Met de Perk Spend Management Connector voor Microsoft Dynamics 365 Business Central combineert u de kracht van Microsoft Dynamics 365 Business Central met de door AI aangedreven oplossing voor uitgavenbeheer van Perk.

Dankzij de integratie met Perk stromen gegevens automatisch heen en weer met Microsoft Dynamics 365 Business Central, waardoor u het proces kunt automatiseren, ongeacht waar de uitgaven plaatsvinden.

Overzicht

MS Dynamics 365 Business Central is verantwoordelijk voor het beheren van de gegevensstromen van en naar Perk. Het gebruikt de Perk API (OAuth2.0-authenticatie) om stam- en transactiegegevens, zoals inkooporders en goederenontvangsten, naar Perk te verzenden en om factuurgegevens op te halen voor boeking. De webhooks van Perk informeren Business Central over wijzigingen in de documentstatus, waardoor Business Central controle heeft over wanneer gegevens worden opgehaald en geboekt. Voor onkosten is Perk verantwoordelijk voor het verzenden van onkostengegevens naar Business Central. Business Central haalt bonnen en bijlagen op via de Perk API.

Elk Microsoft Dynamics 365 Business Central-bedrijf is gekoppeld aan een Perk-rechtspersoon. Als u meer dan één bedrijf hebt, moet u een aparte rechtspersoon in Perk instellen.

Facturen zonder inkooporder, facturen met inkooporder en facturen met inkooporder en ontvangstbewijs (GR)

Met de integratie kunt u inkooporders en inkoopontvangsten naar Perk sturen voor verwerking samen met de facturen, waarbij inkooporder- en/of goederenontvangstregelitems worden gekoppeld aan factuurregelitems (tweewegkoppeling en driewegkoppeling). De integratie ondersteunt regeltypen voor artikelen, vaste activa en artikelkosten. Het ondersteunt geen regeltypen voor resources en toewijzingsrekeningen.

Factuur in PDF-formaat

Factuurdocumenten worden door Business Central opgehaald als base64-gecodeerde PDF-bestanden en aan de inkooporder of inkoopfactuur gekoppeld. Het document kan worden bekeken in het tabblad Bijlagen van de inkooporder of inkoopfactuur.

Factuur boeken in leveranciersboekhouding

Perk communiceert wijzigingen in de status van Perk-facturen naar Business Central via webhooks. Business Central is vervolgens verantwoordelijk voor het ophalen van de factuurgegevens van Perk en het boeken ervan als geboekte inkoopfacturen (indien automatische boeking is ingeschakeld).

U kunt ervoor kiezen om facturen in Business Central te boeken bij indiening, door de inkooporder bij te werken met een betalingsblokkering of een tijdelijke inkoopfactuur met een betalingsblokkering aan te maken. Of, wanneer facturen volledig zijn goedgekeurd en klaar zijn voor export, kunt u de factuurgegevens boeken als geboekte inkoopfactuur en de bijbehorende grootboekpost voor de leverancier aanmaken.

Kosten boeken in het grootboek

In het geval van onkosten is Perk verantwoordelijk voor het rechtstreeks boeken van de onkosten in het grootboek.

Rapportagevaluta voor facturen en onkosten

Bij het exporteren van facturen wordt de valutaconversie volledig door Business Central afgehandeld. Dit betekent dat u gebruikmaakt van De wisselkoersen van Business Central worden gebruikt om alle conversies naar de bedrijfsvaluta en eventuele aanpassingen naar behoren af te handelen.

Goedkeuring van facturen en onkosten

De goedkeuringsprocedure voor facturen en/of onkosten wordt volledig beheerd door Perk, met behulp van een standaard workflow voor lijnmanagers of kostenobjecten, of met behulp van een aangepaste workflow.

Vereisten

De Perk-integratie voor MS Dynamics 365 Business Central ondersteunt de volgende versies:

De integratie kan worden geïnstalleerd als een extensie, hetzij als een extensiepakket (voor implementatie op locatie) of via Microsoft AppSource.

Opmerking: Als u de integratie rechtstreeks als een extensiepakket installeert in Microsoft Dynamics 365 Business Central, ontvangt u geen automatische updates met nieuwe functies. U bent zelf verantwoordelijk voor het bijwerken van het extensiepakket naar de nieuwste versie.

Verwerkingskosten met de integratie

Declaraties worden in Perk verwerkt volgens de workflow van het bedrijf; met andere woorden: indienen > goedkeuren > controleren.

Na verwerking worden ze door Perk geëxporteerd naar Business Central, handmatig (op verzoek van het financiële team) of automatisch met behulp van een exporteer taak.

Export- en boekingskosten

Uitgaven (losse uitgaven, kaarttransacties en reiskosten) worden geboekt op grootboekrekeningen. De integratie kan zo worden geconfigureerd dat uitgaven automatisch naar de corresponderende grootboekrekeningen worden geboekt of dat de bijbehorende boeking in het algemene journaal wordt aangemaakt, zodat het financiële team de boeking handmatig kan verwerken.

Creditnota's voor onkosten

Met Perk kunt u creditnota's in Business Central boeken (mits de optie 'creditnota's aanmaken' is ingeschakeld voor de betreffende rechtspersoon). Creditnota's worden in Business Central op dezelfde manier verwerkt als creditnota's.

Uitgavenbonnen en bijlagen

U kunt ervoor kiezen om onkostenbonnen (en bijlagen) te importeren in Business Central. Als u bonnen importeert, worden deze gekoppeld aan de bijbehorende grootboekpost. De bon (en eventuele bijlagen) is beschikbaar in het tabblad Inkomende documenten voor elke grootboekpost. Bovendien worden de bonnen, zodra de grootboekpost is geboekt, beschikbaar gesteld vanuit de leveranciersgrootboekpost.

Facturen verwerken met de integratie

Facturen voor secundaire arbeidsvoorwaarden worden geboekt als inkoopfacturen (voor facturen zonder inkooporder) en inkooporders (voor facturen met inkooporder) voor verwerking in Business Central als leveranciersbetalingen.

Factuurdocumenten worden door Business Central opgehaald als base64-gecodeerde PDF-bestanden en aan de inkooporder/factuur gekoppeld. Het document kan worden bekeken in het tabblad Bijlagen van de inkooporder/factuur.

De Perk-integratie kan zo worden geconfigureerd dat alle inkooporders/inkoopfacturen automatisch als geboekte inkoopfacturen worden verwerkt. Als alternatief kunnen financiële gebruikers inkooporders of inkoopfacturen handmatig verwerken met de bijbehorende functie in Business Central.

Business Central is verantwoordelijk voor alle berekeningen van het nettobedrag, het brutobedrag en het belastingbedrag, op basis van de hoeveelheid en de eenheidsprijs die door Perk worden verstrekt.

Let op: Als uw inkooporderkaart verplichte aangepaste velden bevat, moet u deze velden handmatig bijwerken in Business Central. Anders kan er een foutmelding optreden bij het exporteren van inkooporderfacturen vanuit Perk.

Daarnaast kunt u ervoor kiezen om journaalberichten te plaatsen op:

• Goedkeuring en export: standaard factuurexportproces
• Voorlopige boeking: Inkoopfactuur geboekt met betalingsblokkering om te voorkomen dat deze in de betalingsrun wordt meegenomen.

Door de Perk Connector in Business Central te installeren, wordt een extra veld Perk Payment Status toegevoegd aan de inkooporder- en inkoopfactuurkaarten in Business Central. Alleen facturen met de status Approved worden meegenomen in het rapport 'Suggested Vendor Payments' en zijn beschikbaar voor verwerking. Als de status Perk Payment Status niet is goedgekeurd (ongeacht of u direct na goedkeuring boekt of voorlopig), wordt de factuur geblokkeerd voor betaling en verwerking.

Als u in de workflowontwerper van Perk de factuurworkflow instelt voor voorlopige boeking (d.w.z. gegevens die naar Business worden verzonden voordat ze volledig zijn goedgekeurd), is de betalingsstatus in Perk Niet goedgekeurd totdat de factuur is goedgekeurd en vanuit Perk is geëxporteerd. Op dat moment wordt de status gewijzigd in Goedgekeurd. Het wordt sterk afgeraden om de betalingsstatus in Perk handmatig te wijzigen van 'Niet goedgekeurd' naar 'Goedgekeurd', omdat dit de consistentie met het concept van voorlopige boeking verstoort.

Publicatie na goedkeuring en export

Wanneer de financiële gebruiker de factuur exporteert (wat mogelijk automatisch is ingesteld), haalt Business Central de factuurgegevens op uit Perk, genereert de grootboekpost voor de leverancier en boekt de factuur als een geboekte inkoopfactuur (voor facturen zonder inkooporder) en als een geboekte inkoopfactuur via de inkooporder (voor facturen met inkooporder).

De betalingsstatus van de bonus wordt bijgewerkt naar 'Goedgekeurd' wanneer de factuur wordt geëxporteerd.

Typisch proces in Perk

Let op: de statussen tussen haakjes geven de uiteindelijke status van de actie weer.

1. Factuur uploaden (nieuwe status)
2. Pas de code indien nodig aan. (concept-status)
3. Dien de factuur ter goedkeuring in, indien nodig. (in goedkeuringsstatus)
4. Factuur goedkeuren (status: in beoordeling)
5. Controleer de factuur. (status: klaar voor export)
6. Exportfactuur (geëxporteerd status).
7. Boek de factuur als een geboekte inkoopfactuur in Business Central zonder betalingsblokkering.

Voorlopige plaatsing

Wanneer een factuur in Perk wordt aangemaakt, worden er ook grootboekposten voor leveranciers in Business Central aangemaakt. Aan geboekte inkoopfacturen wordt echter een betalingsblokkering toegekend om te voorkomen dat ze worden verwerkt door het rapport 'Voorgestelde leveranciersbetalingen' (339). Wanneer de factuur in Perk wordt goedgekeurd en vervolgens wordt geëxporteerd (handmatig of automatisch), wordt de betalingsstatus in Perk bijgewerkt naar 'Goedgekeurd'. Business Central verwijdert de betalingsblokkering en werkt de grootboekposten voor leveranciers bij.

Als de factuur wordt afgewezen, kunt u Perk zo instellen dat er automatisch een creditnota wordt geboekt om de geboekte inkoopfactuur te verrekenen. U kunt kiezen of u wilt dat Perk automatisch creditnota's boekt of dat u afgewezen facturen handmatig wilt verwerken.

Typisch proces in Perk

Let op: de statussen tussen haakjes geven de uiteindelijke status van de actie weer.

1. Factuur uploaden. (nieuwe status)
2. Pas de code indien nodig aan. (concept status)
3. Indienen ter goedkeuring (status: in goedkeuring) en een geboekte inkoopfactuur aanmaken in Business Central met betalingsblokkering.
4. Factuur goedkeuren (in beoordeling)
5. Factuur controleren (klaar voor export)
6. Exportfactuur (geëxporteerd)
7. Verwijder de betalingsblokkering in Business Central (geëxporteerd).

Als de factuur wordt afgewezen, wordt de geboekte inkoopfactuur met betalingsblokkering in Business Central geannuleerd en wordt er een creditnota aangemaakt.

In dit voorbeeld wordt de factuur na indiening voorlopig geboekt, maar de workflow kan net zo goed zo worden ingesteld dat de factuur in Business Central wordt geboekt na goedkeuring maar vóór de beoordeling.

Factuurdocument, btw-nummer en boekingsdatums

Bij het exporteren van facturen naar Business Central koppelt de Perk-connector de factuurdatums als volgt:

Als er in Perk geen boekingsdatum is opgegeven, gebruikt de Perk-connector de factuurdatum als boekingsdatum.

De vervaldatums die in de Perk-factuur zijn ingesteld, worden niet weergegeven in Business Central, omdat deze vervaldatums afkomstig zijn van de bijbehorende betalingstermijn.

Aankoopcreditnota's

Creditnota's van facturen die niet aan inkooporders zijn gekoppeld, worden als inkoopcreditnota's naar Business Central geëxporteerd. De integratie ondersteunt momenteel geen creditnota's van inkooporderfacturen.

Creditnota's voor aankopen kunnen automatisch of handmatig worden geboekt (net als facturen). Creditnota's voor aankopen worden in Business Central geboekt met de status 'goedgekeurd' wanneer ze vanuit Perk worden geëxporteerd. Als een creditnota in Perk wordt ingetrokken of teruggestuurd, heeft dit geen gevolgen voor Business Central, aangezien de creditnota voor aankopen pas wordt aangemaakt wanneer de creditnota wordt geëxporteerd.

Als u een creditnota handmatig terugdraait in Perk, moet u de bijbehorende creditnota in Business Central handmatig aanpassen. De integratie past de aan een creditnota in Perk gekoppelde inkoopcreditnota's niet automatisch aan.

Artikelkosten in creditnota's die niet aan een inkooporder zijn gekoppeld.

Voor creditnota's van facturen zonder inkooporder worden de regelitems doorgaans weergegeven als grootboekrekening of vast actief. Het is echter ook mogelijk om artikelkosten te gebruiken, maar dan moet u de bijbehorende ontvangstregels in Business Central toewijzen.

Synchroniseren van stam- en transactiegegevens

De integratie stelt u in staat om alle stamgegevens in Microsoft 365 Business Central te beheren en te synchroniseren met Perk:

• gebruikers
• dimensies (kostenobjecten of aangepaste velden)
• Grootboekrekeningen
• leveranciers

U kunt ervoor kiezen om alle stamgegevenstypen te synchroniseren of alleen specifieke gegevenstypen (bijvoorbeeld alleen leveranciers), afhankelijk van uw behoeften. De synchronisatie van stamgegevens gebeurt automatisch met behulp van taken, maar u kunt ook handmatig specifieke records rechtstreeks vanuit de kaart synchroniseren.

Gebruikers worden rechtstreeks vanuit Business Central gesynchroniseerd, waardoor Perk-gebruikers naar behoefte in actieve of inactieve status worden aangemaakt. Perk-gebruikers kunnen worden aangemaakt via de medewerkerskaart. U kunt ervoor kiezen om import individual of meerdere leveranciers/medewerkers. Leveranciers kunnen worden aangemaakt via de leverancierskaart.

In Perk kunt u financiële dimensies (projecten, afdelingen, gebieden, enz.) toewijzen als specifieke kostenobjecten of aangepaste velden, waardoor u meer flexibiliteit krijgt bij het opzetten van uw financiële administratie.

De synchronisatie van stamgegevens wordt geautomatiseerd met behulp van taken, maar u kunt specifieke records ook handmatig rechtstreeks vanuit de kaart synchroniseren.

Opmerking: Gebruikers moeten in Business Central beschikken over de juiste machtigingen voor Perk-integratie om synchronisatietaken te kunnen uitvoeren.

Let op: Belastingtarieven worden niet geïmporteerd vanuit Business Central. U moet de belastingtarieven handmatig instellen in Perk. Perk koppelt de bedrijfsboekingsgroep en de productboekingsgroep aan het belastingtarief, zodat belastinginformatie succesvol naar Business Central kan worden geëxporteerd.

Voor transactiegegevens kunt u configureren hoe en wanneer Microsoft Dynamics 365 Business Central deze verzendt. inkooporders (PO's) en inkoopbonnen (GR's) naar Perk zodat het gebruikt kan worden voor tweeweg- en driewegvergelijkingen met facturen, waarbij zowel de koptekst- als de regelgegevens worden gecontroleerd op eventuele afwijkingen.

Business Central toont in de kaarten 'Inkooporder' en 'Inkoopontvangstbewijzen' informatie over welke inkooporders en goederenontvangsten naar Perk zijn verzonden.

Gebruikersgegevens

Gebruikers kunnen naar behoefte in Perk worden aangemaakt vanuit de werknemerskaarten van Business Central.

De rapportagestructuur (d.w.z. lijnmanagers) wordt niet overgenomen uit Business Central. U moet de rapportage in Perk instellen als u gebruik wilt maken van goedkeuring door lijnmanagers (of een aangepaste workflow die goedkeuring door lijnmanagers gebruikt voor escalatie van goedkeuringen).

De drempelwaarden voor lijnmanagers, gedelegeerden en assistenten (indien van toepassing), toegewezen kostenobjecten en taalvoorkeuren moeten handmatig in het gebruikersprofiel worden ingesteld.

De Perk-integratie stuurt deze informatie van Business Central naar Perk:

Financiële dimensiegegevens

De Perk-integratie ondersteunt de synchronisatie van dimensies. U kunt ervoor kiezen om dimensies te koppelen aan Perk-kostenplaatsen (objecten) en Perk-aangepaste velden. Aangezien Perk slechts één kostenplaats per regelitem/journaalpost ondersteunt, kunnen extra dimensies worden gekoppeld met behulp van aangepaste velden.

Dimensies die je mogelijk wilt synchroniseren in Perk:

• Gebied
• Bedrijfsgroep
• Klantengroep
• Afdeling
• Verkoper
• Verkoopcampagne
• Verkoper

U kunt bijvoorbeeld instellen dat de dimensiewaarden Afdeling in Business Central worden gesynchroniseerd als kostenobjecten, en de dimensiewaarden Gebied Europa Noord, Europa Noord (EU), Europa Noord (niet-EU) met de aangepaste velddimensie Land van Perk, waardoor aangepaste velden Europa Noord, Europa Noord (EU), Europa Noord (niet-EU) worden aangemaakt.

Let op: De Perk-integratie ondersteunt geen hiërarchische dimensies (d.w.z. hiërarchische kostenobjecten). Dit betekent dat u geen hoofdkostenobject met subkostenobjecten kunt instellen voor rapportage op afdelingsniveau. Bijvoorbeeld: een hoofdkostenobject 'IT-afdeling' met subkostenobjecten 'Software', 'Hardware' en 'Licenties'.

Opmerking: Hoewel financiële dimensies (kostenobjecten) kunnen worden gebruikt om facturen en onkosten in Perk goed te keuren, moet u de goedkeurder van het kostenobject rechtstreeks in Perk toewijzen zodra het kostenobject vanuit Business Central is gerepliceerd. De integratie neemt geen goedkeurders of goedkeuringslimieten over van Business Central.

Afmetingen als kostenobjecten voor voordelen

Alle actieve dimensies worden automatisch geïmporteerd als actieve kostenobjecten. Als de dimensie of de dimensiewaarde is geblokkeerd in Business Central, worden deze nog steeds in Perk geïmporteerd als kostenobject, maar met de status 'inactief'. Goedkeuringslimieten, goedkeurders van kostenobjecten, automatische goedkeuringslimieten en gemachtigden van kostenobjecten moeten handmatig in Perk worden ingesteld.

Dimensions als Perk-aangepaste velden

Alle actieve dimensies worden geïmporteerd als actieve aangepaste velden. Als de dimensie of de dimensiewaarde is geblokkeerd in Business Central, worden deze nog steeds in Perk geïmporteerd als aangepaste velden, maar met de status 'inactief'. Goedkeurders voor onkosten en facturen moeten in Perk worden ingesteld.

GL-rekeninggegevens

Voor elke grootboekrekening kunt u deze naar behoefte synchroniseren als factuur en/of onkostencategorie in Perk.

De integratie creëert de basisdefinitie van de categorie in Perk (naam, beschrijving, account), maar je kunt de categorieën bewerken zodra ze in Perk zijn gesynchroniseerd, zodat er een symbool in Perk wordt weergegeven.

Leveranciersgegevens

Leveranciers worden gekoppeld aan de leveranciers van Perk. Wijzigingen in de leverancierskaart worden automatisch gesynchroniseerd met Perk. U kunt echter ook handmatig wijzigingen doorvoeren vanuit Business Central.

Business Central biedt basisinformatie over de leverancier van de extra voordelen:

• Adres
• Belastingnummer(s)
• Bankgegevens

De standaardinstellingen voor leveranciers moeten handmatig worden ingesteld. De betalingsvoorwaarden voor de rechtspersoon worden niet gesynchroniseerd vanuit Business Central.

Inkooporders

Inkooporders van Business Central worden in Perk gebruikt voor tweeweg- en driewegmatching.

Met de connector bevat de inkooporderkaart extra velden om bij te houden of de inkooporder in Perk is aangemaakt, het bijbehorende Perk-inkooporder-ID en de Perk-betalingsstatus.

De Status van de bonusbetaling houdt de goedkeuringsstatus van de bijbehorende factuur bij. Dit veld wordt gebruikt om te bepalen of een betalingsblokkering moet worden toegepast op de geboekte inkoopfactuur om betaling te voorkomen als u het leveranciersgrootboek hebt ingesteld. plaatsen bij inzending in plaats van berichten plaatsen bij export.

De integratie ondersteunt de volgende regels in de inkooporder:

• Artikelen: standaard orderregelitems. Deze verschijnen als Perk-regelitems. Regelitems worden geboekt op de grootboekrekening (via de boekingsgroep die is opgegeven in de artikelkaart).
• Artikelkosten: registreert de kosten voor de afhandeling van artikelen, zoals vrachtkosten, laden en lossen, douanerechten, verzekeringen en andere soortgelijke kosten. Deze worden bijgehouden via aangepaste velden in Perk. De boekingsrekening is afgeleid van de artikelkosten.
• Vaste activa: Deze worden bijgehouden via aangepaste velden in Perk. De boekingsrekening is afgeleid van de vaste activa.

Let op: Perk ondersteunt geen regeltypen voor resources en allocatieaccounts.

PO-kopgegevens

PO-regelitemgegevens

Opmerking: In tegenstelling tot vaste activa en artikelkostenposten, bevatten inkooporderregels van het type artikel geen grootboekrekening (factuurcategorie). Deze informatie wordt niet weergegeven of gekoppeld in Perk. De grootboekrekening wordt bepaald door de boekingsgroep van het artikel in Business Central en de boeking naar de corresponderende grootboekrekening wordt door Business Central bepaald wanneer de factuur in Business Central wordt geïmporteerd.

Geboekte aankoopbonnen (goederenontvangsten)

In Perk worden geboekte aankoopbonnen verwerkt als goederenontvangsten.

Goederenontvangsten zijn altijd gekoppeld aan een inkooporder en worden gebruikt voor driewegmatching.

Over het algemeen worden artikel- (kosten) en vaste activa-regeltypen in Perk beschouwd als niet-GR-regeltypen. U kunt ze echter, indien nodig, koppelen aan een geboekte inkoopbon.

GR-kopgegevens

GR-regelitemgegevens