Voor bepaalde uitgaven, zoals maaltijden, moeten bedrijven mogelijk bijhouden welke werknemers en gasten onder de uitgaven vallen. Hier zijn verschillende redenen voor:
- Bedrijfsbeleid : controleer of de uitgaven overeenkomen met het vastgestelde budget per persoon.
- Impact dagvergoeding : controleer of werknemers de bijbehorende maaltijd hebben afgetrokken van het totale dagvergoedingsbedrag voor de dag.
- Landvereiste : verstrek een lijst van deelnemers en bedrijfsaffiliatie voor alle maaltijdkosten (bijv. vereist in Duitsland).
Met Perk kunt u deelnemers aangeven, de personen selecteren die onder de kosten vallen en aangeven of het iemand met een Perk-account of een derde persoon betreft. Financiële reviewers met bewerkingsrechten voor kosten kunnen indien nodig ook deelnemers aan de kosten toevoegen.
Standaard word je automatisch geselecteerd als deelnemer (tenzij je Perk-beheerder dit heeft uitgeschakeld). Als een assistent namens jou een uitgave aanmaakt, wordt de geregistreerde indiener van de uitgave toegevoegd als standaarddeelnemer.
Perk markeert alle uitgaven waarbij u niet als deelnemer bent opgenomen. Echter, Beheerders van voordelen kunnen ervoor kiezen deze waarschuwing uit te schakelen. indien nodig.
Zodra de deelnemers zijn geselecteerd, toont Perk een informatiebericht met een kostenoverzicht per persoon in de valuta van de uitgaven:
Deelnemers aan de uitgaven
U kunt drie typen deelnemers aan een uitgave toevoegen:
- Perk-accountgebruiker : Perk-persoon van een ander bedrijf, maar van hetzelfde account. Deze deelnemers hebben een donkergrijze kleur.
- Perk-accountgebruiker: Perk-persoon van een ander bedrijf, maar van hetzelfde account. Deze deelnemers hebben een donkergrijze kleur.
- Externe deelnemer : een derde partij van een andere organisatie. Deze deelnemers hebben een lichtgrijze kleur.
Er worden geen meldingen verzonden naar externe deelnemers. De informatie wordt uitsluitend verzameld voor de rapportagedoeleinden van uw bedrijf.
Een werknemer toevoegen aan een uitgave
Wanneer u een uitgave aanmaakt of bekijkt, specificeert u de bijbehorende deelnemers in het veld Deelnemers . U kunt in Perk naar andere personen zoeken door hun naam in het veld Deelnemers te typen. Standaard kunt u alleen zoeken naar personen binnen hetzelfde bedrijf.
| Mensen als deelnemers aan het web | Mensen als deelnemers aan mobiel |
|---|---|
|
|
|
Werknemers van andere bedrijven binnen hun organisatie moeten als externe deelnemers worden toegevoegd, tenzij uw Perk-beheerder de functie zo heeft geconfigureerd dat dit is toegestaan. Zoek naar andere gebruikers binnen de organisatie..
In de zoeklijst worden de meest recente deelnemers weergegeven, met uitzondering van de reeds geselecteerde deelnemers.
Een externe deelnemer toevoegen
Om externe deelnemers toe te voegen, klikt u op +Externe deelnemer toevoegen . Voer de voor- en achternaam van de deelnemer, het e-mailadres en de bedrijfsnaam in.
| Externe deelnemers aan web | Externe deelnemers aan mobiel |
|---|---|
|
|
|
Standaard moet u ten minste de voornaam van de deelnemer invoeren. De overige velden zijn mogelijk niet verplicht, afhankelijk van de instellingen van uw bedrijf. Deze informatie wordt samen met de kosten opgeslagen voor rapportage.
Let op Nadat externe deelnemers zijn aangemaakt, kunnen niet worden bewerkt. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de deelnemer worden verwijderd en opnieuw worden toegevoegd.
Waarschuwing: Meerdere externe deelnemers mogen niet hetzelfde e-mailadres gebruiken, aangezien Perk het e-mailadres gebruikt als unieke identificatie voor de deelnemersgegevens.
Deelnemers importeren vanuit een kalender
U kunt ervoor kiezen om onkostengegevens uit uw werkagenda te importeren door te klikken op Deelnemers aan agenda importerenU kunt evenementen uit uw agenda's selecteren en deelnemers aan deze evenementen importeren als onkostendeelnemers. Indien nodig kunt u ook de titel van het evenement kopiëren voor zakelijke onkostendoeleinden.
Let op: Uw accountbeheerder moet beschikken over Schakel deze functie in voor uw bedrijf. en u moet Koppel je Google-account aan je gebruikersprofiel.Anders zie je de knop 'Deelnemers importeren' niet.
Om te kiezen aan welke gebeurtenis de uitgave moet worden gekoppeld:
-
Selecteer de kalender en de datum.
- Kies uit de lijst met evenementen die voor de kalender en datum zijn gevonden, het relevante evenement met de deelnemers. Klik op Import controleren..
Het pop-upvenster toont de gegevens van de genodigden voor het evenement en of ze de uitnodiging hebben geaccepteerd (geaccepteerd, afgewezen of geen reactie). U kunt ervoor kiezen om de evenementnaam als onkostenomschrijving te importeren door Evenementnaam als omschrijving gebruiken te selecteren..
Als u uitgenodigd heeft externe deelnemersU dient alle vereiste informatie in te vullen, zoals uw voornaam. en Achternaam en BedrijfAls je iemand van je eigen bedrijf of een ander bedrijf hebt uitgenodigd in Perk, toont Perk de naam van de gebruiker.
Zodra alle vereiste gegevens zijn ingevoerd, klikt u op Import voltooien.Alle geïmporteerde deelnemers worden aan de kosten toegevoegd.
