Sommige bedrijven werken met eenmalige facturen, dat wil zeggen facturen die afkomstig zijn van eenmalige leveranciers, leveranciers die niet als vaste leveranciers worden beschouwd. Om processen te versnellen en te voorkomen dat ze telkens volledige leveranciersrecords moeten aanmaken, kunnen bedrijven ervoor kiezen om eenmalige leveranciers in Perk aan te maken. Deze leveranciers worden tijdelijk aangemaakt tijdens de verwerking van factuurgegevens. De stamgegevens van de leverancier worden aangemaakt tijdens de verwerking van de factuur en vervolgens geëxporteerd naar het ERP-systeem.

Alleen SAP-integratie: Deze functie is alleen beschikbaar voor klanten met SAP-systemen, aangezien het doel-ERP ook de export van deze eenmalige leveranciers moet ondersteunen.

Eenmalige leveranciers inschakelen

Om een tijdelijke leverancier of eenmalige leverancier aan te maken, moet u de functie voor het bedrijf activeren (Instellingen > Leveranciersfacturen > Factuurinstellingen, Eenmalige leverancierscreatie mogelijk maken).

Eenmalige leverancier aanmaken in facturen

Zodra dat is gebeurd, kunt u eenmalige leveranciers aanmaken wanneer een factuur wordt verwerkt. Klik hiervoor in de factuurspecifieke weergave, naast de dropdownlijst Leverancier, op + Toevoegen.

Vervolgens wordt u in een apart scherm gevraagd de gegevens van de leverancier in te voeren:

U moet een sjabloon selecteren voor de eenmalige leverancier om het document verder te verwerken en leveranciersgegevens toe te voegen. Sjablonen zijn verschillende categorieën eenmalige leveranciers die vanuit het ERP-systeem kunnen worden geïmporteerd. Bijvoorbeeld eenmalige leveranciers voor een specifiek onderdeel van het productieproces, verschillende categorieën eenmalige leveranciers voor valuta's, enzovoort.

Zodra alle vereiste gegevens zijn ingevuld, slaat Perk de leveranciersgegevens op. Deze worden samen met de factuur geboekt wanneer het document naar het ERP wordt geëxporteerd.

Bovendien kunt u in het gedeelte Geschiedenis van de factuur de volledige geschiedenis bekijken van wie de gegevens van de eenmalige leverancier heeft aangemaakt en wie deze heeft bewerkt.

Voorzichtigheid: Eenmalige leveranciersgegevens worden exclusief voor dat factuurobject aangemaakt en zijn niet permanent. Dit betekent dat ze activeert geen leveranciersgegevenscreatie rechtstreeks van Perk naar het ERP-systeem.