Perk voert een aantal algemene controles uit op alle facturen:

• controleert of de De factuur is een duplicaat.
• controleert of de De betalingsgegevens komen overeen met de standaardgegevens van de leverancier.
• controleert of de Het belastingtarief is van toepassing op de factuurdatum.
• controleert of een meeteenheid aanwezig wanneer een hoeveelheid wordt gespecificeerd
• controleert of de De leverancier van de inkooporder is dezelfde als de leverancier van de factuur.
• controleert of de De valuta van de inkooporder is dezelfde als de valuta van de factuur.

Daarnaast kan Perk andere factuurkenmerken controleren, zoals btw-nummers van leverancier en klant, referentienummer voor de btw-verlegging, klantnaam en adressen van leverancier en klant.

Je kunt Bekijk de controles die op de factuur zijn uitgevoerd. (en die niet zijn uitgevoerd of niet van toepassing zijn) in de Factuurcontroles tab.

De door Perk's AI verzamelde factuurgegevens worden gebruikt bij het controleren van de factuurvereisten:

• Belastingnummers: BTW-nummer leverancier, BTW-nummer klant
• AdressenAdresgegevens van de leverancier, adresgegevens van de klant, verzendadres
• Namen: Bedrijfsnaam
• Referentie voor omgekeerde lading

Tip: Uw bedrijf kan ervoor kiezen om activeer of deactiveer deze formele controles indien nodig.

Dubbele facturen

Perk kan facturen herkennen die mogelijk dubbel zijn en deze markeren met een notificatiebanner. Meldingen over dubbele facturen kunnen worden genegeerd. afhankelijk van de zakelijke regels van de factuur.

Perk voert een controle op duplicaten uit door de waarden in deze velden te vergelijken:

• Leverancier
• Belastingnummer
• Factuurdatum
• Totaalbedrag (Bruto totaal)
• Munteenheid

In Instellingen > Leveranciersfacturen > Bedrijfsregels, Formele controles Op dit tabblad kunt u, afhankelijk van uw specifieke vereisten, kiezen welke velden worden gebruikt om te bepalen of een factuur een duplicaat is van een andere factuur.

Standaard worden alle velden gebruikt om een factuurduplicaat te bepalen. Perk controleert of... de waarden in de geselecteerde velden zijn identiek. Als de leverancier en/of het factuurnummer niet door de AI van Perk is gevonden, wordt er alsnog een controle op duplicaten uitgevoerd op basis van de overige beschikbare informatie. Als hetzelfde veld in twee facturen leeg is (d.w.z. geen waarde heeft), wordt dit als een overeenkomst beschouwd.

Tip: Om valse positieven te voorkomen, is het raadzaam om in ieder geval de velden voor leverancier en factuurnummer te activeren.

Wanneer iemand een factuur uploadt of indient, controleert Perk de waarden in de velden voor duplicatencontrole en vergelijkt deze met andere gegevens. facturen binnen hetzelfde bedrijf En bij verschillende bedrijven (rechtspersonen) binnen het account. Er wordt een melding weergegeven bij alle dubbele facturen, d.w.z. de originele factuur en alle daaropvolgende facturen die Perk als duplicaat detecteert.

Als iemand handmatig de waarden van de velden in de duplicaatcontrole wijzigt en de factuur opslaat, of simpelweg een nieuwe of conceptfactuur indient, wordt de duplicaatcontrole opnieuw geactiveerd. Als er mogelijke duplicaten worden gevonden, wordt er een melding weergegeven. Als u een financieel controleur of factuurverwerker bent, kunt u op de melding klikken om de factuur te bekijken die mogelijk een duplicaat is.

Bij het indienen van een factuur moeten medewerkers, indien er mogelijk duplicaten worden aangetroffen, de duplicaten erkennen en de volgende stappen bepalen. U kunt kiezen uit de volgende opties:

• AnnulerenDe factuur is niet ingediend.
• Verzenden en meldingen behoudenDe factuur wordt ter goedkeuring en controle ingediend (afhankelijk van de factuurworkflow van het bedrijf), maar de melding van een duplicaat wordt weergegeven aan de goedkeurder en/of financieel beoordelaar.
• Melding verzenden en sluitenDe factuur wordt ter goedkeuring en controle ingediend (afhankelijk van de factuurworkflow van het bedrijf) en de melding van een dubbele factuur wordt verwijderd. De actie wordt vastgelegd in de factuurhistorie.

Betalingsgegevens (IBAN)

Perk kan IBAN's uit facturen detecteren en extraheren en de informatie vergelijken met de gegevens in de leveranciersstamgegevens.

Als er een IBAN in de factuur wordt gevonden, wordt deze eruit gehaald en weergegeven in de BetaalrekeningAls er meer dan één IBAN is, worden de nummers weergegeven in de Betaalrekening keuzelijst zodat je de juiste kunt selecteren:

• De IBAN-nummers die uit de factuur zijn gehaald, worden gemarkeerd als IBAN-nummer gegenereerd door AI
• IBAN-gegevens uit de stamgegevens van de leverancier worden gemarkeerd als Bekende leveranciersbetalingsrekening.

Als het IBAN-nummer op de leveranciersfactuur niet overeenkomt met het IBAN-nummer in de leveranciersstamgegevens, wordt een melding weergegeven dat er een discrepantie is.

Geldigheid van het belastingtarief

Perk kan facturen markeren waarbij de servicedatum of factuurdatum niet overeenkomt met de geldigheidsperiode van het gedetecteerde belastingtarief (Belastingtarief: De uitgiftedatum valt niet binnen de geldigheidsperiode van het geselecteerde belastingtarief.).

Wanneer u een factuur uploadt, detecteert Perk AI automatisch het btw-tarief dat in de factuurregels staat vermeld en koppelt dit aan het btw-tarief in Perk (indien aanwezig). Factuurverwerkers en financiële controleurs kunnen er ook voor kiezen om zelf het toepasselijke btw-tarief voor de betreffende regel te selecteren.

Als het geselecteerde belastingtarief een geldigheidsperiode bevat, controleert Perk of de servicedata of de factuurdatum binnen die periode vallen. Als de factuur- of servicedatum vóór de ingangsdatum van het belastingtarief ligt (Geldig vanaf) of na de einddatum van de belastingaangifte (Geldig voor), wordt er een waarschuwing weergegeven.

De melding wordt weergegeven op regelniveau van de factuur en geeft aan welk geselecteerd belastingtarief niet van toepassing is.

Meeteenheden in inkoopfacturen

Perk kan regelitems markeren waar de meeteenheid ontbreekt.

Wanneer deze controle is geactiveerd, is de kolom 'meeteenheid' verplicht en wordt deze automatisch weergegeven. Als de hoeveelheid groter is dan nul, controleert Perk of de regelitems die overeenkomen met een inkooporderregelitem een meeteenheid bevatten. Zo niet, dan wordt een foutmelding weergegeven. Eenheid ontbreekt Foutmelding voor het regelitem.

Niet-PO-regelitems of regelitems die nog niet zijn gekoppeld, worden niet meegenomen in deze controle.

Standaard is deze controle inactief en moet deze worden geactiveerd in de Factureringsregels voor bedrijvenOmdat het een foutmelding genereert, kan het niet worden gesloten.

Factuur-PO-leverancier discrepantie

Perk kan facturen markeren waarbij de leverancier op de factuur niet overeenkomt met de leverancier van de bijbehorende inkooporder.

In dit geval vergelijkt Perk de leverancier die in de inkooporder is vermeld met de leverancier die op de factuur is geselecteerd en geeft een waarschuwing weer als de twee niet overeenkomen. Perk gebruikt het leveranciers-ID om te bepalen of de leverancier in de inkooporder overeenkomt met de leverancier op de factuur.

Als er meerdere inkooporders op de factuur zijn geselecteerd, controleert Perk of een van de PO-leveranciers komen niet overeen met de leverancier op de factuur.

Valuta voor inkoopfacturen

Wanneer je een factuur koppelt aan een inkooporder of meerdere inkooporders, controleert Perk of de valuta van de factuur overeenkomt met de valuta van de inkooporder. Als de valuta's verschillen, geeft Perk een foutmelding.

Factuur vervaldatum

Leveranciers vermelden soms een specifieke datum (vervaldatum) waarop de klant de factuur moet betalen. Afhankelijk van de afspraken tussen leverancier en klant kunnen er boetes worden opgelegd bij te late betaling. Perk AI haalt deze vervaldatum op en houdt deze bij als onderdeel van de factuurkop.

Je kunt activeer de Factuur vervaldatum op/na factuurdatum rekening Om ervoor te zorgen dat de vervaldatum niet eerder is dan de factuurdatum, om onjuiste of foutieve financiële boekingen of exportproblemen te voorkomen. Deze controle is standaard actief en kan worden uitgeschakeld.

PO-vervaldatum

Yokoy haalt de vervaldatum uit de factuur of berekent deze op basis van de betalingsvoorwaarden van de leverancier. In veel gevallen worden er echter andere betalingsvoorwaarden afgesproken tussen klanten en de leverancier voor een specifieke inkooporder. Deze betalingsvoorwaarden worden opgenomen in de headergegevens van de inkooporder. Als de leverancier voor die inkooporder een factuur stuurt met andere betalingsvoorwaarden dan afgesproken, worden de factuurverwerkers hiervan op de hoogte gesteld met een waarschuwing.

Standaard is deze controle inactief. Wanneer deze controle is geactiveerd, controleert Yokoy de vervaldatum van de factuur aan de hand van de vervaldatum die voor de inkooporder is berekend op basis van de betalingsvoorwaarden. Als de controle is uitgeschakeld, worden facturen gecontroleerd aan de hand van de standaard betalingsvoorwaarden van de leverancier.

Als er geen factuurdatum is opgegeven, wordt de controle niet uitgevoerd. Als de indiener of factuurverwerker de factuurdatum invoert, controleert Yokoy deze aan de hand van de berekende vervaldatum van de inkooporder.

Adresvalidatie

Adressen worden gebruikt om te bepalen type transactie dat onder een factuur valtPerk gebruikt de Google Address Validation API om ervoor te zorgen dat adressen correct, volledig en goed opgemaakt zijn.

Factuurtransactietypen

Het transactietype wordt gebruikt om te bepalen controle van belastingidentificatienummers en de controle van de terugbetalingPerk beschouwt de land als zijnde de toepasselijke jurisdictie voor belastingdoeleinden.

Om het transactietype te bepalen, valideert Perk het verzendadres en het klantadres:

• Binnenlandse transactieEen transactie waarbij de plaats van levering zich in hetzelfde rechtsgebied bevindt als het adres van de leverancier. De plaats van levering wordt bepaald door het verzendadres op de factuur (indien dit op de factuur staat) of het adres van de klant op de factuur.
• Intra-EU-transactieEen transactie waarbij de plaats van levering zich in een ander rechtsgebied bevindt dan het adres van de leverancier. Zowel de plaats van levering als het adres van de leverancier bevinden zich in EU-landen. De plaats van levering wordt bepaald door het verzendadres op de factuur (indien dit op de factuur staat) of het klantadres op de factuur.
• ImporttransactieEen transactie waarbij de plaats van levering zich in een ander rechtsgebied bevindt dan het adres van de leverancier. De plaats van levering is in een EU-land, terwijl het adres van de leverancier zich in een niet-EU-land bevindt, of omgekeerd. De plaats van levering wordt bepaald door het verzendadres op de factuur (indien dit op de factuur staat) of het klantadres op de factuur.

Volledige adressen valideren

Adressen moeten correct, volledig en goed opgemaakt zijn om het transactietype te bepalen (en daarmee de controle op het btw-nummer en de verleggingsheffing).

Voordelen Google-adresvalidatie-API Om te controleren of het adres een volledig adres is, stuurt Perk het door AI gegenereerde adres (van leverancier of klant) naar de Google API. De Google API verrijkt de door Perk verzonden adresgegevens en retourneert het volledige adres.

Perk bewaart de volledige adresgegevens die Google retourneert gedurende 90 dagen, om te voorkomen dat de Google API herhaaldelijk voor hetzelfde adres wordt aangeroepen.

Voor validatiedoeleinden gebruikt Perk de volgende Google Address Validation-kenmerken voor het verzendadres (indien vermeld op de factuur), het klantadres en het adres van de leverancier:

• Landcode (regiocode)
• Plaats-ID (plaats-ID)
• Op één regel opgemaakte adresreeks (formattedAddress)

Controleren van leveranciersadressen

Je kunt Perk zo instellen dat het controleert of het leveranciersadres op de factuur overeenkomt met het adres in de leveranciersstamgegevens. Zowel het adres dat van de factuur wordt gehaald als het adres in de leveranciersstamgegevens van de leverancier die in de factuurkop is geselecteerd, worden gecontroleerd. verrijkt door de Google API.

Afhankelijk van of een leveranciersadres in de factuur en/of stamgegevens aanwezig is, gaat Perk als volgt te werk:

1. Controleert of het adres van de leverancier op de factuur staat.:
   • Geen leveranciersadres wordt op de factuur gevonden. In dat geval wordt een melding geactiveerd.
2. Controleert het hoofdadres van de leverancier. (Facturen > Factuurverwerker > Leveranciers):
   • Leveranciersadres op de factuur, maar geen adres van de leverancier in het leveranciersregister. wordt gevonden. Er wordt een melding geactiveerd.
3. Het adres van de leverancier staat op de factuur en het adres in de leveranciersdatabase is aanwezig.:
   Perk vergelijkt de opgemaakte adresreeks en de plaats-ID van het adres van de leverancier op de factuur met het adres van de leverancier in de stamgegevens. De gegevens moet exact overeenkomenBij het vergelijken van adressen zijn geen gedeeltelijke overeenkomsten toegestaan.
   • Als geen van de gegevens overeenkomt, wordt er een melding geactiveerd.
   • Als er een overeenkomst wordt gevonden in de opgemaakte adresreeks of in de plaats-ID, is de validatie geslaagd. Er wordt geen melding in Perk weergegeven.

Klantenadressen controleren

Je kunt Perk zo instellen dat het klantadres op de factuur wordt gecontroleerd aan de hand van de bedrijfsstamgegevens; met name aan de hand van de kantoorlocaties die zijn opgegeven in Instellingen > Account > Bedrijven voor het bedrijf waar de factuur is geüpload. Als er meerdere vestigingen zijn opgegeven in de bedrijfsinstellingen, moet het factuuradres overeenkomen met ten minste één daarvan. Zowel het adres dat van de factuur is overgenomen als de vestiging (het bedrijfsadres) zijn verrijkt door de Google API.

Afhankelijk van of er een klantadres in de factuur en/of configuratie staat, gaat Perk als volgt te werk:

1. Controleert of het klantadres op de factuur staat.:
   • Geen klantadres wordt op de factuur gevonden. In dat geval wordt een melding geactiveerd.
2. Controleert het klantadres (Beheerder > Bedrijf)
   • Geen klantadresIn dit geval wordt een melding geactiveerd.
3. Het klantadres staat vermeld op de factuur en in de klantgegevens.Perk vergelijkt de opgemaakte adresreeks en de plaats-ID van het factuuradres van de klant met de kantoorlocatie. De gegevens moet exact overeenkomenBij het vergelijken van adressen zijn geen gedeeltelijke overeenkomsten toegestaan.
   • Geen van de gegevens komt overeen., waarna een melding wordt geactiveerd.
   • Het klantadres op de factuur komt overeen met het klantadres van een andere rechtspersoon.Als er geen adres wordt gevonden in de bedrijfsinstellingen, controleert Perk of er een overeenkomende kantoorlocatie bestaat bij een ander bedrijf binnen het account. Indien een overeenkomst wordt gevonden, wordt de betreffende persoon hiervan op de hoogte gesteld.
   • Als er een overeenkomst wordt gevonden in de opgemaakte adresreeks of in de plaats-ID, is de validatie geslaagd. Er wordt geen melding in Perk weergegeven.

Controle van belastingidentificatienummers

Een fiscaal identificatienummer (btw-nummer) is een uniek identificatienummer dat door de overheid aan bedrijven wordt toegekend voor belastingdoeleinden. Een fiscaal identificatienummer wordt gebruikt wanneer bedrijven belastinginformatie aan de belastingdienst rapporteren. Afhankelijk van het land kunnen fiscale identificatienummers verschillende namen en formaten hebben, zoals btw-nummer, btw-registratienummer, btw-nr., enz.

In Perk kun je het volgende controleren:

• BTW-nummers van leveranciers
• Klant-btw-nummers

Opmerking: Bij het controleren van belastingnummers voert Perk een exacte overeenkomstcontrole uit, maar negeert eventuele speciale tekens die het belastingnummer kan bevatten.

BTW-nummers van leveranciers

U kunt meerdere btw-nummers importeren als onderdeel van de stamgegevens van leveranciers. De btw-nummers van leveranciers worden weergegeven onder Facturen > Factuurverwerker > Leveranciers in de BTW-nummer van de leverancier gedeelte van de Leveranciersgegevens tabblad in het leveranciersrecord.

Bedrijfsbelastingnummer

U kunt één fiscaal identificatienummer voor uw bedrijf instellen in Instellingen > Account > Bedrijven voor elke rechtspersoon.

Controleren van de btw-nummers van leveranciers

U kunt, afhankelijk van het transactietype, meerdere controles instellen voor het btw-nummer van de leverancier:

• Binnenlandse transacties
• Intra-EU-transacties
• Importtransacties

Daarnaast kunt u een extra controle van het btw-nummer instellen voor binnenlandse (voor EU-klanten) en intra-EU-transacties om te valideren of het btw-nummer een geldig btw-nummer is. geldig VIES-nummer.

Opmerking: Als de leverancier in de factuurkop wordt gewijzigd, worden de controles van het btw-nummer van de leverancier opnieuw uitgevoerd.

Leveranciersbelasting-ID voor binnenlandse transacties

Bij binnenlandse transacties kunt u Perk zo instellen dat het btw-nummer van de leverancier dat uit een factuur is gehaald, wordt vergeleken met het btw-nummer(s) van de leverancier in de stamgegevens van de leverancier.

De tekenreeksen van de belastingidentificatienummers moeten volledig overeenkomen. Gedeeltelijke overeenkomsten zijn niet toegestaan. Spaties in de vergeleken waarden worden genegeerd.

De voordelen worden als volgt verdeeld:

• Controleer of een Het btw-nummer van de leverancier staat op de factuur.:
  • Er is geen btw-nummer van de leverancier gevonden op de factuur.In dat geval wordt een melding geactiveerd.
  • Het btw-nummer van de leverancier staat op de factuur.Perk vergelijkt de geëxtraheerde waarde met de stamgegevens van de btw-ID(s) van de leverancier die in de factuurkop is geselecteerd.
    • Het btw-nummer van de leverancier is gevonden. op de factuur, maar geen btw-nummer in de stamgegevens van de leverancierIn dit geval wordt een melding over een onjuist fiscaal identificatienummer geactiveerd.
    • Het btw-nummer van de leverancier is gevonden. op de factuur, maar het komt niet overeen met een fiscaal identificatienummer. in de stamgegevens van de leverancier. In dit geval wordt een melding geactiveerd dat het btw-nummer niet overeenkomt.
    • Het btw-nummer van de leverancier is gevonden. op de factuur en het komt overeen met een belastingnummer in de leveranciersstamgegevens. In dit geval wordt er geen melding weergegeven.

Leveranciersbelastingnummer voor transacties binnen de EU

Voor intracommunautaire transacties vergelijkt Perk het btw-nummer van de leverancier uit een factuur met het btw-nummer(s) van de leverancier in de stamgegevens van de leverancier. Dezelfde validaties worden uitgevoerd als voor intracommunautaire transacties. BTW-nummer van de leverancier voor binnenlandse transacties.

Leveranciersbelastingnummer voor importtransacties

Bij importtransacties vergelijkt Perk het btw-nummer van de leverancier dat uit een factuur is gehaald met het btw-nummer(s) van de leverancier in de stamgegevens van de leverancier. Dezelfde validaties worden uitgevoerd als voor importtransacties. BTW-nummer van de leverancier voor binnenlandse transacties.

De geldigheid van VIES controleren

Je kunt Perk zo instellen dat het btw-nummer van de leverancier, dat uit een factuur is gehaald, wordt vergeleken met het btw-nummer van de leverancier. Informatie-uitwisselingssysteem voor btw van de Europese CommissieDeze controle waarborgt dat de leveranciers belastingplichtig zijn en over een geldig btw-identificatienummer beschikken.

In dit geval neemt Perk het btw-nummer van de leverancier dat op een factuur staat en controleert de geldigheid ervan door het naar het VIES-systeem te sturen.

• Als de validatie in VIES succesvol is, wordt er geen melding in Perk gegenereerd.
• Als de validatie in VIES niet succesvol is verlopen, wordt er een melding in Perk gegenereerd:

Als de VIES API om een of andere technische reden niet bereikbaar is en de VIES-validatie niet kan worden uitgevoerd, dan wordt een "VIES-service niet beschikbaar Er wordt een melding geactiveerd.

Controleren van klant-btw-nummers

U kunt, afhankelijk van het transactietype, meerdere controles instellen voor het btw-nummer van de klant:

• Binnenlandse transacties
• Intra-EU-transacties
• Importtransacties

Klant-btw-nummer voor binnenlandse transacties

Bij binnenlandse transacties kan Perk het btw-nummer van de klant, dat uit een factuur is gehaald, vergelijken met de btw-nummers van het bedrijf die in de bedrijfsstamgegevens zijn opgenomen.

De tekenreeksen van de belastingidentificatienummers moeten volledig overeenkomen. Gedeeltelijke overeenkomsten zijn niet toegestaan. Spaties in de vergeleken waarden worden genegeerd.

Perk controleert vervolgens of het btw-nummer van de klant op de factuur staat:

• Er is geen klant-btw-nummer gevonden op de factuur.In dat geval wordt een melding geactiveerd.
  Ontbrekende schermafbeelding
• Het btw-nummer van de klant staat op de factuur.Perk vergelijkt de geëxtraheerde waarde met de btw-nummer(s) van de rechtspersoon waar de factuur is geüpload.
  • Klant-btw-nummer gevonden op de factuur, maar komt niet overeen met een fiscaal identificatienummer. in de bedrijfsstamgegevens. In dit geval wordt een melding geactiveerd dat het btw-nummer niet overeenkomt.
  • Klant-btw-nummer gevonden op de factuur, maar geen belastingnummer in de bedrijfsstamgegevens. In dit geval wordt een melding geactiveerd dat het btw-nummer niet overeenkomt.
  • Klant-btw-nummer gevonden op de factuur en komt overeen met een belastingnummer in de bedrijfsstamgegevens. In dit geval wordt er geen melding weergegeven.

Klant-btw-nummer voor transacties binnen de EU

Voor transacties binnen de EU vergelijkt Perk het btw-nummer van de klant, dat uit een factuur is gehaald, met het btw-nummer(s) van het bedrijf dat in de bedrijfsinstellingen is opgegeven.

Dezelfde validaties worden uitgevoerd als voor Klant-btw-nummer voor binnenlandse transacties.

Klant-btw-nummer voor importtransacties

Bij importtransacties vergelijkt Perk het btw-nummer van de klant, dat uit een factuur is gehaald, met het btw-nummer(s) van het bedrijf dat in de bedrijfsinstellingen is opgegeven.

Dezelfde validaties worden uitgevoerd als voor Klant-btw-nummer voor binnenlandse transacties.

Naamcontrole

Perk controleert de bedrijfsnaam. Perk kan verifiëren of de naam op de factuur overeenkomt met de bedrijfsnaam of facturen markeren waarop de officiële bedrijfsnaam niet vermeld staat.

Perk geeft een waarschuwing weer voor facturen waarbij:

• De bedrijfsnaam komt niet overeen met de naam van de juridische entiteit.
• er wordt geen bedrijfsnaam weergegeven

Met deze functie kunt u facturen markeren die mogelijk bij andere bedrijven in uw account horen, zodat u ze naar het betreffende bedrijf kunt overzetten.

Referenties voor omgekeerde lading

Voor facturen binnen de EU kan Perk de referentie voor de verleggingsheffing valideren. Bij binnenlandse of importtransacties wordt geen actie ondernomen. De lijst met referenties voor de verleggingsheffing wordt beheerd door het AI-team. Deze lijst kan op verzoek door het AI-team worden aangevuld.

Perk bepaalt eerst of het een factuur binnen de EU betreft door adresvalidatieIndien dit het geval is, controleert Perk of er een verwijzing naar de verleggingsregeling op de factuur staat:

• Referentie voor intra-EU-transacties en omgekeerde heffing gevondenEr wordt een informatiemelding geactiveerd.
• Transactie binnen de EU en geen verwijzing naar verleggingsheffing gevonden.Er wordt een waarschuwingsmelding geactiveerd.

Feitencontroles voor 2-weg- en 3-weg-matching

Als u de inkooporder en goederenontvangst valideert aan de hand van de factuurgegevens, kan Perk verschillende feitelijke controles uitvoeren om belangrijke gegevens in de factuur te vergelijken met de oorspronkelijke inkooporder- en goederenontvangstgegevens.

Meer specifiek kunt u de volgende controles uitvoeren:

• Bedragverschil (2-weg matching)Het bedrag van de inkooporderregel komt niet overeen met het bedrag van de factuurregel.
• Hoeveelheidsverschil (2-weg matching)De hoeveelheid per artikel op de inkooporderregel komt niet overeen met de hoeveelheid per artikel op de factuurregel.
• Bedragverschil (3-weg matching)De bedragen van de inkooporder- en goederenontvangstposten komen niet overeen met de bedragen van de factuurposten.
• Ontbrekende goederenbon (3-weg matching)Er zijn geen gegevens over de goederenontvangst beschikbaar voor de inkooporderfactuur.
• Ontbrekende goederen zijn ontvangen (3-weg matching): Gegevens van de goederenontvangstregel zijn beschikbaar en komen overeen met het bedrag van de factuurregel.

Wanneer Perk een inkooporderfactuur detecteert die niet overeenkomt met het bedrag of de hoeveelheid, wordt een waarschuwingsmelding weergegeven. Deze meldingen worden op regelniveau weergegeven.

Omdat deze controles wijzen op een mislukte 2-weg- of 3-weg-matching, worden ze niet beschouwd als formele controles en worden ze daarom niet meegenomen in de Factuurcontroles tab.

Je kunt feitelijke controles inschakelen in Instellingen > Leveranciersfacturen > Factuurregels, Feitencontroles tab. Alle controles zijn standaard actief wanneer u inkoopfacturen inschakelt in Perk.

Aangezien meldingen over bedragverschillen, hoeveelheidsverschillen en ontbrekende goederenontvangsten problemen signaleren die een succesvolle 2-weg- of 3-weg-matching belemmeren, kunnen deze niet door factuurverwerkers worden genegeerd of gedeactiveerd. De melding dat ontbrekende goederen zijn ontvangen, is echter bedoeld om een wijziging in de 3-weg-matchingstatus aan te geven. Met andere woorden, als een inkoopfactuur eerder niet kon worden gekoppeld aan de bijbehorende inkoop- en goederenontvangstregels vanwege een bedragverschil, geeft Perk aan dat de goederenontvangstgegevens zijn bijgewerkt en dat er een automatische matching heeft plaatsgevonden. Deze melding kan desgewenst worden uitgeschakeld.

Controle uitgevoerd op de factuur

U kunt de uitgevoerde controles op een factuur bekijken in de Factuurcontroles tab. Perk voert factuurcontroles uit wanneer de factuur wordt opgeslagen. Het tabblad Factuurcontroles wordt weergegeven alle actieve controles dat jouw Perk admin heeft dit voor het bedrijf ingeschakeld.Controles die niet actief zijn voor het bedrijf worden genegeerd.

Perk groepeert de informatie in controles die Perk niet heeft uitgevoerd en controles die wel zijn uitgevoerd. Als een controle niet van toepassing is op de betreffende factuur, wordt deze weergegeven met de status. Niet van toepassingAls de controle om welke reden dan ook niet kon worden uitgevoerd, wordt dit aangegeven als Niet uitgevoerdZo kunt u deze criteria nader onderzoeken en een visuele controle uitvoeren.

Voor de controles die op de factuur zijn uitgevoerd, toont Perk alle actieve controles en hun status. Als de factuur aan de criteria voldoet, wordt de controle aangegeven als 'uitgevoerd'. Geslaagd.

Als de factuur om een of meer redenen niet aan de criteria voldoet, toont Perk het aantal meldingen dat voor die betaling is gegenereerd. De meldingen worden, afhankelijk van de situatie, weergegeven in de factuurkop of de factuurregel.

Als u een melding verwijderen Voor een specifieke controle blijft de controle gemarkeerd in het tabblad Factuurcontroles, omdat de factuur niet aan de controlecriteria voldoet. U kunt afgewezen meldingen bekijken in het tabblad Factuurcontroles. Factuurgeschiedenis tab.