Kostenobjecten Dit kan worden gebruikt om de goedkeuringsworkflow voor reizen, onkosten of facturen te bepalen. Gebruik dit artikel om te begrijpen hoe de goedkeuring van kostenobjecten werkt voor reizen, onkosten en facturen, en om de juiste configuratie voor uw bedrijf te kiezen. Voor reizen kunt u ervoor kiezen om alle reisverzoeken naar de goedkeurder van het kostenobject te sturen als onderdeel van het reisgoedkeuringsproces. Voor onkosten en facturen kunt u een standaard Perk-goedkeuringsstrategie kiezen of een aangepaste workflow maken met de workflow-ontwerperAls u hiërarchische kostenobjecten gebruikt, kan de goedkeuring worden doorgegeven aan de goedkeurders van het bovenliggende kostenobject.

• Stel een reisgoedkeuringsproces in per kostenobject.
• Stel een onkostengoedkeuringsproces in per kostenobject.
• Stel een factuurgoedkeuringsproces in per kostenobject.

Goedkeuring van kostenposten bij reizen

Bij het goedkeuren van reizen op basis van het object voor kosten in Perk worden reisaanvragen doorgestuurd naar de personen die zijn toegewezen aan het object voor kosten dat de reiziger bij het afrekenen selecteert. Wanneer u uw objecten voor kosten instelt, wijst u een voorkeursgoedkeurder toe en kunt u extra goedkeurders toevoegen. Als uw goedkeuringsproces voor reizen de goedkeurder van het object voor kosten gebruikt, stelt Perk hen allemaal op de hoogte van de aanvraag. Elk van hen kan de reis goedkeuren. Zie Een goedkeurder voor het object voor kosten toewijzen aan een goedkeuringsproces voor reizen.

Bedrijf A heeft bijvoorbeeld twee hoofdafdelingen: verkoop en marketing.

• Het verkoopbudget wordt beheerd door Jo Smith.
• Het marketingbudget wordt beheerd door Alex Macdonald, met Jamie Torres als extra goedkeurder.

Als het bedrijf het proces voor het goedkeuren van reizen zo inricht dat het gebruikmaakt van kostenobjecten, verandert de goedkeuringsroute afhankelijk van de afdeling die de kosten in rekening gebracht krijgt:

• Sarah werkt in de verkoop, maar ze is op reis om te helpen bij een marketingevenement.
• Wanneer Sarah haar reis boekt, selecteert ze het kostenobject Marketing.
• Het verzoek om goedkeuring gaat naar zowel Alex Macdonald als Jamie Torres. Een van beiden kan de reis goedkeuren.

Goedkeuring van kostenposten in onkosten en facturen

Bij de verwerking van onkosten en facturen kunt u complexe goedkeuringsworkflows instellen, afhankelijk van hoe uw kostenobjecten zijn geconfigureerd:

• Niet-hiërarchisch: slechts één goedkeuring
• Hiërarchisch: kan meerdere goedkeuringen vereisen, afhankelijk van de goedkeuringslimieten, aangezien de goedkeuring binnen de structuur wordt doorgegeven.

Goedkeuring van uitgaven en facturen met niet-hiërarchische kostenobjecten

Elk object voor kosten heeft een standaardgoedkeurder die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van alle onkosten of facturen die tegen dit object voor kosten worden ingediend. Wanneer een onkosten- of factuuraanvraag met dit object voor kosten wordt ingediend, is de persoon die is geselecteerd in het veld Goedkeurder verantwoordelijk voor het goedkeuren van de onkosten/factuur voordat deze door financiële beoordelaars wordt gecontroleerd. Als de goedkeurder dezelfde persoon is als degene die de onkosten of factuur heeft ingediend, wordt het document standaard automatisch goedgekeurd (tenzij u een aangepaste workflow hebt ingesteld om de goedkeuring te escaleren naar een andere gebruiker). Wanneer Sarah (van Verkoop) bijvoorbeeld onkosten indient voor een marketingbanner die ze heeft gekocht, herkent Perk het object voor kosten "Marketing" en stuurt de onkosten rechtstreeks naar Alex. Als Alex echter iets koopt en dit toewijst aan haar eigen Marketing-budget, weet Perk dat zij dit al heeft "goedgekeurd". De goedkeuringsstap wordt dan overgeslagen en de aanvraag gaat rechtstreeks naar Financiën (tenzij uw bedrijf een aangepaste workflow heeft om dit te voorkomen). U kunt goedkeuringen voor het object voor kosten tijdelijk delegeren aan iemand anders door die persoon te selecteren in het veld Gemachtigde. Dit kunt u doen via Instellingen > Kostenbeheer > Objecten voor kosten (als u accountbeheerder bent) of via Uitgaven > Goedkeuringen > Goedkeuringen objecten voor kosten (voor goedkeurders). U kunt ook een vervaldatum instellen. Na die datum gaat de goedkeuring voor het object voor kosten terug naar de oorspronkelijke goedkeurder.

Goedkeuring van uitgaven en facturen met hiërarchische kostenobjecten

Kostenobjecten kunnen een ouder-kindrelatie hebben, tot wel 5 niveaus. Dit bepaalt hoe de goedkeuring binnen die kostenobjecten wordt afgehandeld. Uitgaven of facturen worden automatisch doorgestuurd naar de verantwoordelijke persoon van het bovenliggende kostenobject wanneer de uitgave of factuur een bepaalde drempel overschrijdt. Bij hiërarchische kostenobjecten bepaalt u het volgende:

• ouder-kindrelatie
• standaard goedkeurder
• goedkeuringslimiet

De goedkeuringslimiet bepaalt het maximumpunt waarna het bovenliggende kostenobject bepaalt wie de onkosten of factuur moet goedkeuren. Met andere woorden, de goedkeuring wordt volgens het vierogenprincipe doorgegeven aan de eigenaar van het bovenliggende kostenobject. Als bijvoorbeeld een persoon in kostenobject 1A een onkostennota indient, is goedkeuring van het hoofd van het kostenobject vereist. Als de onkostennota de goedkeuringslimiet van het hoofd van kostenobject 1A overschrijdt (bijvoorbeeld CHF 1.000), is aanvullende goedkeuring van het hoofd van het bovenliggende kostenobject, in dit geval kostenobject 1, vereist. Als de onkostennota al is goedgekeurd door het hoofd van kostenobject 1A omdat het onkostenbedrag lager is dan CHF 1.000, hoeft het hoofd van het bovenliggende kostenobject de onkosten niet meer goed te keuren. In dit voorbeeld zijn er slechts 3 hiërarchische niveaus, maar kostenobjecten kunnen worden opgezet met maximaal vijf niveaus wanneer complexe goedkeuringsprocessen nodig zijn. Het kostenobject op het hoogste niveau is niet van toepassing in alle goedkeuringsworkflows, maar is wel noodzakelijk voor de technische configuratie. Indien nodig kan het kostenobject op het hoogste niveau onzichtbaar worden gemaakt voor alle gebruikers. Met andere woorden, u wijst het niet toe aan iemand als standaardkostenobject.