvoorbeeld een bestand voor bestandsgebaseerde exportfuncties of verzendt de gegevens naar het externe systeem voor API-integraties). De taak is compatibel met alle financiële/ERP-systemen.
De datum waarop de exporttaak wordt geactiveerd, wordt beschouwd als de vroegst mogelijke boekingsdatum. Dit betekent dat alle kosten met een boekingsdatum die vóór deze datum valt, worden geëxporteerd met de boekingsdatum als exporttaakdatum.
U kunt een automatische exporttaak instellen om uitgaven, transacties en reiskosten te exporteren . U kunt slechts één automatische exporttaak instellen per kostenexportfaciliteit en uitgaventype.
Let op: Als u uw rechtspersoon hebt geconfigureerd om kilometer- en dagvergoedingen te exporteren naar een apart salarisadministratiesysteem, kunt u momenteel geen automatische exporttaak voor deze kosten maken.
De exporttaak configureren
De automatische exporttaak wordt geconfigureerd als onderdeel van de exportinstellingen voor onkostengegevens in de integratie-instellingen.
Om automatisch uitgaven te exporteren:
- Ga naar Instellingen > Integraties .
- Selecteer Onkosten exporteren en druk op Configureren .
- Kies of u de exporttaak wilt instellen voor:
- Uitgaven
- Kaarttransacties
- Reiskosten
- Schakel de optie Uitgaven automatisch exporteren in.
- Bepaal de instellingen voor uw exporttaak .
- Klik op Opslaan om de wijzigingen toe te passen.
Instellingen voor exporttaken
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Exportfrequentie |
Bepaalt de exportfrequentie. U kunt kiezen uit:
Als de maand niet eindigt op de 31e, vindt de export plaats op de voorgaande dag. Het exacte tijdstip is 02:00 uur CET (00:00 UTC). |
| Dag van de maand | Wordt alleen weergegeven als u de exportfrequentie als maandelijks selecteert. |
| Namens | Selecteer de financiële gebruiker die moet worden weergegeven als de persoon die de export heeft uitgevoerd wanneer de automatische exporttaak wordt geactiveerd. Alleen gebruikers met de rol Financiën worden in de lijst weergegeven. U moet minimaal één gebruiker selecteren. |
Opmerking : Exporttaken maken gebruik van Coordinated Universal Time (UTC). Omdat UTC geen rekening houdt met zomertijd, kunnen er verschillen zijn in de tijden voor geplande taken. Als een klant bijvoorbeeld elke 4 uur een taak instelt, betekent dit dat de export tijdens DST (zomermaanden in Europa) plaatsvindt om 06:00, 10:00, 14:00, enz. (CEST). Tijdens standaardtijd (wintermaanden in Europa) vindt de export plaats om 05:00, 09:00, 13:00, enz. (CET).
Tip: U kunt een specifieke gebruiker instellen voor automatische exports en deze toewijzen als financiële beoordelaar, zodat u in de logboeken kunt zien dat deze taak niet door een echte gebruiker is uitgevoerd, maar automatisch is gedaan.
Een automatische exporttaak stoppen
Om de automatische exporttaak uit te schakelen, schakelt u eenvoudigweg de optie Automatisch onkosten exporteren uit in de instellingen voor het exporteren van onkosten voor het overeenkomstige type onkosten.
Wijzig de frequentie van de exporttaak
Om de frequentie van een exporttaak te wijzigen:
- Ga naar Instellingen > Integraties .
- Klik onder Onkosten exporteren op Configureren .
- Selecteer het type uitgave waarvan u de taak wilt wijzigen.
- Selecteer een andere frequentie in de exporttaakinstellingen .
- Klik op Opslaan.