Factuurcontroles en afwijsbaarheid configureren

Alleen accountbeheerders kunnen deze taak uitvoeren.

Bij het verwerken van facturen, Perk voert controles uit op alle facturen en signaleert mogelijke problemen, zoals dubbele facturen of niet-overeenkomende leveranciersadressen, met meldingen in de factuurkop of op regelniveau.

 

 

Perk voert algemene controles uit (d.w.z. duplicaten, IBAN, factuur-inkoopvaluta, geldigheid belastingtarief) op alle facturen. U kunt echter zelf kiezen welke controles u door Perk wilt laten uitvoeren. het activeren of deactiveren van de cheque in Instellingen > Leveranciersfacturen > Bedrijfsregels.

 

Meldingen verschijnen voor iedereen en kan worden afgewezen (of niet) afhankelijk van de ernst van de melding. U kunt ervoor kiezen om sta specifieke rollen toe om meldingen te negeren die zij niet relevant achten voor de factuur. U kunt bijvoorbeeld bepalen dat mensen meldingen mogen negeren die voortvloeien uit de controle op de aanwezigheid van een verleggingsreferentie op de factuur.

Formele controles bekijken en activeren

U kunt alle factuurcontroles bekijken die Perk heeft uitgevoerd in Instellingen > Leveranciersfacturen > Bedrijfsregels.

Formele controles worden ingedeeld in vijf categorieën:

Klik op een controle om een beschrijving van de uitgevoerde controle te bekijken. De tabel met formele controles toont voor elke controle:

  • Plaatsing: waar de melding verschijnt. Deze kan in de factuurkop of in de factuurregel staan.
  • Ernst: type melding. Het kan een fout, een waarschuwing of een informatietype zijn.
  • Ontslagbaarheid: of een persoon de melding kan negeren. Zie Meldingen verwijderen.
  • Status: of de controle actief of inactief is.

Om een controle in te schakelen, klikt u op de rij en klikt u op ActiverenAls je wilt dat Perk een specifieke controle overslaat, klik je erop en klik je op DeactiverenU kunt meerdere cheques selecteren en klikken Activeren/Deactiveren, indien van toepassing.

Meldingen negeren

Afhankelijk van het type melding kunt u ervoor kiezen om meldingen te negeren. Als iemand ervoor kiest een melding te negeren, wordt de actie geregistreerd in de factuurgeschiedenis voor traceerbaarheid.

 

Meldingen van het type Fout kunnen niet worden gesloten, omdat ze gekoppeld zijn aan verplichte informatie die nodig is voor het exporteren van de factuur. Meldingen van het type Info kunnen wel worden gesloten. Standaard kunnen sommige waarschuwingsmeldingen worden gesloten en andere niet, afhankelijk van het type controle. U kunt er echter voor kiezen om de mogelijkheid tot sluiten van waarschuwingsmeldingen naar wens aan te passen. U kunt bijvoorbeeld instellen dat mensen alle meldingen die aan de naam van een klant zijn gekoppeld, kunnen sluiten.

U kunt wijzigen of een waarschuwingsmelding kan worden verwijderd of niet. Instellingen > Leveranciersfacturen > Bedrijfsregels.

 

 

Om de afwijsbaarheid te wijzigen, klikt u op een vinkje en in de Ontslagbaarheid veld, selecteren OntslagbaarDit betekent dat mensen alle meldingen die voortvloeien uit die controle kunnen negeren. U kunt meerdere controles selecteren en op klikken. Ontslagbaar maken/niet-ontslagbaar maken indien van toepassing.

 

Bepalen van ontslagbaarheid per rol

Standaard zijn mensen kan geen meldingen verwijderenU kunt er echter voor kiezen om specifieke rollen, zoals financiële reviewers, toe te staan irrelevante meldingen te negeren.

U configureert de rollen die waarschuwingen kunnen negeren in Instellingen > Leveranciersfacturen > FactuurinstellingenDe gebruikersrollen waarmee u meldingen kunt negeren, zijn indieners, managers (goedkeurders), factuurverwerkers en financiële controleurs.

 

Voorzichtigheid: Om een specifieke gebruiker toe te staan meldingen voor een waarschuwingscontrole te negeren, moet u de controle als negeerbaar hebben ingeschakeld en die gebruikersrol toestemming hebben gegeven om meldingen te negeren. Als u de controle als negeerbaar inschakelt, maar niet bepaalt welke gebruikersrol de actie mag uitvoeren, kan de melding niet worden genegeerd.

 

Was dit artikel nuttig?