Perk is volledig gecertificeerd in Spanje volgens de vereisten van de Spaanse belastingdienst (AEAT) zoals voorgesteld in BOE-A-2007-7866 Bestel EHA 962/2007 voor de goedkeuring van software voor gecertificeerde digitalisering van facturen.

Voor deze certificering is vereist dat: alle uitgaven vastgelegd en geüpload via een mobiele app moet zijn:

• Geconverteerd naar PDF
• Digitaal ondertekend
• Een hash van de ondertekende PDF wordt samen met de onkostennota opgeslagen

Voor elke export wordt een specifiek XML-bestand gegenereerd.

Standaard zijn de vereisten: ingeschakeld voor alle Spaanse rechtspersonenOmdat het BTW-nummer en het factuurnummer echter naar het XML-bestand moeten worden geëxporteerd en niet beschikbaar zijn als standaardvelden in het onkostenformulier, moet u twee aangepaste velden instellen.

Hoe het werkt

Perk-medewerkers maken een foto van de bon met behulp van de camerazoeker in de Perk-app.

Voorzichtigheid: Juridisch gezien worden alleen foto's die via de Perk-app zijn gemaakt, beschouwd als fysieke bonnen. Het is jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat mensen geen fysieke bonnen uit de galerij uploaden.

Zodra de bon is geüpload, detecteert Perk alle verplichte velden van de foto: naam van de verkoper, btw-nummer, belastbare grondslag, btw-tarief, belastbaar bedrag, factuurnummer en factuurdatum. Als Perk niet alle verplichte velden kan detecteren, wordt de gebruiker gevraagd deze velden handmatig in te vullen.

Zodra de persoon de onkosten heeft ingediend, converteert Perk de afbeelding naar een PDF-bestand. Het PDF-bestand wordt later aangevuld met verplichte metadata, zoals de aanmaakdatum, de naam en versie van de aanvraag waarmee de onkosten zijn verkregen, en de toegewezen goedkeuringssleutel. Deze metadata is in XMP-formaat ingesloten in het PDF-bestand en kan ter verificatie worden opgehaald door de documenteigenschappen te bekijken in Adobe Acrobat Reader.

De PDF wordt vervolgens digitaal ondertekend om te garanderen dat deze niet kan worden gewijzigd zonder de handtekening te verbreken. De digitale hash wordt samen met de onkostennota opgeslagen. Zodra de onkosten zijn goedgekeurd en gecontroleerd, worden deze op de gebruikelijke manier geëxporteerd. Tijdens het exporteren genereert Perk het bijbehorende XML-bestand. Het XML-bestand bevat een specifieke verwijzing naar het bijbehorende onkostendocument. Daarnaast werkt Perk het onkostendocument bij met een verwijzing naar het geëxporteerde XML-bestand.

Het gegenereerde XML-bestand kan worden gedownload door personen met de rol van financieel beoordelaar en auditor (Financiën > Overzicht > Exportlogboek of Financiën > Audit > Auditlogboek). Er verschijnt een link naar het bestand in de XML downloaden kolom:

Perk instellen ter ondersteuning van AEAT-vereisten

Perk AI registreert het CIF (bedrijfsnummer) en het factuurnummer voor Spaanse bonnen. Dit vereist echter extra aangepaste velden in het onkostenformulier, zodat indieners of financiële reviewers de nodige wijzigingen kunnen aanbrengen als Perk's AI deze niet correct kan identificeren. Als u deze configuratie nodig heeft, neem dan contact met ons op. Neem contact op met uw Perk-accountmanager.

Opmerking: De aangepaste velden zijn niet verplicht, maar moeten altijd worden ingevuld voor volledige naleving.