Goederenontvangsten (GR) worden meestal door leveranciers verstrekt wanneer de goederen van een bestelling worden geleverd. Kopers willen mogelijk het volledige inkooptraject volgen, van de eerste aanbieding tot de levering van de goederen of diensten. Mensen kunnen die relatie volgen door: het matchen van inkooporders (PO's), facturen en goederenontvangstdocumenten (driewegmatching).
Met Perk hebben gebruikers controle over de uitgaven op facturen door de gefactureerde hoeveelheden te vergelijken met de hoeveelheden die op de goederenontvangstbonnen staan vermeld.
Goederenontvangsten worden in Perk geïmporteerd als transactiegegevens vanuit het financiële systeem/ERP (of via API).
Voorzichtigheid: Ontvangstbewijzen van geïmporteerde goederen moeten het bijbehorende inkoopordernummer bevatten, anders kunnen ze niet worden gekoppeld aan een factuur.Goederenontvangstbewijzen bekijken
Factuurverwerkers kunnen de ontvangstbewijzen van geïmporteerde goederen raadplegen in Facturen > Factuurverwerker > Inkooporders, in de Goederenontvangst kolom.
Factuurverwerker > Inkooporders, Inkooporderweergave
Opmerking: Inkooporders moeten voor uw bedrijf ingeschakeld zijn. Als u de kolom 'Goederenontvangst' niet ziet, controleer dan of uw Perk-beheerder de Goederenontvangstgegevens weergeven selectievakje is ingeschakeld in Instellingen > Leveranciersfacturen > Factuurinstellingen, Inkooporders inschakelen.
Goederenontvangsten zijn gekoppeld aan de bijbehorende inkooporder. Er kunnen meerdere goederenontvangsten aan één inkooporder worden gekoppeld.
Goederenontvangsten in Facturen > Factuurverwerker > Inkooporders, Inkooporderweergave
Hoewel er meerdere goederenontvangsten kunnen zijn, kunt u slechts één artikel op de goederenontvangst aan één artikel op de factuur koppelen. Als de gefactureerde hoeveelheid over meerdere goederenontvangsten is verdeeld, moet u handmatig een extra artikel op de factuur aanmaken om deze artikelen te koppelen.
Informatie over goederenontvangst
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Leveringsbon | Goederenontvangst-ID. Dit is meestal de ID die wordt gebruikt door het financiële/ERP-systeem. |
| Munteenheid | Valuta van de goederenontvangst. |
| Goederenontvangstnummer | Nummer van de goederenontvangst. |
| Plaatsingsdatum | Boekingsdatum van de goederenontvangst. |
| Bedrag | Bedrag van de goederenontvangstpost. |
| Artikelnr. | Nummer van het goederenontvangstartikel. |
| PO-nummer | ID van de PO die aan het GR-regelartikel is gekoppeld. |
| PO-regelartikelnummer | ID van het PO-regelartikel dat aan het GR-regelartikel is gekoppeld. |
| Aantal | Aantal geleverde artikelen. |
| Eenheid | De meeteenheid van het postitem. |
| Status | Status van de goederenontvangstheader. Zie PO & GR-statussen. |
| Overeenkomststatus | Status van de goederenontvangstregel. Zie PO & GR-statussen. |
Goederenontvangstregelitems in de factuurvergelijker
De artikelregels van de goederenontvangst worden in het venster Factuurafstemming weergegeven als subartikelen van de bijbehorende inkooporderregel.
1. Inkooporderregelitem, 2. Goederenontvangstregelitems
De meeste gegevens zijn alleen-lezen, omdat ze rechtstreeks worden geïmporteerd uit het financiële systeem/ERP of inkoopsysteem, met uitzondering van de Aantal overeenkomt, Aantal om te matchen, Overeenkomend bedrag, En Te matchen bedrag kolommen.
| Alle aangepaste velden die voor uw organisatie zijn geconfigureerd. Meerdere aangepaste velden worden gescheiden door een puntkomma (;). | Beschrijving |
|---|---|
| Beschrijving | Er is geen aparte omschrijving voor het goederenontvangstartikel. Deze komt overeen met de omschrijving van het inkooporderartikel. |
| Positie | Geeft de positie van de goederenontvangst in het goederenontvangstdocument aan. |
| Leveringsbon | Als er een referentie voor een leveringsdocument bestaat en deze is geïmporteerd uit het externe systeem, wordt deze in dit veld weergegeven. |
| Artikelnr. | Wordt gebruikt om een artikelstamnummer weer te geven. |
| Aantal besteld | De gekochte hoeveelheid volgens de inkooporderartikelgegevens. |
| Aantal geleverd |
De hoeveelheid die al door de leverancier geleverd is. De geleverde hoeveelheid komt niet altijd volledig overeen met de bestelde hoeveelheid. Er zijn gevallen waarin de hoeveelheid in meerdere zendingen wordt geleverd. In dergelijke gevallen kunnen er, wanneer de totale hoeveelheid wordt geleverd, meerdere goederenontvangstartikelen bestaan voor het bijbehorende inkooporderartikel. Deze worden allemaal weergegeven onder het betreffende inkooporderknooppunt. |
| Aantal overeenkomt | De hoeveelheid die al is gekoppeld aan een leveranciersfactuur. Net zoals er deelleveringen kunnen zijn, zoals hierboven vermeld, kunnen er ook deelfacturen zijn. Dit betekent dat er mogelijk geen factuur wordt opgesteld voor de volledige geleverde hoeveelheid. Er kunnen meerdere facturen nodig zijn om dezelfde goederenontvangst te koppelen. Deze gegevens worden berekend door Perk. |
| Aantal om te matchen |
De hoeveelheid die nog niet is gekoppeld. De openstaande hoeveelheid waarmee een factuur kan worden gekoppeld. Deze gegevens worden berekend door Perk: Te matchen hoeveelheid = Geleverde hoeveelheid - Gematchte hoeveelheid. |
| Eenheid | Geeft de maateenheid van het item weer. |
| Prijs van het artikel | Aankoopprijs per maateenheid. |
| Besteld bedrag |
Aankoopbedrag van de gehele bestelde hoeveelheid. In de meeste gevallen is dit: Bestelde hoeveelheid = Bestelde hoeveelheid * Prijs per artikel. |
| Geleverde hoeveelheid |
Aankoopbedrag van de geleverde hoeveelheid. In de meeste gevallen is dit: Geleverde hoeveelheid = Aantal geleverd * Prijs per artikel. |
| Overeenkomend bedrag |
Aankoopbedrag van de overeenkomende hoeveelheid. Dit wordt berekend door Perk: Overeenkomend bedrag = Overeenkomend aantal * Artikelprijs. |
| Te matchen bedrag |
Aankoopbedrag van de openstaande hoeveelheid om te matchen. Dit wordt berekend door Perk: Te vergelijken bedrag = Aantal te vergelijken * Prijs per artikel. |
| Goederenontvangstnummer | Referentie van het goederenontvangstdocument. |