Perk maakt onderscheid tussen:
- OrganisatieleveranciersLeveranciers die bij ALLE bedrijven horen.
- Leveranciers van het bedrijf: Leveranciers die bij een specifiek bedrijf horen.
Je kunt de leveranciers van organisaties niet direct in Perk bekijken, maar je kunt wel contact opnemen met deze leveranciers via de Perk APIAfhankelijk van uw accountinstellingen moet u leveranciers mogelijk importeren als organisatieleveranciers en bedrijfsleveranciers, of alleen als bedrijfsleveranciers.
Bijvoorbeeld, voor accounts bij meerdere bedrijvenU moet leveranciers eerst op accountniveau importeren en vervolgens individueel voor elk bedrijf. Als u een rekening voor één bedrijfDan hoeft u de leveranciers maar één keer te importeren.
Importbestand voor leveranciers
Het formaat van het importbestand voor leveranciers is vergelijkbaar voor leveranciers binnen organisaties en voor leveranciers binnen bedrijven. Sommige velden kunnen echter verschillen. U kunt een voorbeeld van elk bestand downloaden via het dialoogvenster 'Leveranciers importeren'. U kunt ook Importeer leveranciers automatisch via een SFTP-server..
Perk ondersteunt CSV-bestanden met UTF-8-, UTF-16- en ISO/IEC 8859-1:1998 (Latin1)-codering.
Tip: Hoe meer leveranciersstamgegevens u in Perk importeert, hoe beter de leveranciersmatching zal zijn. Leveranciersherkenning (en daarmee een accurate factuur-leveranciermatching) is sterk afhankelijk van de kwaliteit van de geïmporteerde leveranciersgegevens.
Er zijn minder handmatige aanpassingen nodig voordat een factuurrapport kan worden ingediend als er meer leveranciersgegevens beschikbaar zijn. Het wordt aanbevolen om de volgende gegevens te verstrekken: Belastingnummers, Bankrekeningen de Adres velden, omdat ze effectieve overeenkomende kenmerken voor Perk vertegenwoordigen en handmatig werk bij de factuurverwerking verminderen.
Importvelden voor leveranciersgegevens
| Alle aangepaste velden die voor uw organisatie zijn geconfigureerd. Meerdere aangepaste velden worden gescheiden door een puntkomma (;). | Verplicht | Beschrijving |
|---|---|---|
bankrekening |
Optioneel |
Bankrekeningnummer van de leverancier. Sterk aanbevolen, omdat dit Perk helpt de leverancier op de factuur te identificeren. Meerdere waarden zijn mogelijk. |
bankLand |
Optioneel |
Land van de bank van de leverancier |
bankExternalId |
Optioneel |
Unieke identificatiecode van de bank. Niet zichtbaar in de app/frontend. |
bankKey |
Optioneel |
Vestigingscode, die in sommige landen voorkomt. |
banknummer |
Optioneel |
Ook wel bankcode genoemd. Een andere identificatiecode van de bank, die vooral in Angelsaksische landen wordt gebruikt. |
stad |
Optioneel |
Plaats als onderdeel van het adres van de leverancier |
coderingstype |
Optioneel |
Geeft het standaard coderingstype voor deze leverancier aan. Als er geen waarde wordt opgegeven, wordt de standaardwaarde gebruikt. |
contactE-mail |
Optioneel |
E-mailadres van de contactpersoon van de leverancier |
contactVoornaam |
Optioneel |
Voornaam van de contactpersoon van de leverancier |
contactAchternaam |
Optioneel |
Functietitel/taak van de contactpersoon van de leverancier. Bijvoorbeeld: Accountmanager |
contactPhone |
Optioneel |
Telefoonnummer van de contactpersoon van de leverancier |
contactPhone |
Optioneel |
Telefoonnummer van de contactpersoon van de leverancier |
landcode |
Optioneel |
ISO-code van het land waar de leverancier gevestigd is |
standaardgoedkeurder |
Optioneel |
E-mailadres van de standaard goedkeurder voor deze leverancier |
externeId |
Verplicht |
ERP-code van de leverancier |
iban |
Optioneel |
IBAN-rekening van de klant |
isPurchaseOrderSupplier |
Optioneel |
Geeft aan of de leverancier voor elke factuur een inkooporder vereist. Indien geen waarde wordt opgegeven, wordt de standaardwaarde gebruikt. |
naam |
Verplicht |
Naam van de leverancier |
betalingsTermCode |
Optioneel |
Betalingstermijncode van de leverancier (indien gedefinieerd in het ERP-systeem) |
betalingsTermKorting |
Optioneel |
Het percentage korting dat de klant van de leverancier kan krijgen als de factuur binnen een bepaald aantal dagen, zoals aangegeven in het veld paymentTermDiscountDays, wordt betaald. |
betalingstermijnkortingsdagen |
Optioneel |
Het aantal dagen waarbinnen de klant de leverancier moet betalen om korting te krijgen. |
betalingstermijnNettodagen |
Optioneel |
Netto dagen zoals gedefinieerd per betalingstermijn |
preferInvoiceSimplifiedLineItems |
Optioneel |
Geeft aan of regelitems voor deze leverancier altijd moeten worden samengevat. Als er geen waarde wordt opgegeven, wordt de standaardwaarde gebruikt. |
secundaire naam |
Optioneel |
Secundaire naam van de leverancier |
korte naam |
Optioneel |
Korte naam van de leverancier |
statusActief |
Verplicht |
Status van de leverancier in Perk:
|
straat |
Optioneel |
Straatnaam als onderdeel van het adres van de leverancier |
swiftCode |
Optioneel |
Swift/BIC-code van de bank van de klant |
belastingnummer |
|
VEROUDERD: dit veld wordt niet meer gebruikt en wordt niet geaccepteerd. |
belastingnummers |
Optioneel |
Het btw-nummer(s) (UID-register) van de leverancier. Dit wordt sterk aanbevolen, omdat Perk hiermee de leverancier op de factuur kan identificeren. |
triggerAutoMatchWithoutPO |
Optioneel (indien geen waarde wordt opgegeven, wordt de standaardwaarde gebruikt) |
Activeer automatische matching zonder inkoopordernummergegevens. Voor leveranciers met inkooporders (d.w.z. leveranciers met facturen die altijd een bijbehorende inkooporder moeten hebben), probeert Perk, indien ingesteld op 'true', de factuur te koppelen aan een inkooporder als er geen inkoopordergegevens zijn opgegeven. |
URL |
Optioneel |
Website van de leverancier |
postcode |
Optioneel |
Postcode als onderdeel van het adres van de leverancier |
Importleveranciers in accounts met meerdere bedrijven
Als u facturen beheert voor meerdere bedrijven (rechtspersonen), ziet u twee knoppen voor het uploaden van bestanden: Leveranciers (organisatie) en Leveranciers (bedrijf).
Om leveranciersgegevens handmatig te uploaden, moet u het volgende doen:
Grote bedrijven hebben doorgaans één database met alle leveranciers voor de hele organisatie, maar in Perk wilt u wellicht alleen bepaalde leveranciers voor specifieke bedrijven activeren.
Upload organisatie leveranciers
Om leveranciersgegevens handmatig te uploaden, importeert u het bestand met de knop Leveranciers importeren (organisatie).
Selecteer Perk Standard Import file als documentindeling. U kunt een voorbeeld van de indeling bekijken door op Voorbeeld te klikken.
Voor meer informatie over de velden in het CSV-bestand, zie Importvelden voor leveranciersgegevens.
Waarschuwing: Om de leverancier effectief te importeren, moet u de leveranciersstatus in uw CSV-bestand instellen op 'actief'. Als de status 0 is, negeert Perk de leverancier en importeert deze als inactief.
Selecteer uw CSV-bestand, klik op Import starten en wacht. Wanneer de import is voltooid, ziet u een overzicht van de leveranciers die in Perk zijn aangemaakt.
Opmerking:Het importeren van leveranciers kan enige tijd duren, afhankelijk van het aantal te importeren leveranciers. Als u merkt dat het importproces mislukt of vastloopt, vernieuw dan de pagina en probeer het opnieuw.
Het importbestand kan maximaal 2000 artikelen per upload ondersteunen. Als u meer dan 2000 leveranciers wilt importeren, moet u uw importbestand opsplitsen.
Tip: Leveranciers bijwerken of toevoegen aan bestaande leveranciersstamgegevens
Als u een nieuwe leverancier aan uw leveranciersstamgegevens wilt toevoegen, moet u een nieuwe rij in het CSV-bestand met de leverancier aanmaken met de nieuwe informatie en gegevens. Importeer de gegevens vervolgens zoals gebruikelijk.
Activeer de leveranciers voor het bedrijf.
Nadat u de leveranciersgegevens naar het volledige account hebt geüpload, moet u de relevante leveranciers voor een specifiek bedrijf activeren door te klikken op Leveranciers (bedrijf).
Er wordt een nieuw venster geopend waarin u een voorbeeld van een Perk-importbestand kunt downloaden. Met dit andere CSV-bestand kunt u leveranciersspecifieke gegevens toevoegen, zoals betalingsvoorwaarden.
Dit Perk-importbestand bevat de volgende velden:
| Alle aangepaste velden die voor uw organisatie zijn geconfigureerd. Meerdere aangepaste velden worden gescheiden door een puntkomma (;). | Veldtype | Beschrijving |
|---|---|---|
paymentTermName |
Optioneel | Naam van de betalingstermijn van de leverancier (indien gedefinieerd in het ERP-systeem) |
betalingsTermCode |
Optioneel | Betalingstermijncode van de leverancier (indien gedefinieerd in het ERP-systeem) |
klantnummer |
Optioneel | Klantnummer aan de kant van de leverancier (bijv. rekeningnummer, klant-ID, enz.) |
standaardkostencentrum |
Optioneel | Standaard kostenplaats, ERP-code |
standaardcategorie |
Optioneel | Standaardcategorie, voordeel-ID (beheermenu, categorieën) |
standaardgoedkeurder |
Optioneel | Standaard goedkeurder van alle facturen voor deze leverancier, e-mailadres opgeslagen in Perk |
leverancierExterneID |
Verplicht | ERP-code van de leverancier |
statusActief |
Verplicht |
Status van de leverancier in Perk:
Zorg ervoor dat er geen openstaande facturen van deze leverancier in Perk zijn als u deze deactiveert. |
Zorg ervoor dat u ten minste de twee verplichte velden invult. Leverancier Externe ID En Status Actief Om de leveranciers voor een specifieke rechtspersoon te activeren.
Toen u het leveranciersrecord in het CSV-bestand van de leveranciersorganisatie aanmaakte, heeft u een bepaalde ERP-code aan het record toegewezen (externeIdZorg ervoor dat u aangeeft dezelfde ERP-code van de leverancier zodat de importeur goed kan functioneren.
Net als eerder moet de status 1 zijn om de importeur goed te laten werken. Als je deze op 0 instelt, markeert Perk deze leveranciers als inactief. doet dat niet toon ze.
Vul indien van toepassing ook de andere velden in. Na het uploaden van dit bestand verschijnt er een bevestigingsbericht in Perk met het aantal succesvol aangemaakte leveranciers.
Importeurs van leveranciers in één bedrijfsaccount
Als u facturen beheert voor slechts één bedrijf, ziet u slechts één knop voor het uploaden van bestanden. Leveranciers uploaden.
Klik hier om leveranciersgegevens handmatig te uploaden. LeveranciersSelecteer in het dialoogvenster 'Leveranciers importeren' de optie Standaard Perk-leverancier import onder DocumentindelingKlikken Voorbeeld om het importbestand te downloaden.
Vul het bestand in met de leveranciersgegevens indien van toepassing.
Voorzichtigheid: Zorg ervoor dat u ten minste de drie verplichte velden invult: Externe ID, Naam, En Status Actief.
Na het uploaden van dit bestand verschijnt er een bevestigingsbericht in Perk met het aantal succesvol aangemaakte leveranciers. Je kunt een logbestand downloaden dat helpt bij het oplossen van eventuele problemen.