Dit artikel legt uit hoe Perk kilometervergoedingen berekent – ​​van het meten van de afstand tot het toepassen van vergoedingspercentages en belastingen. Gebruik het om de regels te begrijpen die bepalen wat er wordt betaald, wanneer en hoe de belasting automatisch wordt toegepast.

Wat een kilometervergoeding is

Met de kilometervergoeding in Perk kunnen medewerkers een vergoeding aanvragen voor ritten die ze met hun eigen auto voor werkdoeleinden maken. In plaats van een bonnetje in te dienen, vult de medewerker de start- en eindlocatie in (en eventuele tussenstops), waarna Perk de afstand en het vergoedingsbedrag berekent op basis van het geldende kilometertarief.

Werknemers kunnen op twee manieren kilometerkosten declareren:

• Handmatig: door een aparte kilometervergoeding aan te maken.
• Automatisch: wanneer er een kilometervergoeding wordt gegenereerd als onderdeel van een reis in Perk.

Perk beheert de vergoeding van kilometerkosten met behulp van kilometertarieven. Perk-beheerders kunnen meerdere kilometervergoedingen instellen. zoals vereist om verschillende scenario's te kunnen afhandelen, zoals verschillende vergoedingstarieven voor elektrische voertuigen versus voertuigen met verbrandingsmotor, of voor bestuurders die alleen rijden versus bestuurders met extra passagiers.

Om de kilometervergoeding te berekenen, gebruikt Perk de door de aanvrager ingevoerde bestemming en aankomstlocatie (vertrek-/aankomstadressen), kent het het juiste kilometertarief toe en berekent het het te declareren bedrag door de afstand te vermenigvuldigen met het tarief per kilometer (mijl).

Afstand in kilometers berekenen

Voordelen Google Maps gebruikt de tool om de afgelegde afstand tussen de door de medewerker ingevoerde locaties te berekenen, op basis van de snelste route. De berekende afstand wordt weergegeven in het onkostenformulier door op 'Afstand berekenen' te klikken. Medewerkers kunnen deze handmatig aanpassen indien nodig, bijvoorbeeld als ze een andere route hebben genomen.

Er kunnen verschillen optreden in de berekening van de Perk-kilometers. De Google Maps Directions API geeft de meest efficiënte route weer bij het berekenen van de kilometers. Daarom kan er een kleine afwijking zijn in de afstand die wordt berekend met de Google Maps-app, vanwege andere factoren zoals het exacte of geschatte adres van de vertrek- en aankomstlocaties, verkeer op de route, complexiteit van de route, enzovoort.

Opmerking: Voor een nauwkeurigere automatische kilometerberekening kunt u het beste de exacte adressen van de vertrek- en aankomstlocatie invoeren in plaats van een geschatte locatie (bijv. stad Zürich).

Locaties worden in de kilometerdeclaratie opgeslagen in de taal van de persoon. Voor medewerkers met Perk in het Duits wordt de locatie bijvoorbeeld weergegeven met de Duitse versie van het adres. De technische locatie die wordt gebruikt om de afstand te berekenen, is echter identiek.

De route die gebruikt wordt om de afstand te berekenen, wordt op de kaart weergegeven. Een retourrit kan in de kilometerkosten worden gesimuleerd door het selectievakje Retour (dubbele afstand) aan te vinken. Hiermee wordt de berekende afstand tussen de start- en eindlocatie verdubbeld.

Opmerking: Medewerkers kunnen de afgelegde kilometers automatisch berekenen door de optie te selecteren. Bereken de kilometervergoeding (tot de volgende halte) selectievakje. Dit genereert automatisch kilometerkosten voor de afstand tussen de stops.

Naleving van handmatig ingevoerde afstanden

Voor automatisch berekende afstanden in kilometervergoedingen en ritten kunnen indieners de afstand handmatig overschrijven door het aantal kilometers (mijlen) in te voeren. Afstand (enkele reis) Perk-beheerders kunnen een waarschuwing instellen om handmatige invoer te detecteren die de automatisch berekende afstand met een bepaald percentage overschrijdt.

Beheerders van voordelen kunnen een drempelwaarde (%) instellen waarmee handmatig ingevoerde afstanden de automatisch berekende afstand van Google Maps mogen overschrijden. Beheerder > Bedrijf > Compliance.

Het bericht over de naleving wordt alleen weergegeven wanneer de persoon de afstand automatisch heeft berekend, bijvoorbeeld door te klikken. Bereken de afstand of het selecteren van de Bereken de kilometervergoeding (tot de volgende halte) selectievakje. Als de persoon de afstand handmatig invoert, wordt het bericht niet weergegeven.

Stel kilometervergoedingen in

De kilometervergoedingen worden vastgesteld in Instellingen > Onkosteninstellingen > KilometervergoedingenAlleen Perk-beheerders kunnen kilometervergoedingen bewerken. Kilometervergoedingen kunnen onbeperkt geldig zijn of geldig voor een vaste periode.Geldig van/tot).

Soorten kilometervergoedingen

Er zijn twee soorten kilometervergoedingen die gebruikt kunnen worden om de kilometerkosten te berekenen:

• Vaste rente
• Stapsgewijs tarief

Vaste rente

Bij een vast kilometertarief geldt een vast tarief per kilometer of mijl. De vergoeding wordt berekend door de totale afstand te vermenigvuldigen met het vaste tarief.

Voorbeeld: Sarah rijdt 80 km voor een zakenreis. Het kilometertarief van haar bedrijf is £0,45 per km. Haar vergoeding is 80 × £0,45 = £36,00.

Stapsgewijs tarief

Bij een getrapte kilometervergoeding is het tarief variabel en afhankelijk van het aantal kilometers dat de werknemer in de betreffende periode heeft afgelegd. Voor verschillende afstandscategorieën gelden verschillende tariefschijven, waardoor het tarief verandert zodra de werknemer een bepaalde drempel overschrijdt.

Voorbeeld: Alex' bedrijf hanteert een stapsgewijs tarief: £0,45/km voor de eerste 10.000 km per jaar en £0,25/km voor elke afstand daarboven. Als Alex dit jaar al 9.800 km heeft gereden en een rit van 500 km declareert, wordt de eerste 200 km vergoed tegen £0,45/km en de resterende 300 km tegen £0,25/km.

Hoe wordt bepaald of iemand in aanmerking komt voor een kilometervergoeding?

Perk houdt de totale kilometerstand van elke medewerker bij over een bepaalde periode (maandelijks of jaarlijks, afhankelijk van de instellingen van uw bedrijf) met behulp van een kilometerteller. Deze teller bepaalt welk kilometertarief van toepassing is op elke onkostenpost.

Of een kilometervergoeding in aanmerking komt voor een kilometeruitbetaling, hangt af van drie factoren:

• de kilometerteller van de werknemer
• het minimum aantal kilometers van het kilometertarief
• het maximale aantal kilometers van het kilometertarief

Wanneer medewerkers een kilometerdeclaratie aanmaken, probeert Perk automatisch het juiste kilometertarief toe te wijzen op basis van de voorwaarden. Alleen tarieven waarvan het minimum aantal kilometers overeenkomt met de kilometerteller van de medewerker worden weergegeven. Een Perk-beheerder heeft bijvoorbeeld de volgende kilometertarieven ingesteld:

• Kilometerstand A: minimale kilometerstand 2000 km
• Kilometerstand B: minimale kilometerstand 50.000 km

Als de kilometerteller van de werknemer 20.000 km bedraagt, komt alleen kilometervergoeding A in aanmerking. Het maximale aantal kilometers bepaalt de grens waarna een kilometervergoeding niet langer van toepassing is.

Als er geen minimum- of maximumaantal kilometers is vastgesteld voor het kilometertarief, kan dit tarief worden toegepast op alle kilometerkosten die de werknemer maakt.

Wanneer een Perk-beheerder meerdere kilometervergoedingen heeft ingesteld met vergelijkbare minimum- en maximumkilometers, kan de volgorde waarin de kilometervergoedingen worden geselecteerd worden bepaald door een waarde in te stellen in de Prioriteit voor kilometervergoeding veld. Hoe hoger de waarde, hoe hoger de prioriteit van het kilometervergoedingstarief ten opzichte van andere in aanmerking komende kilometervergoedingen.

Minimale afstand voor reizen

Uw bedrijf kan een minimale afstand instellen die werknemers moeten afleggen voordat er automatisch een kilometervergoeding wordt aangemaakt voor een reis. Als de reisafstand onder deze drempel ligt, worden er geen kilometervergoedingen voor die reis gegenereerd.

Opmerking: Als de afstand kleiner is dan de minimale reisafstand, dan zijn de kilometerkosten niet gemaakt tijdens de reis.

Minimale afstand voor vergoeding

Als alternatief voor het instellen van een stapsgewijs kilometertarief met een tarief van nul voor kilometers (of mijlen) tot een bepaalde drempel, kunt u de minimale afstand voor vergoeding instellen in elk kilometertarief. Daarbij geeft u aan Perk aan hoeveel kilometers moeten worden genegeerd voordat de vergoeding wordt berekend.

Stel bijvoorbeeld dat een werknemer 121,57 km aflegt. Het bedrijf hanteert een eenvoudig kilometertarief van 0,16 EUR per kilometer en stelt een minimumafstand van 100 km vast voor vergoeding.

De berekening voor de vergoeding is als volgt:

• 1e berekening = 100 km * 0 = 0 EUR
• Tweede berekening = 21,57 km * 0,16 EUR/km = 3,45 EUR

Kilometervergoedingen per land van toepassing

Kilometervergoedingen kunnen wereldwijd gelden of landspecifiek zijn (Toepasselijke landenStandaard worden tarieven wereldwijd toegepast.

U kunt een kilometertarief instellen dat alleen van toepassing is op een specifiek land. Voor ritten binnen dat land wordt dat kilometertarief gehanteerd. Voor grensoverschrijdende ritten kunnen meerdere kilometertarieven worden gebruikt. U kunt bijvoorbeeld aparte tarieven instellen voor Duitsland, Zwitserland en Frankrijk.

• Kilometervergoeding 1 (alleen Duitsland)
• Kilometervergoeding 2 (alleen Zwitserland)
• Kilometervergoeding 3 (alleen Frankrijk)

Als een werknemer de volgende reizen maakt, berekent Perk het toepasselijke kilometertarief als volgt:

• München naar Zürich - Kilometervergoeding 1 is van toepassing
• Zürich naar Parijs - Kilometervergoedingstarief 2 is van toepassing
• Zürich naar München - Kilometervergoeding tarief 2 is van toepassing
• Parijs naar München - Kilometervergoedingstarief 3 is van toepassing
• Barcelona naar Parijs - Geen kilometervergoeding | Geen tarief van toepassing, aangezien er geen tarief is vastgesteld voor Spanje
• Parijs naar Barcelona - Kilometerstand 3 | De reis begon in Frankrijk
• Lissabon naar Barcelona - Geen kilometervergoeding | Geen tarief van toepassing, aangezien er geen tarief is vastgesteld voor Portugal

BTW over kilometervergoedingen

Perk kan automatisch het btw-bedrag over kilometerkosten berekenen op basis van het btw-tarief dat aan het betreffende kilometertarief is gekoppeld. Dit betekent dat medewerkers en financiële teams de btw niet handmatig hoeven te berekenen of in te voeren.

Hoe de btw automatisch wordt berekend

Wanneer een beheerder een kilometervergoeding instelt, kan hij of zij daar een of meer belastingtarieven aan koppelen. Zodra deze gekoppeld zijn, past Perk die belastingtarieven automatisch toe op alle kilometerkosten die met dat tarief worden vergoed – ongeacht of de kosten handmatig door de medewerker worden aangemaakt of automatisch worden gegenereerd als onderdeel van een reis.

Het belastingbedrag wordt als volgt berekend: Vergoedingsbedrag × belastingtarief = belastingbedrag

Wanneer een medewerker een kilometerdeclaratie aanmaakt of bekijkt, wordt naast het vergoedingsbedrag ook het vooraf berekende belastingbedrag weergegeven. Medewerkers kunnen het belastingbedrag niet zelf invoeren of aanpassen. Als ze de afstand van een kilometerdeclaratie wijzigen, berekent Perk het belastingbedrag automatisch opnieuw op basis van de bijgewerkte vergoeding. De belasting wordt altijd berekend op basis van de ingevoerde afstand.

Als er geen belastingtarief is gekoppeld aan de kilometervergoeding, kunnen werknemers handmatig een belastingtarief selecteren (indien weergegeven) en het vergoedingsbedrag aanpassen.

Getrapte kilometertarieven en belasting bij export

Bij stapsgewijze kilometervergoedingen is de belasting die op het onkostenformulier wordt weergegeven tijdens de indiening en controle een schatting gebaseerd op de op dat moment ingevoerde afstand. Omdat de uiteindelijke vergoeding voor stapsgewijze vergoedingen afhangt van het totale aantal kilometers dat de werknemer in de betreffende periode heeft afgelegd – wat kan veranderen naarmate er meer onkosten worden ingediend – wordt de definitieve belastingberekening pas uitgevoerd op het moment van declaratie.

Dit betekent dat het belastingbedrag op een geëxporteerde kilometervergoeding enigszins kan afwijken van het bedrag dat werd weergegeven tijdens de indiening of beoordeling. Dit is normaal gedrag en zorgt ervoor dat het belastingbedrag altijd correct is op basis van het uiteindelijke vergoedingsbedrag.

Let op: De belasting wordt alleen automatisch berekend als er een belastingtarief is gekoppeld aan het kilometertarief. Als er geen belastingtarief is gekoppeld, is het veld voor het belastingbedrag bij de onkostenpost leeg.

Kilometeranalyse

Perk registreert kilometergegevens binnen uw hele organisatie, waardoor financiële teams inzicht krijgen in hoeveel medewerkers rijden en wat daarvoor wordt vergoed.

Je kunt de gegevens over kilometerkosten bekijken in het analysegedeelte van Perk, samen met andere onkostencategorieën.

Om een kilometerrapport te genereren:

1. Kies de filtercriteria en de rijgegevens die u wilt bekijken en selecteer Afgelegde afstand (kilometers) in de Waarden (geaggregeerd) keuzelijstveld:
2. Druk op Rapport genereren.
3. U kunt het gegenereerde rapport downloaden door op de rapportlink te klikken die wordt weergegeven. Resultaten sectie.