Een workflow voor goedkeuring van aangepaste velden stuurt een onkostennota ter goedkeuring door op basis van de waarden van de aangepaste velden die in het document zijn geselecteerd. Aangepaste velden worden vaak gebruikt om zaken als projecten, afdelingen, evenementen of kostencategorieën weer te geven. Wanneer iemand een onkostennota indient, bekijkt Perk de gebruikte waarden van de aangepaste velden en stuurt het document naar de goedkeurders die voor dat aangepaste veld zijn gedefinieerd.
Deze workflow kan op twee manieren verlopen:
- Elke goedkeurder kan goedkeuren: Als er meer dan één goedkeurder is toegewezen aan de geselecteerde tagwaarde, een van hen De onkosten kunnen worden goedgekeurd om de goedkeuringsstap te voltooien. Dit wordt doorgaans gebruikt wanneer een goedkeuringsgroep de verantwoordelijkheid deelt en één beslissing voldoende is om het document verder te brengen.
- Alle goedkeurders moeten goedkeuren: In gevallen waarin meerdere personen expliciete goedkeuring moeten geven, kan de workflow vereisen dat elke aangewezen goedkeurder De uitgaven worden beoordeeld en goedgekeurd voordat ze naar de volgende fase gaan. Dit wordt meestal gebruikt voor gevoelige uitgavencategorieën, strikte projectbudgetten of omgevingen met veel controles.
Uitgaven goedkeuren met een aangepaste workflow voor veldgoedkeuring
Wanneer de onkostennota wordt ingediend, leest de workflow de waarde van het geselecteerde aangepaste veld in het document. Elke waarde van een aangepast veld heeft een set goedkeurders die u in de instellingen van het aangepaste veld hebt ingesteld. De workflow wijst deze goedkeurders automatisch toe aan de onkostennota.
Afhankelijk van de configuratie moet een of meerdere van hen hun goedkeuring geven voordat de uitgave kan worden verwerkt.
Deze workflow is ideaal wanneer de goedkeuringsbevoegdheid afhangt van het bedrijfsgebied, het project of de kostenpost die aan de uitgave is gekoppeld. Typische voorbeelden zijn:
- Projectgebonden goedkeuring
- Goedkeuring door de afdeling, kostenplaats of campagne
- Aanvullend toezicht vereist voor specifieke uitgavensoorten.
- Kostenverantwoordelijkheid over verschillende afdelingen heen, waarbij meerdere belanghebbenden inzicht of goedkeuring nodig hebben.
Opmerking: Een aangepaste workflow voor veldgoedkeuring kan worden gecombineerd met andere goedkeuringsworkflows, zoals goedkeuring door lijnmanagers of kostenobjecten, wanneer u meerstapsbeheer nodig hebt. De volgorde en logica zijn afhankelijk van uw interne beleid.
Een aangepaste veldworkflow gebruiken
Deze workflow is beschikbaar als sjabloon in de workflowontwerper. Selecteer Goedkeuring van het labelJe kunt de instellingen aanpassen of extra stappen aan het proces toevoegen, indien nodig.