Goedkeuringsstrategie voor kostenobjecten

Kostenobjecten Kan worden gebruikt om de goedkeuringsprocedure voor reizen, onkosten of facturen te bepalen.

Voor reizen kunt u ervoor kiezen om alle reisverzoeken naar de goedkeurder van het kostenobject te sturen als onderdeel van het reisgoedkeuringsproces.

Voor onkosten en facturen kunt u kiezen voor een standaard Perk-goedkeuringsstrategie of een aangepaste workflow maken met de workflow-ontwerperAls u hiërarchische kostenobjecten gebruikt, kan de goedkeuring worden doorgegeven aan de goedkeurders van het bovenliggende kostenobject.

Goedkeuring van kostenposten bij reizen

Reisverzoeken gaan vaak rechtstreeks naar je manager. Je kunt echter instellen dat dit wel mogelijk is. goedkeuringsregel zodat het kostenobject bepaalt wie de reis goedkeurt.

Bij het instellen van uw kostenobjecten wijst u eenvoudigweg een specifieke persoon aan als goedkeurder voor dat kostenobject. Als een medewerker dat kostenobject selecteert tijdens het afrekenproces, stuurt Perk het verzoek automatisch door naar de eigenaar van dat kostenobject in plaats van naar de gebruikelijke leidinggevende.

Bedrijf A heeft bijvoorbeeld twee hoofdafdelingen: verkoop en marketing.

  • Verkoop Het budget wordt beheerd door Jo Smith.

  • Marketing Het budget wordt beheerd door Alex Macdonald.

Als het bedrijf het proces voor het goedkeuren van reizen zo inricht dat het gebruikmaakt van kostenobjecten, verandert de goedkeuringsroute afhankelijk van de afdeling die de kosten in rekening gebracht krijgt:

  • Sarah werkt in de verkoop, maar ze is op reis om te helpen bij een marketingevenement.

  • Wanneer Sarah haar reis boekt, kiest ze de Marketing kostenobject.

  • Het goedkeuringsverzoek gaat rechtstreeks naar Alex Macdonald (de marketingmanager) omdat zij verantwoordelijk is voor die kostenpost, waardoor Sarah's gebruikelijke manager volledig wordt overgeslagen.

Je kunt een reisafgevaardigde aanstellen, waarmee u tijdelijk goedkeuringsrechten kunt overdragen aan iemand anders terwijl u niet op kantoor bent.

Goedkeuring van kostenposten in onkosten en facturen

Bij de verwerking van onkosten en facturen kunt u complexe goedkeuringsworkflows instellen, afhankelijk van hoe uw kostenobjecten zijn geconfigureerd:

  • Niet-hiërarchischslechts één goedkeuring
  • HiërarchischDit kan meerdere goedkeuringen vereisen, afhankelijk van de goedkeuringslimieten, aangezien de goedkeuring binnen de structuur wordt doorgegeven.

Goedkeuring van uitgaven en facturen met niet-hiërarchische kostenobjecten

Aan elk kostenobject is een standaard goedkeurder toegewezen die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van alle uitgaven of facturen die aan dit kostenobject zijn gekoppeld. Wanneer een uitgave of factuur met dit kostenobject wordt ingediend, is de persoon die in de standaard goedkeurder is geselecteerd verantwoordelijk voor de goedkeuring. Goedkeurder De betreffende medewerker is verantwoordelijk voor het goedkeuren van de onkosten/factuur voordat deze door de financiële controleurs wordt beoordeeld.

Als de goedkeurder dezelfde persoon is als degene die de onkosten of factuur indient, wordt het document standaard goedgekeurd. automatisch goedgekeurd (tenzij u een aangepaste workflow hebt ingesteld om de goedkeuring door te sturen naar een andere gebruiker).

Als Sarah (van de verkoopafdeling) bijvoorbeeld een onkostennota indient voor een marketingbanner die ze heeft gekocht, ziet Perk het kostenobject 'Marketing' en stuurt de onkostennota direct door naar Alex. Maar als Alex iets koopt en dit koppelt aan haar eigen marketingbudget, weet Perk dat ze het al heeft 'goedgekeurd'. De goedkeuringsstap wordt dan overgeslagen en de onkostennota gaat direct naar de financiële afdeling (tenzij uw bedrijf een aangepaste workflow heeft om dit te voorkomen).

U kunt de goedkeuringsbevoegdheid voor het kostenobject tijdelijk delegeren aan een andere persoon door die persoon te selecteren in de Delegeren veld. Je kunt dit doen in Instellingen > Kostenbeheer > Kostenobjecten (als u een accountbeheerder bent) of in Uitgaven > Goedkeuringen > Goedkeuringen kostenobjecten (voor goedkeurders).

U kunt ook een vervaldatum instellen. Na die datum wordt de goedkeuring van het kostenobject teruggestuurd naar de oorspronkelijke goedkeurder.

Goedkeuring van uitgaven en facturen met hiërarchische kostenobjecten

Kostenobjecten kunnen een ouder-kindrelatie hebben, tot wel 5 niveaus. Dit bepaalt hoe de goedkeuring binnen die kostenobjecten wordt afgehandeld: uitgaven of facturen worden automatisch doorgestuurd naar de verantwoordelijke persoon voor het bovenliggende kostenobject wanneer de uitgave of factuur een bepaalde drempel overschrijdt.

Bij hiërarchische kostenobjecten bepaalt u het volgende:

  • ouder-kindrelatie
  • standaard goedkeurder
  • goedkeuringslimiet

De goedkeuringslimiet bepaalt het maximumpunt waarna het bovenliggende object van de kostenpost bepaalt wie de uitgave of factuur moet goedkeuren. Met andere woorden, de goedkeuring wordt een niveau hoger gelegd, bij de eigenaar van het bovenliggende kostenobject, volgens het vierogenprincipe.

Als bijvoorbeeld een persoon binnen kostenobject 1A een onkostennota indient, moet deze worden goedgekeurd door het hoofd van het betreffende kostenobject.

Als het onkostenrapport de goedkeuringslimiet voor het hoofd van kostenobject 1A overschrijdt (bijvoorbeeld CHF 1.000), is aanvullende goedkeuring van het hoofd van het overkoepelende kostenobject, in dit geval het hoofd van kostenobject 1, vereist.

Als het onkostenrapport is goedgekeurd door het hoofd van kostenobject 1A omdat het onkostenbedrag lager is dan CHF 1.000, hoeft het hoofd van het bovenliggende kostenobject de onkosten niet meer goed te keuren. In dit voorbeeld zijn er slechts 3 hiërarchische niveaus, maar kostenobjecten kunnen worden opgezet met maximaal vijf niveaus wanneer complexe goedkeuringsprocessen nodig zijn.

Het kostenobject op het hoogste niveau is niet van toepassing in alle goedkeuringsworkflows, maar is wel noodzakelijk voor de technische configuratie. Indien nodig kan het kostenobject op het hoogste niveau onzichtbaar worden gemaakt voor alle gebruikers. Met andere woorden, u wijst het niet toe aan iemand als standaardkostenobject.

Was dit artikel nuttig?