Het verwijderen van transacties leidt tot gegevensverlies, verwarring en een tijdrovende inspanning om de verloren informatie te herstellen. Bovendien betekent dit dat die transacties niet beschikbaar zijn voor controle- en rapportagedoeleinden.
Bij integraties met betaalkaarten van derden kunt u transacties niet verwijderen nadat ze in Perk zijn geïmporteerd. Als een transactie per ongeluk is geïmporteerd, kunt u deze archiveren.
Let op: U kunt geen transacties van Perk Cards archiveren, alleen transacties van kaartintegraties van derden. Als u een foutieve transactie aantreft die niet zou moeten worden weergegeven, neem dan contact op met ondersteuning.
Wanneer u een transactie archiveert, is deze verborgen voor indieners, goedkeurders, kaartbeheerders en verwerkers van reisuitgaven in de webapp en de mobiele app.
Gearchiveerde transacties kunnen niet zijn:
- Handmatig of automatisch gekoppeld
- Gemarkeerd als privé
- Ter goedkeuring ingediend
- Geëxporteerd
- Op enigerlei wijze gewijzigd
Gearchiveerde transacties worden weergegeven in Financiën > Overzicht > Kaarttransacties met de status Gearchiveerd.
U kunt transacties rechtstreeks dearchiveren vanuit Kaarttransacties of vanuit Financiën > Overzicht > Zoeken, indien nodig. Gearchiveerde transacties worden ook weergegeven in de Analyse-weergave met de status Gearchiveerd.
Een kaarttransactie archiveren
Een transactie moet niet gekoppeld zijn aan een specifieke uitgave om te kunnen worden gearchiveerd.
Om transacties te archiveren, ga naar Financiën > Overzicht > Kaarttransacties en selecteer in het tabblad Kaarttransacties de transactie die u wilt archiveren door het selectievakje aan te vinken.
Klik op Archiveren om de transactie te archiveren of druk op het archiveringspictogram rechts van de transactie.
Zodra een transactie is gearchiveerd, verschijnt een bevestigingsbericht waarin staat dat de transactie is gearchiveerd en dat deze moet worden gedearchiveerd voordat deze aan een uitgave kan worden gekoppeld.
De archiveringsactie wordt voor traceerbaarheid vastgelegd in de transactiegeschiedenis:
De transactie is nu verborgen voor indieners, goedkeurders, kaartbeheerders en verwerkers van reisuitgaven. Als financieel controleur kunt u gearchiveerde transacties nog steeds bekijken in het overzicht Financiën > Controleren > Kaarttransacties of in het overzicht Zoeken.
Kaarttransacties de-archiveren
Als de transactie per ongeluk is gearchiveerd, kan deze opnieuw worden gebruikt door rechtstreeks in de transactie op Dearchiveren te klikken of op het dearchiveringspictogram in het overzicht van kaarttransacties.
De status van de transactie wordt teruggezet naar Niet gekoppeld, waardoor deze zichtbaar wordt voor alle gebruikers in de kaarttransactieoverzichten. De transactie kan nu worden gekoppeld aan een uitgave, als privé worden gemarkeerd of worden geëxporteerd. De actie wordt vastgelegd in de transactiegeschiedenis.
Gearchiveerde transacties bekijken
Naast het bekijken van gearchiveerde transacties in het overzicht Kaarttransacties, kunt u ook filteren op gearchiveerde transacties in het zoekoverzicht Kaarttransacties: