Driewegvergelijking (3-weg) is een proces waarbij factuurgegevens worden vergeleken met inkooporder (PO) en goederenontvangst (GR) gegevens.

Door de drie documenten te vergelijken, kunt u controleren of de bestelling overeenkomt met de ontvangen goederen en facturen. Zo voorkomt u frauduleuze transacties en onjuiste betalingen. Deze drievoudige controle is essentieel voor bedrijven om ervoor te zorgen dat alle informatie correct is en overeenkomt voordat de betaling wordt vrijgegeven.

Om in Perk een driewegmatching uit te voeren, zijn inkoopordergegevens, goederenontvangstgegevens en factuurregelgegevens vereist. Goederenontvangsten moeten eerder aan de factuur gekoppeld zijn. overeenkomstige PO in Perk.

Driewegmatching kan worden uitgevoerd. automatisch of handmatig.

Kolom met PO-regelitems

Met de kolom 'PO-regelitem' kunt u handmatig een factuurrecord koppelen aan een goederenontvangst of PO-regel door erop te klikken. Kies PO optie in de Regelitems tab. Het venster voor het matchen van facturen verschijnt.

Tip: De positie van het venster is niet vast. U kunt het naar een andere plek op het scherm slepen. Klik op het pictogram 'Uitbreiden' ernaast. Overeenkomst knop om meer inkooporderregels weer te geven.

In de factuurvergelijker worden de bijbehorende inkooporder- en goederenontvangstgegevens weergegeven. Alle inkooporderregels voor de geselecteerde inkoopordernummers worden getoond. De inkooporderregels worden gesorteerd in oplopende volgorde op inkoopordernummer en vervolgens op positie. Als het inkoopordernummer of de positie niet-numerieke waarden bevat, worden deze regels alfabetisch gesorteerd in oplopende volgorde.

Goederenontvangstitems zijn genest onder de bijbehorende inkooporderregelitems. Om ze te bekijken, klikt u op de pijl naast een inkooporderregelitem om de weergave uit te breiden.

Opmerking: Als je geen GR-gegevens ziet, ook al is je financiële systeem zo ingesteld dat deze informatie naar Perk wordt verzonden, controleer dan of je Perk-beheerder dit heeft ingeschakeld. Gegevens van goederenontvangst weergeven selectievakje in Instellingen > Leveranciersfacturen > FactuurinstellingenDe gegevens zijn mogelijk wel geïmporteerd, maar worden niet weergegeven in de factuurvergelijkingstabel.

Overeenkomende statuskolom

Deze kolom geeft aan dat overeenkomende status van het inkooporderartikel en het goederenontvangstartikel. De mogelijke statussen voor inkooporder- en goederenontvangstregelartikelen zijn:

• Niet gekoppeld: Er is geen factuurregel gekoppeld aan de goederenontvangstregel.
• Overeenkomend: De factuurregel(s) zijn volledig afgestemd op de goederenontvangst. Er zijn geen verschillen in bedrag of hoeveelheid.
• Gedeeltelijk overeenkomendDe factuurregel(s) zijn gekoppeld aan de goederenontvangst. De ontvangen hoeveelheid is niet volledig gekoppeld. Er is nog een openstaande post. Te matchen hoeveelheid links.
• MismatchDe factuurregel(s) zijn gekoppeld aan de goederenontvangstregel. Er bestaan verschillen in bedrag en/of hoeveelheid.

Overeenkomststatussen worden in Perk berekend wanneer een overeenkomst wordt gegenereerd of wanneer bestaande overeenkomstgegevens worden geïmporteerd vanuit de externe inkooporderbron. Zie voor meer informatie over de specifieke betekenis van deze statussen de betreffende documentatie. Statussen voor inkooporders en goederenontvangsten matchen.

Voorzichtigheid: Perk staat alleen een één-op-één-relatie toe tussen factuurregels en inkooporder-/goederenontvangstregels.
Als de artikelen in afzonderlijke inkooporders of goederenontvangsten zijn besteld of geleverd, maar in één factuurregel zijn gefactureerd, moet u de factuurregel dupliceren en de bedragen en aantallen aanpassen zodat deze overeenkomen met de regel in de inkooporder/goederenontvangst.

Automatische matching van inkooporders, goederenontvangsten en facturen

Perk kan facturen automatisch koppelen aan inkooporders en goederenontvangsten.

Met automatische driewegmatching detecteert Perk informatie in de factuur die helpt bij het identificeren van inkooporders en goederenontvangsten. Perk gebruikt deze informatie om automatisch een inkooporder en goederenontvangstartikel te koppelen aan het factuurartikel.

Opmerking: Om automatische driewegmatching in te schakelen, ga naar Instellingen > Leveranciersfacturen > FactuurinstellingenControleer de Inkooporders inschakelen De optie is ingeschakeld en selecteer de Automatisch matchen inschakelen selectievakje.

De artikelen op de inkooporder/goederenontvangst worden automatisch gekoppeld aan de factuurregel wanneer de factuur voor de eerste keer wordt geüpload.

Er zijn twee manieren om automatisch matchen handmatig te activeren:

• door handmatig een inkoopordernummer toe te voegen of te verwijderen in de Bestelnummer koptekstveld, of
• door gebruik te maken van de Activeer automatische match Deze optie is beschikbaar in het gedeelte met regelitems. Gebruikers kunnen één, meerdere of alle regelitems selecteren en het automatisch matchen activeren.

Als Perk het inkoopordernummer in de factuur niet kan detecteren, hangt het afstemmingsgedrag van de factuurregelitems af van de leveranciersinstellingen:

• als de leverancier is gemarkeerd als een PO-leverancier En Activeer automatisch zoeken als het inkoopordernummer niet wordt gevonden. is ingeschakeld Voor de leverancier probeert Perk de factuurregels automatisch te koppelen aan de inkooporderregels.
• als de leverancier is gemarkeerd als een PO-leverancier En Activeer automatisch zoeken als het inkoopordernummer niet wordt gevonden. is niet ingeschakeldJe moet de factuur handmatig koppelen aan de inkooporder.
• als de leverancier niet gemarkeerd Als leverancier met een inkooporder moet de factuur handmatig worden gekoppeld aan de inkooporder.

Om de gegevens in het inkooporderitem te koppelen aan de factuurregel, zoekt de AI van Perk naar de volgende kenmerken:

• Leverancier
• PO-nummer
• Munteenheid
• Beschrijving
• Hoeveelheid
• Bedrag
• Prijs van het artikel
• Leveringsbon (indien vermeld op de factuur)
• Artikelnummer (indien vermeld op de factuur)

Opmerking: Leveringsbongegevens en artikelnummers worden niet door AI als aparte gegevenselementen geëxtraheerd, maar worden ingelezen als onderdeel van de ruwe artikelgegevens. Dit betekent dat als er een leveringsbonnummer of artikelnummer bestaat voor het geïmporteerde goederenontvangstartikel en dezelfde referentie wordt gevonden in de geëxtraheerde ruwe artikelgegevens, de automatische matching deze meeneemt in de bepaling van de matchingscore.

Handmatig inkooporders en goederenontvangsten koppelen aan facturen

Als de inkoopordernummer(s) in de factuurkop zijn geselecteerd, dan RegelitemHet tabblad 's' wordt aangepast en bevat nu twee extra kolommen:

• PO-regelitem
• Overeenkomststatus

Klik in de kolom 'PO-nummer' op Kies PO en selecteer een inkoopordernummer (indien nog niet geselecteerd).

Om een ​​factuurregel aan een inkooporder-/goederenontvangstregel te koppelen, selecteert u de bijbehorende goederenontvangstregel en klikt u op de knop Koppelen.

1. Factuurregel, 2. Inkooporderregel, 3. Goederenontvangstregel

Het dialoogvenster voor factuurvergelijking wordt gesloten. U kunt het overeenkomende resultaat zien in het gedeelte met factuurregels.

Factuurregelitems met overeenkomende inkooporder-/goederenontvangstregelitems

Tip: U kunt kolommen in het venster Factuurvergelijker naar wens weergeven of verbergen. Klik op het kolomicoon (...) aan de rechterkant om de kolommen weer te geven die in het venster getoond kunnen worden.

Mogelijke matchingscenario's

In het veld voor de inkooporderregel wordt het bijbehorende inkoopordernummer weergegeven. Afhankelijk van het succes van de matching kunnen de volgende matchingstatussen verschijnen:

• Overeenkomend: De factuurregel komt volledig overeen met het inkooporder-/ontvangstartikel. Er zijn geen verschillen in hoeveelheid of bedrag.

• MismatchDe factuurregel is gekoppeld aan het inkooporder-/ontvangstartikel. Er zijn verschillen in hoeveelheid en/of bedrag. Om de reden van de discrepantie toe te lichten, wordt een melding op het scherm weergegeven.
  • Hoeveelheid komt niet overeenDeze melding verschijnt wanneer de hoeveelheid op de factuurregel groter is dan de hoeveelheid die moet overeenkomen met het artikel van de goederenontvangst.
  • BedragverschilDe melding verschijnt wanneer het nettobedrag van de factuurregel groter is dan (Aantal factuurregels * Prijs inkooporderartikel). Indien geconfigureerd, toleranties Ook dit aspect moet in dit geval in overweging worden genomen.

Tip: Als u alleen het waarschuwingspictogram voor elk regelitem ziet, controleer dan of u de optie hebt ingeschakeld. Meldingen kolom.

Inkooporders of goederenontvangstartikelen met de status 'verwijderd' of 'geblokkeerd'.

Wanneer een inkooporder- of goederenontvangstartikel de status 'verwijderd' of 'geblokkeerd' heeft, kan er nog steeds een factuurregel aan worden gekoppeld. Er wordt een melding weergegeven die aangeeft dat het inkooporder- of goederenontvangstartikel geblokkeerd of verwijderd is.

Afhankelijk van de voorkeuren van uw bedrijf kunt u de workflow zo instellen dat gebruikers dergelijke facturen niet verder verwerken dan een specifieke status. Facturen met geblokkeerde inkooporderregels mogen bijvoorbeeld niet verder komen dan de status 'nieuw/concept', of facturen met geblokkeerde inkooporderregels mogen niet verder komen dan de status 'goedkeuring', enzovoort.

Factuurregels gekoppeld aan ontbrekende goederenontvangst

In sommige gevallen kan een factuur binnenkomen voordat de goederen daadwerkelijk zijn ontvangen. Daarom is er geen goederenontvangst (GR) geregistreerd in het systeem voor het betreffende inkooporderitem. Het is echter wel mogelijk om de factuurregel te koppelen, waarbij op regelniveau wordt aangegeven dat de factuur nog wacht op een goederenontvangst.

Om dit te doen, moet u de factuurregel rechtstreeks koppelen aan de inkooporderregel. Als de inkooporderregel is gemarkeerd als zijnde een goederenontvangst vereist, wordt er geen tweezijdige koppeling uitgevoerd. De factuurregel blijft dan ongewijzigd. Niet overeenkomenden er wordt een melding weergegeven.

Wanneer Perk de bijbehorende goederenontvangst ontvangt, worden de regelitems automatisch gekoppeld, waardoor de waarschuwing 'Ontbrekende goederenontvangst' verdwijnt. Als er meerdere goederenontvangsten voor hetzelfde regelitem zijn, moet u het regelitem handmatig bijwerken.