Soms kunnen exporttaken mislukken of in de status 'in behandeling' blijven staan (bijvoorbeeld doordat er geen verbinding is gemaakt, er time-outs zijn in het financiële doelsysteem, of doordat de documenten onvolledig zijn of fouten bevatten), ook al zijn de documentgegevens correct geïmporteerd in het financiële systeem.
Financiële reviewers kunnen voorkomen dat een export eindeloos blijft draaien in Perk, of de exporttaak annuleren en opnieuw starten. U kunt exporttaken voor onkosten, reiskosten, transacties en facturen die actief zijn, annuleren of markeren als geëxporteerd.
Annulering van exporttaken inschakelen
In Yokoy kunt u als financiële gebruiker een exportopdracht annuleren door de volgende stappen te volgen:
- Ga naar Beheer > Bedrijfsinstellingen, Nalevingssectie.
- Selecteer De financiële rol toestaan om lopende exporten te annuleren.
- Klik op Opslaan.
In Perk, om financiële beoordelaars de mogelijkheid te geven een exportopdracht te annuleren:
- Ga naar Instellingen > Account > Bedrijf en bekijk de uitgaveninstellingen.
- In het gedeelte Naleving selecteert u Financiële rol toestaan om lopende exporten te annuleren.
- Klik op Opslaan.
Beheren van in behandeling zijnde exporttaken
Eenmaal ingeschakeld, de exporttabel (Financiën > Export) bevat twee extra knoppen in elke exporttaakregel.
Let op: Beheerders en technische gebruikers zien deze knoppen in de exporttabel, ongeacht of de functie is ingeschakeld in de bedrijfsinstellingen.
Je kunt kiezen uit de volgende opties:
Markeer het document als geëxporteerd
Hiermee kunt u het document (uitgave of factuur) als geëxporteerd markeren. Gebruik deze knop alleen nadat u hebt gecontroleerd of het document correct in uw financiële systeem is geïmporteerd.
Wanneer een exporttaak als geëxporteerd is gemarkeerd, werkt Yokoy het document bij naar de status Geëxporteerd en wijzigt de status van de exporttaak van In behandeling (draaiend) naar Voltooid.
In het geval van onkosten, waarbij transacties aan het onkostendocument zijn gekoppeld, wordt ook de transactiestatus bijgewerkt.
Impact op reizen:Deze actie heeft betrekking op individuele onkosten die in een exportopdracht zijn opgenomen. De onkosten worden gemarkeerd als geëxporteerd en de statistieken in het exportoverzicht worden bijgewerkt. Hoewel u ervoor kunt kiezen om op reisniveau te exporteren, wordt de daadwerkelijke exportactie uitgevoerd op de individuele onkosten binnen de reis, en niet op de reis als geheel. De status van een reis wordt bepaald door de laagste status van de onkosten. Als u dus onkosten die nog niet zijn geëxporteerd als zodanig markeert, wordt de hele reis als geëxporteerd beschouwd.
U kunt elke uitgave of factuur die wordt geëxporteerd of die nog moet worden geëxporteerd (d.w.z. waar u het exportproces nog niet bent gestart) markeren als geëxporteerd.
Om een document als geëxporteerd te markeren, selecteert u het document en klikt u vervolgens op Markeren als geëxporteerd.
Ter bevestiging kunt u een opmerking invoeren voordat u klikt. Markeren als geëxporteerdDeze opmerking is opgenomen in de onkostenhistorie.
Annuleer de exporttaak
Hiermee kunt u lopende exporttaken stoppen, waardoor de onkosten of facturen niet worden geëxporteerd en de status van alle documenten in de exporttaak in Yokoy wordt hersteld. Dit lost geen problemen op die ontstaan bij exporttaken waarbij de geëxporteerde onkosten of facturen niet in het externe systeem zijn ontvangen.
Door een export te annuleren, wijzigt Yokoy de status van alle documenten die in de exporttaak zijn opgenomen terug naar Klaar voor export. Deze documenten worden nu opnieuw geëxporteerd als u ze opnieuw probeert te exporteren.
U dient deze optie alleen te gebruiken als de uitgave of factuur nog niet De gegevens zijn overgeboekt naar uw financiële systeem en worden momenteel niet geïmporteerd in het externe systeem.
Controleer uw financiële systeem en taakwachtrij:Het annuleren van de export stopt de exportwachtrij niet. Het is raadzaam uw financiële systeem te controleren, aangezien de taak mogelijk al in de importwachtrij is geplaatst. Het annuleren van een lopende exporttaak en deze opnieuw starten kan leiden tot dubbele boekingen. Het is aan te raden minimaal 1 uur te wachten voordat u deze taak uitvoert.
Je kunt exporttaken alleen annuleren als ze momenteel in behandeling zijn. Als de exporttaak is voltooid, is de knop grijs.
Om een exportopdracht te annuleren, selecteert u de exportopdracht en klikt u op Export annuleren.
Om de annulering te bevestigen, moet u een opmerking invoeren voordat u op Export annuleren klikt.
Deze opmerkingen zijn niet zichtbaar in de onkosten- of factuurgeschiedenis. U kunt echter wel een logboek van deze opmerkingen opvragen door contact op te nemen met de support .
Tip: Wanneer u een exporttaak annuleert, wordt de status van de exporttaak in het exportlogboek ( Financiën > Controle > Exportlogboek ) gewijzigd in Voltooid , ook al zijn de documenten niet geëxporteerd.