Met Perk kunt u automatisch facturen uploaden door een e-mail te sturen naar een speciale inbox.

Wanneer Perk e-mails ontvangt in de daarvoor bestemde inbox, verwerkt het de e-mail en/of bijlage(n) en uploadt deze als facturen.

, waar klantnaam Kan elke tekenreeks zijn (maar moet uniek zijn binnen Perk). Dit e-mailadres wordt gebruikt om de specifieke organisatie en rechtspersoon te identificeren waarnaar de factuur moet worden geüpload. E-mails van adressen die niet exact overeenkomen met dit adres, worden geweigerd.

Perk accepteert e-mails die zijn verzonden met het factuur-inboxadres in de naar of cc kenmerken. Alle e-mails die met het factuurinboxadres in de bcc Velden worden niet verwerkt.

Als organisatie wilt u dit inboxadres mogelijk niet rechtstreeks aan uw leveranciers verstrekken. In dat geval heeft u twee opties:

• E-mail doorsturen instellen op de mailserver van uw bedrijf
• Een e-mailalias configureren in Perk om e-mailadressen van andere domeinen te herkennen

Het inboxadres van de Perk-factuur configureren

Tijdens de implementatie heeft Perk een speciale factuurinbox voor uw bedrijf aangemaakt. U kunt het adres bekijken in Instellingen > Leveranciersfacturen > Factuurinstellingen, Bedrijfs-e-mailadres.

Meestal heeft het e-mailadres de volgende indeling: uwBedrijfsnaam@factuur.perk.com.

U kunt het voorvoegsel wijzigen (d.w.z. uwBedrijfsnaam) van deze inbox indien nodig, maar het domein moet hetzelfde blijven.

Voorzichtigheid: Het voorvoegsel moet zijn uniek voor uw account en bedrijf.
Als u een voorvoegsel probeert in te voeren dat al door een andere organisatie wordt gebruikt, verschijnt er een foutmelding en kunt u het formulier niet opslaan.

E-mail doorsturen instellen

Als u wilt dat leveranciers een e-mailadres binnen uw eigen domein gebruiken om facturen naar uw bedrijf te sturen, kunt u doorsturen instellen op uw mailserver. Zo worden e-mails die naar dat adres worden verzonden, automatisch doorgestuurd naar de speciale Perk-factuurinbox.

Als u bijvoorbeeld Exchange als mailserver gebruikt en Perk de factuurinbox heeft ingesteld bedrijfA@facturen.perk.com in de Perk-app moet je een doorstuurregel instellen vanuit je Exchange-mailserver om e-mails door te sturen van facturen@companyA.com naar bedrijfA@facturen.perk.com.

In dit geval is het belangrijk dat de naar Het adres van alle e-mails is ingesteld op het inboxadres van de Perk-factuurAnders wijst Perk de e-mail af, omdat het niet mogelijk is de organisatie en de rechtspersoon waartoe de e-mail behoort te identificeren.

Een e-mailalias configureren

Sommige mailservers wijzigen de naar adres van de e-mails die het om veiligheidsredenen doorstuurt. Hierdoor is het voor Perk onmogelijk om te bepalen voor welke rechtspersoon de e-mail bestemd is. Bijvoorbeeld, een e-mail wordt ontvangen voor bedrijfA@facturen.perk.com, maar het adres is nog steeds facturen@companyA.comPerk weet niet waar de e-mail vandaan komt en gooit de e-mail weg in plaats van deze naar de verkeerde organisatie te uploaden.

Met Perk kunt u e-mailaliassen instellen. Dit betekent dat wanneer Perk een e-mail ontvangt van facturen@companyA.com, kan het de juiste Perk-factuurinbox vinden.

Om veiligheidsredenen moet Perk ervoor zorgen dat u de eigenaar bent van dit e-mailadres, zodat u geen facturen van een andere organisatie kunt ontvangen. Hiervoor voert Perk een DNS-verificatiecontrole uit op het domein.

Domeinverificatie wordt uitgevoerd per organisatie en domein. Bijvoorbeeld, zodra u uw domein verifieert facturen@companyA.com, je kunt toevoegen facturen-belgium@companyA.com zonder een extra verificatiestap, zelfs bij andere rechtspersonen. Andere domeinen hebben echter wel een nieuw DNS-record nodig om de verificatie uit te voeren (d.w.z. facturen@belgium.companyA.com wordt beschouwd als een ander domein).

Om een alias in te stellen:

1. Ga naar Beheer > Factuurinstellingen, Bedrijfs-e-mailadres.

2. Voeg eerst een alias toe aan de e-mailinstellingen. Dit moet het e-mailadres zijn dat u aan uw leveranciers doorgeeft. Bijvoorbeeld: facturen@companyA.com.
   Wanneer u opslaat, ziet u een melding dat het domein niet geverifieerd is en een banner met een verificatiecode. Bijvoorbeeld: Voeg toe yokoy-domein-verificatie=26e2e19b4fcefa0bb6c5c2497f97710ee4334fe726bbbc0a421723f92bf8b2a8 naar uw DNS-bestanden.

   

3. Vraag dit aan de TXT DNS-records. De DNS die moet worden toegevoegd is de yokoy-domein-verificatie=XXX onderdeel van de infobanner.
4. Zodra dit is gebeurd, moet u de verificatie handmatig in de app activeren door op de knop te klikken. E-mailadres verifiëren knop.
5. Zodra de alias is geverifieerd, wordt deze uitgeschakeld en kan niet worden gewijzigd Om veiligheidsredenen niet meer. Je kunt de alias altijd verwijderen en een nieuwe toevoegen als je een fout hebt gemaakt.
6. Zodra de nieuwe alias is geverifieerd, wordt deze in aanmerking genomen voor inkomende e-mails. Stuur een nieuwe testmail om te controleren of deze werkt.

Opmerking: Het kan tot een uur duren voordat DNS-recordupdates zijn verwerkt, afhankelijk van uw DNS-instellingen.

Voorzichtigheid: U moet uw e-mailsysteem nog steeds configureren om stuur de e-mails door naar de Perk-e-mailadres (bedrijfA@facturen.perk.com). Perk heeft geen toegang tot de mailserver van de klant en kan alleen e-mails ontvangen die naar Perk-adressen zijn verzonden. De e-mailalias betekent dat als er een ander e-mailadres in de Naar adres, kan Perk het nog steeds correct verwerken.