Financiële reviewers kunnen mislukte exports beheren in Perk: ze markeren als geëxporteerd zodra ze zijn bevestigd in de financiële afdeling, of annuleren (met opmerkingen) om documenten terug te sturen naar Klaar voor export. Zo loopt u het risico dat er dubbele documenten worden gemaakt als ze al in de wachtrij staan.
Soms kunnen exporttaken mislukken of in de status 'in behandeling' blijven staan (bijvoorbeeld doordat er geen verbinding is gemaakt, er time-outs zijn in het financiële doelsysteem, of doordat de documenten onvolledig zijn of fouten bevatten), ook al zijn de documentgegevens correct geïmporteerd in het financiële systeem.
Financiële reviewers kunnen voorkomen dat een export eindeloos blijft draaien in Perk, of de exporttaak annuleren en opnieuw starten. U kunt exporttaken voor onkosten, reiskosten, transacties en facturen die actief zijn, annuleren of markeren als geëxporteerd.
Beheren van in behandeling zijnde exporttaken
Nadat u dit hebt ingeschakeld, bevat de exporttabel ( Financiën > Controleren > Exporteren ) twee extra knoppen in elke rij van de exporttaak: Markeren als geëxporteerd en Export annuleren .
Afhankelijk van het gewenste resultaat kunt u kiezen uit:
Markeer het document als geëxporteerd
Hiermee kunt u het document als geëxporteerd markeren, ongeacht of u al dan niet een exporttaak bent gestart. Gebruik deze knop alleen wanneer u hebt gecontroleerd of de kosten of factuur correct zijn geïmporteerd in uw financiële systeem.
Wanneer een exporttaak als geëxporteerd wordt gemarkeerd, werkt Perk het document bij naar de status Geëxporteerd . Als een exporttaak in uitvoering is, verandert de status van In uitvoering (draaiend) naar Voltooid . In het geval van onkosten, waarbij transacties aan het onkostendocument zijn gekoppeld, wordt de transactiestatus ook bijgewerkt naar Geëxporteerd .
U kunt alle kosten die worden geëxporteerd of die nog moeten worden geëxporteerd (d.w.z. waarvoor u het exportproces nog niet hebt gestart) als geëxporteerd markeren. Voor facturen geldt dat alleen facturen die zijn opgenomen in een exporttaak als geëxporteerd kunnen worden gemarkeerd. Facturen die nog moeten worden geëxporteerd, kunnen niet als geëxporteerd worden gemarkeerd.
Om een document als geëxporteerd te markeren, selecteert u het document en klikt u vervolgens op Markeren als geëxporteerd .
Ter bevestiging kunt u een opmerking invoeren voordat u op Markeren als geëxporteerd klikt. Deze opmerking wordt opgenomen in de kosten- of factuurgeschiedenis.
Opmerking: Als u een document ten onrechte als geëxporteerd markeert, maar constateert dat het het doelsysteem nog niet heeft bereikt, kunt u het document terugzetten en opnieuw exporteren. Zorg er echter voor dat de gegevens niet in afwachting van verzending zijn om dubbele informatie te voorkomen.
Annuleer de exporttaak
Hiermee kunt u alle lopende exporttaken stoppen , waardoor de export van de kosten of factuur wordt voorkomen en alle documenten in de exporttaak worden teruggezet. Dit lost geen problemen op die ontstaan wanneer de geëxporteerde kosten of facturen niet in het externe systeem zijn ontvangen.
Door een export te annuleren, wijzigt Perk de status van alle documenten in de exporttaak terug naar Gereed voor export . Deze documenten worden nu als export beschouwd als u ze opnieuw probeert te exporteren.
U dient deze optie alleen te gebruiken als de uitgave of factuur nog niet is overgedragen naar uw financiële systeem en nog niet wordt geïmporteerd in het externe systeem.
op: annuleren van de export stopt de exportwachtrij niet. Het is raadzaam om uw financiële systeem te controleren, aangezien de taak mogelijk al in de importwachtrij staat. Het annuleren en opnieuw starten van een openstaande exporttaak kan leiden tot dubbele boekingen.
Het is raadzaam om minimaal 1 uur te wachten voordat u deze taak uitvoert. U kunt alleen exporttaken annuleren die al in uitvoering zijn. Om een exporttaak te annuleren, selecteert u een exporttaak en klikt u op Export annuleren .
Om de annulering te bevestigen, moet u een opmerking invoeren voordat u op Export annuleren klikt.
Deze opmerkingen zijn niet zichtbaar in de onkosten- of factuurgeschiedenis. U kunt echter wel een logboek van deze opmerkingen opvragen door contact op te nemen met de support .
Tip: Wanneer u een exporttaak annuleert, wordt de status van de exporttaak in het exportlogboek ( Financiën > Controle > Exportlogboek ) gewijzigd in Voltooid , ook al zijn de documenten niet geëxporteerd.