Het controleren van onkosten, reizen en facturen is een belangrijke taak voor financieel controleurs. U moet ervoor zorgen dat de ingediende documenten voldoen aan het beleid, opletten op mogelijke fraude en ervoor zorgen dat medewerkers en leveranciers op tijd worden vergoed. Om onkosten te controleren, gaat u naar Financiën > Controleren > Onkosten en facturen om alle onkosten te bekijken die moeten worden gecontroleerd.

Afhankelijk van de instellingen van uw bedrijf kunt u het volgende zien:

• Alle onkosten, reizen en facturen die zijn ingediend en goedgekeurd door eerdere goedkeurders.
• Alleen onkosten, reizen en facturen die zijn ingediend en goedgekeurd door eerdere goedkeurders, maar die een waarschuwing bevatten.
• Geen kosten als de strategie voor financiële beoordeling van uw bedrijf is ingesteld op Volledig geautomatiseerde beoordeling in de uitgaveninstellingen voor uw bedrijf (Instellingen > Account > Bedrijf > Uitgaveninstellingen weergeven, Goedkeuring en financiële beoordeling).

Om een onkostennota te beoordelen, moet u:

1. Selecteer een bedrijf en uitgavetype .
2. Een onkostennota beoordelen .
3. Maak je recensie af .

Selecteer een bedrijf en bestedingstype

Afhankelijk van uw rol heeft u mogelijk toegang tot meerdere bedrijven (rechtspersonen). De soorten uitgaven zijn gegroepeerd in een van de drie tabellen op deze pagina:

• Tabblad Uitgaven : Hier ziet u alle afzonderlijke uitgaven die eerder zijn ingediend en goedgekeurd en klaar zijn voor beoordeling.
• Tabblad Facturen : Hier ziet u alle facturen met de status In beoordeling.
• Tabblad Reizen : Hier ziet u verzamelingen van afzonderlijke uitgaven die u tijdens uw reis hebt gedaan. Deze zijn ingediend en goedgekeurd en staan klaar voor beoordeling.

Gebruik de vervolgkeuzelijst Uitgaventype in de rechterbovenhoek om te schakelen tussen de uitgaventypen.

Let op: Mogelijk ziet u de tabbladen Reizen en Facturen niet. Deze tabbladen worden alleen weergegeven als reizen en facturen zijn ingeschakeld voor uw bedrijf.

Tip: U kunt filters gebruiken om de rapporten die u wilt beoordelen te verfijnen . Zie Rapporten filteren in Beoordeling .

Als er geen uitgavendocumenten zijn om te bekijken voor het geselecteerde uitgaventype, wordt er een bericht weergegeven.

Een onkostennota beoordelen

Controleer bij het openen van een onkostennota of alle gegevens correct zijn en pas deze indien nodig aan.

Als financiële gebruiker kunt u deze velden wijzigen, afhankelijk van het type uitgave:

Let op Als de uitgave met een creditcard is betaald, kunnen de velden die relevant zijn voor de koppeling zoals betaalmethode en bedrijfskaart niet worden gewijzigd. Om bepaalde velden, zoals valuta of kostenbedrag, te bewerken, moet u eerst de kosten loskoppelen van eventuele kaarttransacties.

Voor reizen kunt u de reisinformatie bekijken, een pdf van het reisschema of bijlagen downloaden. U kunt elke afzonderlijke uitgave, kilometerdeclaratie en dagvergoeding afzonderlijk bekijken of alle inbegrepen uitgaven in één keer bekijken door te klikken op Beoordeling voltooien (alles) .

Voor de reis zelf wijzigt u alle reisvelden, inclusief de reisroute, naar de huidige of eerdere datum. Wanneer een reis wordt gewijzigd, berekent Perk automatisch alle automatisch gegenereerde kosten opnieuw. De nieuw gegenereerde kosten krijgen automatisch de status 'In behandeling'. Alle handmatig toegevoegde kosten blijven ongewijzigd en veranderen niet van status.

Wanneer u de dagvergoedingen bekijkt als onderdeel van een reis, moet u er rekening mee houden dat de datum niet kan worden gewijzigd, aangezien deze is overgenomen van de reisdata.

Let op: Als de reis al geëxporteerde kosten bevat, kunt u deze niet meer bewerken.

Bij het bestuderen van het rapport zijn er drie mogelijke scenario's:

• Als u niet zeker bent van bepaalde details en dit met collega's wilt overleggen voordat u verdergaat, klikt u op Opslaan om het rapport op te slaan, zodat u het later verder kunt bekijken. De kosten/factuur blijven dan de status In controle .
• Als u niet zeker weet waarvoor de onkosten bedoeld zijn of als u een van de grijze velden wilt wijzigen, kunt u op Terugsturen klikken voor meer informatie. Er moet altijd een reden worden vermeld voor het terugsturen van onkostennota's. Nadat de nota ter revisie is teruggestuurd, moet de indiener de nota aanpassen, waarna het hele goedkeuringsproces opnieuw begint.
• Als het bedrag, de valuta en/of de datum moet worden gewijzigd, moet u op Ontkoppelen klikken om eerst de onkostennota en de kaarttransactie los te koppelen voordat u de nota terugstuurt naar de indiener om de relevante overeenkomende velden te wijzigen.

Als je Perk-beheerder de uitgaven heeft geconfigureerd om belastingbedragen weer te geven, kun je de belastingtarieven en -nummers bekijken en aanpassen. De belastingtarieven en -nummers worden automatisch door Perk opgehaald. Controleer ze daarom en corrigeer ze indien nodig.

Als het bedrijf is ingesteld om andere boekingsdatums dan de huidige datum toe te staan, kunt u de boekingsdatum van een factuur bekijken en wijzigen. De boekingsdatum bepaalt in welke periode de transactie wordt geboekt.

Maak je recensie af

Nadat u de informatie in het rapport hebt gecontroleerd, kunt u de uitgave, factuur of reiskosten markeren als gereed voor export door te klikken op Controle voltooien . De reiskosten moeten ook afzonderlijk worden gecontroleerd voordat ze als verzameling voor export kunnen worden verzonden.

Zodra onkostennota's, transacties en facturen klaar zijn om te exporteren, worden ze automatisch verplaatst van Financiën > Controle > Uitgaven en facturen naar Financiën > Controle > Exporteren .

Opmerking: Leer hoe u Financiën > Controleren > Exporteren gebruikt. Zie Gecontroleerde uitgaven exporteren .