Tweewegmatching (2-weg) is het proces waarbij een factuur wordt gekoppeld aan een inkooporder of inkooporders in Perk. Deze relatie kan vervolgens worden geëxporteerd en bijgehouden in het financiële/ERP-systeem.

Je voert tweewegmatching uit door Perk toe te staan Inkooporders automatisch koppelen aan facturen op basis van de informatie die beschikbaar is in de factuur of handmatig de bijbehorende inkooporders selecteren op de factuurpagina.

Voorzichtigheid: Om tweewegmatching te kunnen gebruiken, moeten inkooporders voor het bedrijf zijn ingeschakeld en moeten de inkoopordergegevens al beschikbaar zijn in Perk.

In Perk kun je:

• Koppel een factuur aan een inkooporder.
• Een factuur koppelen aan meerdere inkooporders.

Bij meerdere inkooporders bevat de factuur doorgaans meerdere regelitems. Elk regelitem moet worden gekoppeld aan een regelitem in de inkooporder.

Indien mogelijk detecteert Perk de leverancier en de bijbehorende inkooporder(s) op de factuur. Zo werden bijvoorbeeld zowel de leverancier als een inkoopordernummer op de factuur herkend.

Als de inkoopordernummer(s) automatisch of handmatig in de factuurkop worden geselecteerd, verandert het gedeelte met de artikelregels en worden er twee extra kolommen toegevoegd:

• PO-nummer
• Overeenkomststatus

Kolom met PO-nummer

De kolom 'PO-nummer' bevat een lijst met overeenkomende PO-nummers (die automatisch door Perk zijn voorgesteld of handmatig zijn geselecteerd).

Als u op het inkoopordernummer in de kolom 'Inkoopordernummer' klikt, worden in het venster 'Factuurafstemming' alle inkooporderregels in een tabel weergegeven.

De tabel bevat de volgende kolommen:

• StatusStatus van de inkooporderregel.
• Beschrijving: Omschrijving van het inkooporderregelitem.
• PO: Nummer van de inkooporder die aan het regelitem is gekoppeld.
• Artikel nr.Unieke identificatiecode van de artikelen die een bedrijf heeft besteld.

Het venster kan, indien nodig, ook andere kolommen in de inkooporder bevatten.

De orderregels worden gesorteerd in oplopende volgorde op ordernummer en vervolgens op positie. Als het ordernummer of de positie niet-numerieke waarden bevat, worden deze regels alfabetisch gesorteerd in oplopende volgorde.

Tip: Niet alle weergegeven kolommen zijn verplicht. U kunt de weergegeven kolommen aanpassen door op het pictogram Kolommen te klikken (…) in de rechterbovenhoek van het venster.

Omdat regelitems die niet gerelateerd zijn aan een inkooporder geen deel uitmaken van een inkooporder, zijn ze niet automatisch toegewezen aan een categorie (bijv. grootboekrekening) of een kostenobjectFactuurverwerkers moeten bepalen hoe ze de facturen in het boekhoudsysteem moeten verwerken.

Overeenkomende statuskolom

Zodra een factuurregel is gekoppeld aan een inkooporderregel (handmatig of automatisch), berekent Perk de status van het inkooporderregelitem.

De afbeelding laat zien hoe twee inkooporderregels aan elkaar zijn gekoppeld en hoe de statussen dienovereenkomstig zijn gewijzigd.

Bovendien is te zien dat Perk in feite twee dingen heeft berekend:

• Overeenkomende bedragen met de inkooporder: hoeveel van de factuurregel is gekoppeld aan een inkooporder?
• Aantal gekoppeld aan de inkooporder: hoeveel eenheden zijn gekoppeld aan een bepaalde inkooporder?

Wanneer u op een factuuractie klikt, zoals bijvoorbeeld Redden of IndienenDe statussen en de bijbehorende bedragen worden dienovereenkomstig bijgewerkt op de pagina met inkooporders.

Automatisch koppelen van inkooporderregels aan factuurregels.

Perk kan facturen automatisch koppelen aan inkooporders, zodat u dit niet handmatig hoeft te doen.

Met automatische tweewegmatching detecteert Perk informatie in de factuur die helpt bij het identificeren van inkooporders en gebruikt deze informatie om automatisch een inkooporderregel aan de factuurregel te koppelen.

Opmerking: Accountbeheerders moeten automatische tweeweg-matching inschakelen in Instellingen > Leveranciersfacturen > FactuurinstellingenControleer de Inkooporders inschakelen De optie is ingeschakeld en selecteer de Automatisch matchen inschakelen selectievakje.

De posten in de inkooporder worden automatisch gekoppeld aan de posten in de factuur wanneer de factuur wordt aangemaakt. voor het eerst geüpload.

Er zijn twee manieren om automatisch matchen handmatig te activeren:

• door handmatig een inkoopordernummer toe te voegen of te verwijderen in de Bestelnummer koptekstveld, of
• door gebruik te maken van de Activeer automatische match Deze optie is beschikbaar in het gedeelte met regelitems. Gebruikers kunnen één, meerdere of alle regelitems selecteren en automatisch matchen activeren. Of wanneer een De gebruiker voegt een inkoopordernummer toe. in de Bestelnummer koptekstveld.

Als Perk het inkoopordernummer in de factuur niet kan detecteren, hangt het afstemmingsgedrag van de factuurregelitems af van de leveranciersinstellingen:

• als de leverancier is gemarkeerd als een PO-leverancier En Activeer automatisch zoeken als het inkoopordernummer niet wordt gevonden. Als deze optie is ingeschakeld voor de leverancier, probeert Perk de factuurregels automatisch te koppelen aan de inkooporderregels.
• als de leverancier is gemarkeerd als een PO-leverancier En Activeer automatisch zoeken als het inkoopordernummer niet wordt gevonden. is niet ingeschakeldJe moet de factuur handmatig koppelen aan de inkooporder.
• als de leverancier niet gemarkeerd Als leverancier met een inkooporder moet de factuur handmatig worden gekoppeld aan de inkooporder.

Opmerking: Soms kan Perk geen overeenkomende artikelregels vinden als de toleranties die zijn ingesteld door de Perk-beheerder van uw bedrijf worden overschreden. In die gevallen moet u de factuur mogelijk handmatig koppelen aan de inkooporder.

Om de gegevens in het inkooporderitem te koppelen aan de factuurregel, zoekt de AI van Perk naar de volgende kenmerken:

• Leverancier
• PO-nummer
• Munteenheid
• Beschrijving
• Hoeveelheid
• Bedrag
• Prijs van het artikel

Handmatig inkooporderregels koppelen aan een factuur

Om een inkooporder handmatig aan een factuur te koppelen, ga naar de factuur en selecteer de inkooporder(s) in de factuur. Bestelnummer veld in de factuurkop.

Het venster voor het koppelen van facturen helpt gebruikers bij het koppelen van factuurregels aan inkooporderregels. Om een factuurregel aan een inkooporder te koppelen, klikt u op [link]. Kies PO en selecteer het bijbehorende inkoopordernummer.

In het venster Factuurafstemming kunt u:

• Overeenkomst: Koppel het factuurregelitem aan het corresponderende inkooporderregelitem door te klikken Overeenkomst.
• Markeren als niet-PO: Markeer het factuuritem als zijnde geen onderdeel van een inkooporder. In dit geval begrijpt Perk dat dit regelitem niet gerelateerd is aan een specifieke inkooporder.
  Er kunnen bijvoorbeeld posten op de factuur staan die niet in de oorspronkelijke bestelling waren opgenomen, zoals bezorgkosten/vrachtkosten.

Zodra een factuurregel is gekoppeld aan een inkooporder, kunt u bepaalde gegevens mogelijk niet meer bewerken.

Tip: Klik op het pictogram 'Uitbreiden' rechts van de Overeenkomst knop in het venster voor factuurafstemming om meer inkooporderregelitems weer te geven.

Om het te bewerken, moet je de overeenkomst verwijderen door erop te klikken. X pictogram in de kolom PO-regelitemU kunt ook op het inkoopordernummer klikken en vervolgens op de knop klikken. Ongeëvenaard.

U kunt ook in bulk factuurregels koppelen aan inkooporderregels. U wilt bijvoorbeeld meerdere factuurregels koppelen aan dezelfde inkooporderregel.
Selecteer hiervoor meerdere factuurregels met behulp van de selectievakjes en klik. Match POEr verschijnt een nieuw venster waarin u het inkooporderregelitem kunt selecteren dat u wilt koppelen aan de geselecteerde factuurregelitems. Klik Match PO om uw actie te bevestigen.

Mogelijke scenario's voor tweewegmatching

In het veld voor de inkooporderregel wordt het bijbehorende inkoopordernummer weergegeven. Afhankelijk van het succes van de koppeling, gebeurt het volgende: overeenkomende statussen kan verschijnen:

• Overeenkomend: De factuurregel komt volledig overeen met het inkooporderitem. Er zijn geen bedragverschillen.
• Te veel uitgegeven: De factuurregel is gekoppeld aan het inkooporderitem. Er zijn bedragverschillen.

Opmerking: Bij tweewegmatching zijn er verschillen in hoeveelheid. niet in aanmerking genomen Bij het berekenen van de matchingstatus worden alleen de hoeveelheden in aanmerking genomen. Hoeveelheidsverschillen worden altijd meegenomen in de statusberekening wanneer een driewegmatching wordt uitgevoerd met GR- en PO-gegevens.

Inkooporders met de status 'verwijderd' of 'geblokkeerd'

Wanneer een inkooporderitem de status 'verwijderd' of 'geblokkeerd' heeft, kan er nog steeds een factuurregel aan worden gekoppeld. Er wordt een melding weergegeven die aangeeft dat het inkooporderitem geblokkeerd of verwijderd is.

Afhankelijk van de klantvoorkeur kunt u de workflow beperken, zodat gebruikers dergelijke facturen niet verder kunnen verwerken dan een specifieke status. Facturen met geblokkeerde inkooporderregels mogen bijvoorbeeld niet verder komen dan de status 'nieuw/concept', of facturen met geblokkeerde inkooporderregels mogen niet verder komen dan de status 'goedkeuring', enzovoort.