Trefwoorddetectie kan worden gebruikt om specifieke trefwoorden in facturen te markeren. Vervolgens kunt u ervoor kiezen om verschillende acties uit te voeren, zoals het doorsturen van deze facturen via een aparte goedkeuringsstroom.

U kunt ervoor kiezen om een waarschuwing weer te geven wanneer de factuur een trefwoord bevat dat voorkomt in de trefwoordenlijst. U kunt ook een waarschuwing weergeven en vervolgens een specifieke actie uitvoeren, zoals het aanvinken van een aangepast selectievakje of het invoeren van tekst in een aangepast veld.

Factuurbedrijfsregels worden op accountniveau geconfigureerd, maar kunnen indien nodig op een of meer bedrijven worden toegepast.

Regels voor trefwoorddetectie inschakelen

Om regels voor trefwoorddetectie te configureren, moet u beheerdersrechten hebben om toegang te krijgen Instellingen > Leveranciersfacturen > Bedrijfsregels.

Factuurbedrijfsregels instellen

U kunt specifieke bedrijfsregels instellen om factuurverwerkers te waarschuwen wanneer een factuur een specifiek trefwoord bevat. Ook kunt u aanvullende acties configureren, zoals het aanvinken van een aangepast selectievakje of het toevoegen van een specifieke tekstreeks in een aangepast invoerveld in de factuurkoptekst.

Een regel voor trefwoorddetectie configureren:

1. Ga naar Instellingen > Leveranciersfacturen > Bedrijfsregels. In de Aangepaste regels tabblad, klik Regel toevoegen.
    

    

2. Voer een naam in voor de regel om deze en het bedrijf waarop deze van toepassing is te identificeren:

   

   • Regelnaam: naam van de regel voor het detecteren van trefwoorden. Wanneer een trefwoord op een factuur wordt gevonden, verschijnt de regelnaam in de weergegeven melding.
   • Bedrijf: Selecteer een of meerdere bedrijven waarop de zoekwoorddetectieregel van toepassing is. U kunt alle bedrijven binnen hetzelfde account tegelijk selecteren. Als u een nieuw bedrijf aanmaakt, wordt dit niet automatisch geselecteerd in reeds bestaande zoekwoordregels. U moet de regel bewerken om nieuwe bedrijven toe te voegen.
3. Selecteer de trefwoordenlijstU kunt een CSV-document importeren met de lijst met trefwoorden die u op facturen wilt detecteren. Er is een voorbeeldbestand beschikbaar waarin u de vereiste structuur van het CSV-bestand kunt controleren:
   • Alle trefwoorden moeten in de eerste kolom worden vermeld.
   • Alle waarden die in de eerste rij worden ingevoerd, worden niet meegenomen in de trefwoorddetectie.
   • Het CSV-bestand moet worden opgeslagen in UTF-8-codering.

4. Zodra u uw trefwoordenlijst hebt geüpload, verschijnt deze onder een link met de naam Trefwoordenlijst.csvU kunt het bestand op elk gewenst moment downloaden om de toegepaste trefwoorden te bekijken.

   

5. In de Acties In het gedeelte 'E-mail' kunt u specifieke acties configureren die moeten worden uitgevoerd wanneer een trefwoord op een factuur wordt gedetecteerd.
   ​

   

   
   De beschikbare acties omvatten:

   • Een aangepast factuurkopveld (type selectievakje) in- of uitschakelen
   • Vul een gedefinieerde waarde in een aangepast factuurkoptekstveld in (invoertype).

   In de Veld Selecteer in de vervolgkeuzelijst het betreffende aangepaste veld. Afhankelijk van het type aangepast veld kunt u de waarde instellen als WAAR / vals of voer een tekenreeks in de Waarde veld.

Opmerking: Aangepaste velden zijn vereist voor acties. Als u een actie wilt instellen, moet uw bedrijf eerder een aangepast veld hebben ingesteld om het als veld in de actie te laten verschijnen. ActiesDe functie voor trefwoorddetectie ondersteunt beide typen aangepaste velden: selectievakjes en invoervelden. De betreffende aangepaste velden moeten aanwezig zijn in alle bedrijven geselecteerd in de trefwoordregel.

U kunt dit aangepaste veld vervolgens gebruiken om de factuurgoedkeuring in een aparte stroom te verwerken. U kunt bijvoorbeeld een true/false-voorwaardeknooppunt in de workflowontwerper om te detecteren of uw aangepaste veld waar of onwaar is.