Bij Perk ben je als kaartbeheerder doorgaans verantwoordelijk voor het bestellen van Perk-kaarten voor gebruikers. Je kunt je Perk-kaarten echter zo instellen dat gebruikers zelf een kaart kunnen aanvragen. Je kunt de aanvraag goedkeuren of afwijzen en wijzigingen aanbrengen in bestedingslimieten en kaartgebruik.
Wanneer Mensen kunnen een kaart aanvragen via de website of de mobiele app.Je ontvangt een melding waarin je de details van de aanvraag kunt bekijken: de persoon die de kaart heeft aangevraagd, het kaarttype, het doel van de kaart en eventuele opmerkingen, evenals de gevraagde bestedingslimieten, enz. Als kaartbeheerder kun je de aanvraag goedkeuren of afwijzen en alle instellingen van de kaart aanpassen. Met andere woorden, je kunt de bestedingslimieten, het kaarttype wijzigen of extra beveiligingsmaatregelen toepassen, zoals het beperken tot specifieke winkelcategorieën, voordat de kaart wordt uitgegeven. Gebruikers kunnen maximaal 5 openstaande aanvragen tegelijk hebben. Ze kunnen een kaartaanvraag op elk moment annuleren, zolang deze nog niet is goedgekeurd. Na goedkeuring kunnen virtuele en eenmalige kaarten direct worden gebruikt. Fysieke kaarten worden besteld en naar het adres van je bedrijf verzonden.
Kaartaanvragen bekijken
Je kunt alle kaartaanvragen bekijken in Kaarten Teamkaarten, onder het tabblad Kaartaanvragen. Dit tabblad toont het aantal openstaande aanvragen, samen met de tabbladen Voordeelkaarten en Gearchiveerd.
Het bevat een samenvatting van het verzoek:
- aanvraagdatum
- persoon die de kaart heeft aangevraagd
- kaarttype (fysiek, virtueel of eenmalig gebruik)
- gevraagde bestedingslimiet
Klik op Goedkeuren in de rij van een aanvraag om deze direct goed te keuren, of gebruik het menu Acties (⋮) om de aanvraag te bewerken of afwijzen. Als u ergens anders in de rij klikt, opent u het scherm Kaartaanvraag bewerken, waarop de naam van de kaarthouder en de kaartnaam, het kaarttype en de bestedingsinstellingen van de aanvraag worden weergegeven, die al zijn ingevuld met de door de aanvrager geselecteerde gegevens.
Kaartinstellingen aanpassen
Als u een aanvraag opent (of Aanvraag bewerken uit de lijst kiest), komt u op het scherm Kaartaanvraag bewerken terecht, waar u de volgende zaken kunt wijzigen voordat u de aanvraag goedkeurt:
- Kaarthouder: de naam van de persoon en de weergavenaam van de kaart
- Kaarttype: fysiek, virtueel of eenmalig gebruik
- Uitgaveninstellingen: het bestedingslimietbedrag en de periode waarin dit geldt (voor fysieke en virtuele kaarten), of de automatische vervaldatum (voor eenmalig te gebruiken kaarten)
- Geblokkeerde winkelcategorieën: schakel deze optie in om specifieke winkelcategorieën te blokkeren.
- Geldopnames bij geldautomaten: geldopnames in- of uitschakelen (alleen met fysieke kaarten)
- Aanvullende opmerkingen: een notitie die is opgenomen in de e-mail die naar de aanvrager is verzonden.
Het afleveradres van de aanvrager wordt ter referentie weergegeven.
Als u gegevens wijzigt, wordt de aanvrager per e-mail op de hoogte gesteld van de wijzigingen.
Goedkeuren van de kaartaanvraag
Om een aanvraag direct goed te keuren, klikt u op Goedkeuren in de betreffende rij. Om eerst details te bekijken of te wijzigen, opent u de aanvraag (of kiest u Aanvraag bewerken) en klikt u vervolgens op Kaart goedkeuren. Om een aanvraag af te wijzen, klikt u op Afwijzen — in het ⋮-menu van de rij of in het bewerkingsscherm. De aanvrager van de kaart wordt via pushmeldingen (indien ingeschakeld) en per e-mail op de hoogte gesteld van de uitkomst en van eventuele wijzigingen die u vóór de goedkeuring hebt aangebracht. Zodra de aanvraag is afgehandeld, wordt deze verwijderd uit de lijst Kaartaanvragen. Herhaal dit totdat alle openstaande aanvragen zijn goedgekeurd of afgewezen.