De workflowontwerper gebruikt knooppunten om de bedrijfslogica te bepalen die wordt toegepast bij de verwerking van facturen in Perk.

Bij het maken van een workflow gebruik je vier soorten knooppunten:

• Statusknooppunten: Geeft de status van het document aan. Met andere woorden, deze knooppunten vertegenwoordigen interne Perk-statussen (bijv. Voorlopige versie, Ter goedkeuring, enz.).
• Voorwaardeknooppunten: Ze vertegenwoordigen voorwaardelijke bijzinnen. Het zijn if-else voorwaarden gebaseerd op een specifieke logica die waar of onwaar is.
• Activiteitsknooppunten: Vertegenwoordigt acties of taken die achter de schermen in Perk plaatsvinden.
• Goedkeuringsknooppunten: Vul de activiteitsknooppunten aan om de bedrijfslogica van een goedkeuringsproces te reproduceren.

Statusknooppunten zijn gemeenschappelijk voor zowel factuur- als onkostenworkflows. Voorwaarde, activiteit, en De goedkeuringsknooppunten zijn specifiek voor elk workflowtype.

Elk statusknooppunt heeft een specifieke combinatie van knooppunten die ervoor en erna geplaatst kunnen worden. De actie die geactiveerd kan worden, hangt af van deze combinatie.

De workflow-ontwerper biedt de volgende combinaties voor factuurworkflows:

Factuurvoorwaardenknooppunten

Voorwaardeknooppunten bevatten voorwaardelijke clausules voor het uitvoeren van de volgende stap in de workflow. De workflowontwerper biedt de volgende notities voor het beheren van facturen:

• Bevat inkoopordernummer
• Bedragvalidatie
• Automatische goedkeuring op basis van de voorwaarden van de leverancier
• Waar/onwaar voorwaarde
• Aangepaste waar/onwaar-voorwaarde
• Bevat geen posten met een te hoog budget.
• Leverancier met onroerend goed
• Indienen bij eigen kostenplaats
• Bevat overeenkomende melding
• Niet-PO-regelitems aanwezig
• Indiener met onroerend goed
• Factuurleeftijd ≤ maximale drempelwaarde
• Er zijn discrepanties aanwezig bij de driewegmatching.

Bevat inkoopordernummer

Configureer een waar/onwaar-voorwaarde op basis van de vraag of de factuur een geselecteerd inkoopordernummer (PO-nummer) bevat:

• True: Als de factuur is gekoppeld aan een inkooporder, bijvoorbeeld als er ten minste één inkoopordernummer is geselecteerd in de factuurkop.
• False: Als de factuur niet is gekoppeld aan een inkooporder, bijvoorbeeld als er geen inkoopordernummers in de factuurkop te vinden zijn.

Stel, u dient een factuur in. Als de factuur is gekoppeld aan een inkooporder, slaat u de goedkeuringsprocedure over en gaat u direct naar In behandeling. Anders wordt een goedkeuringsprocedure op basis van tags uitgevoerd (d.w.z. alle goedkeurders van de tagwaarde moeten de factuur goedkeuren).

Bedragvalidatie

Configureer een waar/onwaar-voorwaarde op basis van het factuurbedrag.

In dit geval levert deze voorwaarde het volgende op:

• True: De hoeveelheidsvoorwaarde is voldaan.
• Onwaar: De hoeveelheidsvoorwaarde is niet voldaan.

Je kunt bijvoorbeeld de logica zo instellen dat Perk de goedkeuringsprocedure overslaat en direct naar de status 'In behandeling' gaat als het factuurbedrag tussen de 10 en 100 CHF ligt. Anders wordt een goedkeuringsprocedure op basis van tags uitgevoerd.

Deze specifieke aandoening kent drie verschillende opties:

U kunt een onder- of bovengrens definiëren om te controleren of het documentbedrag hoger of lager is dan de opgegeven grens, of een onder- en bovengrens instellen om te controleren of het documentbedrag binnen een bepaald bereik ligt.

Automatische goedkeuring op basis van leveranciersvoorwaarden (alleen Enterprise)

Configureer een waar/onwaar-voorwaarde om te bepalen of u facturen van een specifieke leverancier automatisch wilt goedkeuren. Dit voorwaardeknooppunt wordt gebruikt in combinatie met Een factuur voor een bepaalde leverancier automatisch goedkeuren. Als u er een aan de workflow toevoegt, ziet u een nieuwe sectie in Facturen > Leveranciersfacturen > Leverancier > Instellingen. Daar kunt u een drempelwaarde voor automatische goedkeuring voor de leverancier zelf configureren. In dit geval retourneert deze voorwaarde het volgende:

• Waar: Als het factuurbedrag lager is dan de drempel voor automatische goedkeuring die is ingesteld bij de leverancier.
• False: Als de factuur hoger is dan de drempel voor automatische goedkeuring die is ingesteld bij de leverancier.

Afhankelijk van de workflow is de factuur ofwel Klaar voor export ofwel In beoordeling.

Waar/onwaar voorwaarde

Configureer een waar/onwaar-voorwaarde op basis van specifieke bedrijfsregels die u in JSON-formaat definieert.

• True: De in JSON gespecificeerde voorwaarde is voldaan (d.w.z. de eigenschap is aanwezig op de factuur).
• False:De in JSON gespecificeerde voorwaarde is niet voldaan (d.w.z. de eigenschap is niet aanwezig op de factuur).

Je kunt deze voorwaarde bijvoorbeeld gebruiken om te controleren of er attributen op de factuur aanwezig zijn, zoals een inkoopordernummer, aangepaste velden, tagwaarden, enzovoort.

Opmerking: De True/False-voorwaarde controleert op attributen die op de factuur zijn opgeslagen (zoals aangepaste velden). Als u attributen op het object zelf wilt controleren, bijvoorbeeld of een aangepast veld is geselecteerd in een tagdimensie, gebruik dan de Aangepaste waar/onwaar-voorwaarde.

JSON-regels

Je kunt complexe bedrijfsregels opstellen en deze als JSON serialiseren. De JSON-regels worden gespecificeerd in het veld 'Rules' van de node-opties.

De volgende bewerkingen worden ondersteund:

Je kunt bijvoorbeeld:

• controleren of een een specifiek aangepast veld is aanwezig op de factuur
• controleren of er een melding van valuta-mismatch op een factuur

Controleer of er een aangepast veld op de factuur staat.

Je kunt een regel instellen om te controleren of een specifieke waarde in een aangepast informatieveld gelijk is aan 'true'. Zo ja, dan retourneert de regel 'true'.

1. Identificeer de naam van het aangepaste informatieveld in het bedrijf.

2. Voeg vervolgens een waar/onwaar-knooppunt toe en kopieer en plak dit fragment in het veld Regels:

   { 
    "==": [ 
    { 
    "var": [ 
    "customInformation.skipApproval" 
    ] 
    }, 
    true 
    ] 
    }

    

3. Vervolgens wijs je de workflow toe aan de juridische entiteit.

Opmerking: Aangepaste informatievelden kunnen alleen door Perk worden ingesteld. Mogelijk moet u... Een supportticket openen Als het aangepaste informatieveld dat u nodig hebt nog niet bestaat in uw Perk-implementatie of als u de naam niet weet (die al dan niet hetzelfde kan zijn als het label dat in de app wordt weergegeven).

Controleer op een melding over een valuta-afwijking.

Je kunt een regel instellen om te controleren of er onder de meldingen een waarde voor een valuta-mismatch is en of deze gelijk is aan 'true'. Zo ja, dan retourneert de regel 'true'.

Opmerking: U moet inkooporders voor het bedrijf hebben geïmporteerd. Voeg een waar/onwaar-node toe en kopieer en plak dit fragment in het veld Regels:

   { 
 "!": { 
 "reduce": [ 
 { 
 "var": "notifications" 
 }, 
 { 
 "or": [ 
 { 
 "in": [ 
 { 
 "var": "current.title" 
 }, 
 [ 
 "supplierInvoiceNotification.currencyMismatch.title", 
 "supplierInvoiceNotification.multipleCurrencyMismatch.title" 
 ] 
 ] 
 }, 
 { 
 "var": "accumulator" 
 } 
 ] 
 }, 
 false 
 ] 
 } 
 } 

Controleer op meldingen over accountafwijkingen

Je kunt een regel instellen om te controleren of er een melding over een accountmismatch in alle factuurmeldingen staat en of deze gelijk is aan true. Zo ja, dan retourneert de regel true.

Voeg een waar/onwaar-node toe en kopieer en plak dit fragment in het veld Regels:

{ 
 "some": 
 [ 
 { 
 "var": "notifications" 
 }, 
 { 
 "==": 
 [ 
 { 
 "var": "title" 
 }, 
 "supplierInvoiceNotification.mismatchAccountNumber.title" 
 ] 
 } 
 ] 
 }

Controleer of er alleen een belastingregel van toepassing is.

Je kunt een regel instellen om te controleren of er minstens één belastingregel in alle regelitems voorkomt. Zo ja, dan retourneert de regel true.

Voeg een waar/onwaar-node toe en kopieer en plak dit fragment in het veld Regels:

{ 
 "some":[ 
 { 
 "var":"lineItems" 
 }, 
 { 
 "==":[ 
 { 
 "varisTaxOnly" 
 }, 
 true 
 ] 
 } 
 ] 
 }

Let op: Niet alle ERP-/financiële systeemintegraties ondersteunen alleen belastingregels. Neem contact op met Perk Customer Success om te controleren of dit mogelijk is voor uw financiële systeem.

Controleer de zakelijke regels voor facturen.

Bij de factuurverwerking kunt u bedrijfsregels instellen waarmee u kunt controleren of een lijst met vooraf gedefinieerde trefwoorden in het document aanwezig is. Als het trefwoord aanwezig is, kunt u een specifieke actie definiëren. U kunt bijvoorbeeld een ingestelde waarde in een specifiek aangepast veld invoeren of een selectievakje in een aangepast veld aanvinken.

Er zijn twee manieren waarop u de workflow kunt gebruiken om deze gevallen te controleren en de factuur naar een ander pad door te sturen: u kunt controleren op het aangepaste veld of op een specifieke melding.

• Controleer of het aangepaste veld is geselecteerd/een specifieke waarde bevat als gevolg van de actie van de factuur-bedrijfsregel.
  In het onderstaande voorbeeld controleert u of de factuur het woord Iran bevat. Zo ja, dan selecteert Perk het selectievakje voor het aangepaste veld Embargo-factuur.
  ​

  

  In dit geval stelt u de De gebruikelijke controle op de aanwezigheid van aangepaste velden in het factuurdocument wordt uitgevoerd met de volgende code:

{ 
 "==": [ 
 { 
 "var": [ 
 "customInformation.embargoInvoice" 
 ] 
 }, 
 true 
 ] 
 }

• Controleer of er een melding/waarschuwing met betrekking tot een factuurregel op het factuurdocument staat. In het onderstaande voorbeeld controleert u of het trefwoord 'melding' in de factuurkop aanwezig is:
  ​

  

  In dit geval moet u met deze code controleren of er factuurmeldingen aanwezig zijn:

{ 
 "some": 
 [ 
 { 
 "var": "notifications" 
 }, 
 { 
 "==": 
 [ 
 { 
 "var": "title" 
 }, 
 "supplierInvoiceNotification.keywordsDetected.title" 
 ] 
 } 
 ] 
 }

Controleer of de factuur aan de wettelijke vereisten voldoet.

Bij de factuurverwerking kunt u controleren of aan de wettelijke vereisten wordt voldaan. Met andere woorden, Perk kan controleren of bepaalde kenmerken, die standaard in factuurdocumenten voorkomen, aanwezig zijn en een specifieke melding genereren. U kunt de aanwezigheid van deze meldingen in uw workflow controleren.

Je kunt bijvoorbeeld:

1. Voorkom dat de factuur verdergaat in het workflowproces als er controles zijn die de factuur ongeldig maken volgens uw doelstellingen. U wilt bijvoorbeeld het workflowproces stoppen en een melding terugsturen als de factuur een ongeldig btw-nummer, leveranciersadres, enzovoort bevat.
2. Zet de factuur op de status Moet herzien worden als een van deze meldingen in de factuurkop aanwezig is.

Het basiscodefragment voor het instellen van deze JSON-regel ziet er als volgt uit, waarbij u "Notification" vervangt door de verwijzing naar de notificatie.

{ 
 "some": 
 [ 
 { 
 "var": "notifications" 
 }, 
 { 
 "==": 
 [ 
 { 
 "var": "title" 
 }, 
 "notification text" 
 ] 
 } 
 ] 
 }

Controleer op regelitems die niet onder de inkooporder vallen.

Je kunt een regel instellen om te controleren of er ten minste één regelitem is met de overeenkomende status Non-PO. Zo ja, dan retourneert de regel true.

Voeg een waar/onwaar-node toe en kopieer en plak dit fragment in het veld Regels:

{ 
 "some":[ 
 { 
 "var":"lineItems" 
 }, 
 { 
 "==":[ 
 { 
 "varmatchStatus" 
 }, 
 true 
 ] 
 } 
 ] 
 }

Aangepaste waar/onwaar-voorwaarde

Configureer een waar/onwaar-voorwaarde op basis van specifieke bedrijfsregels die u in JSON-formaat definieert.

Je kunt deze voorwaarde bijvoorbeeld gebruiken om te controleren of een Er is een aangepast selectievakje geselecteerd voor een tagdimensie.

In dit geval levert deze voorwaarde het volgende op:

• True: De in JSON gespecificeerde voorwaarde is voldaan.
• False: De in JSON gespecificeerde voorwaarde is niet voldaan.

Je kunt complexe bedrijfsregels opstellen en deze als JSON serialiseren. JSON-regels worden gespecificeerd in het veld Regels van de node-opties.

Controleer of het aangepaste veld is aangevinkt bij het kostenobject.

Je kunt een regel instellen om te controleren of het selectievakje voor aangepaste informatie op het kostenobject is aangevinkt (oftewel 'true' is). Zo ja, dan retourneert de regel true.

1. Identificeer het aangepaste veld in het bedrijf op de tag. De waarde van het labelveld (CustomFieldLabel) MOET worden opgegeven in de onderstaande expressie.

2. Voeg een true/false-node toe en kopieer en plak dit codefragment in de Regels veld:
   ​

   { 
    "some": [ 
    { 
    "var": "_costObjects" 
    }, 
    { 
    "==": [ 
    { 
    "var": "customInformation.

3. Stel de workflow in binnen de juridische entiteit.

Controleer of een aangepast veld wel/niet aanwezig is in de koptekst van een inkooporder.

U kunt een regel instellen om te controleren of de aangepaste informatie in de inkooporder (PO) null is of een bepaalde waarde heeft. Dit voorbeeld controleert of de inkooporder GEEN aangepaste informatie in de koptekst bevat.

Voeg een aangepast waar/onwaar-knooppunt toe en kopieer en plak dit codefragment in het veld Regels:

{ 
 "some": 
 [ 
 { 
 "var": "_purchaseOrders" 
 }, 
 { 
 "==": 
 [ 
 { 
 "var": "customInformation.

Controleer of een aangepast veld wel/niet aanwezig is op een inkooporderregel.

U kunt een regel instellen om te controleren of de aangepaste informatie in de inkooporder null is of een bepaalde waarde heeft. In dit voorbeeld wordt gecontroleerd of de inkooporder GEEN aangepaste informatie bevat in de regelitems van de inkooporder.

Voeg een aangepast waar/onwaar-knooppunt toe en kopieer en plak dit codefragment in het veld Regels:

{ 
 "some": 
 [ 
 { 
 "var": "_purchaseOrders" 
 }, 
 { 
 "some": 
 [ 
 { 
 "var": "items" 
 }, 
 { 
 "==": 
 [ 
 { 
 "var": "customInformation.

Controleer of het betreffende inkooporderregelitem een ​​goederenontvangst vereist of niet.

De inkooporder bepaalt of een goederenontvangst vereist is en moet worden gebruikt in de driewegafstemming. U kunt controleren of een corresponderende goederenontvangstregel nodig is.

 "some":[ 
 { 
 "var_purchaseOrders" 
 }, 
 { 
 "some":[ 
 { 
 "varitems" 
 }, 
 { 
 "==":[ 
 { 
 "varrequireGoodsReceipt" 
 }, 
 true 
 ] 
 } 
 ] 
 } 
 ] 
 }

Controleer of de huidige goedkeurders niet ook de indieners van de factuur zijn (vierogenprincipe).

U kunt een regel instellen om te controleren of de personen die op de factuur zijn geselecteerd voor goedkeuring, ook op de lijst met indieners staan.

• Als geen van de geselecteerde goedkeurders als indiener van de factuur staat vermeld, retourneert het true
• Als ten minste één persoon zowel de factuur heeft ingediend als deze heeft goedgekeurd, retourneert het false

{ 
 "en": [ 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.0" }, { "var": "submitters" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.1" }, { "var": "submitters" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.2" }, { "var": "submitters" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.3" }, { "var": "submitters" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.4" }, { "var": "submitters" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.5" }, { "var": "submitters" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.6" }, { "var": "submitters" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.7" }, { "var": "submitters" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.8" }, { "var": "indieners" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.9" }, { "var": "indieners" } ] } } 
 ] 
 }

Bevat geen posten met een te hoog budget.

Stel een waar/onwaar-voorwaarde in om te bepalen of er te veel is uitgegeven op de factuur. In dit geval geeft de voorwaarde het volgende terug:

• True: Als er geen sprake is van overschrijding van het factuurbedrag, d.w.z. geen factuurregelitems hebben de status 'overschrijding', dan retourneert dit 'true'.
• False: Als er sprake is van overbesteding op de factuurregels, retourneert de voorwaarde false.

Leverancier met onroerend goed (alleen voor bedrijven)

Stel een waar/onwaar-voorwaarde in op basis van een of meer specifieke velden. U kunt waarden van elke leverancier vergelijken. Bijvoorbeeld:

• Naam van de leverancier (supplier.name)
• ERP-code van de leverancier
• Betalingsvoorwaarden van de leverancier
• Aangepaste informatie van de leverancier

In dit geval levert deze voorwaarde het volgende op:

• True:De opgegeven eigenschap komt overeen met het leverancierskenmerk van de leverancier, dat op de factuur te vinden is.
• Onwaar:De opgegeven eigenschap komt NIET overeen met het kenmerk dat is opgegeven voor de leverancier op de factuur.

Om dit knooppunt in te stellen, voert u het te controleren gegevensveld en de waarde(n) in dat veld in:

Als u bijvoorbeeld een specifieke actie wilt uitvoeren voor een specifieke groep leveranciers, kunt u het veld specificeren als leverancier.naam en de waarde van Matches met verschillende leveranciersnamen, zoals Acme, MyCompany, enz.

De voorwaarde retourneert "waar", omdat de informatie op de factuur wordt vergeleken met de informatie van de leverancier.

Indienen bij eigen kostenplaats

Stel een voorwaarde in die waar/onwaar retourneert als het kostenobject van de factuur hetzelfde is als het kostenobject van de indiener. In dit geval retourneert deze voorwaarde:

• True: De factuur is gecodeerd met kostenobjecten waarvan de eigenaar dezelfde persoon is die de factuur heeft ingediend.
• Onwaar:De eigenaar van de kostenobjecten die van de factuur zijn afgeleid, is niet dezelfde als de gebruiker die de factuur heeft ingediend.

De voorwaarde is waar als een van de indieners op de factuur gelijk is aan de eigenaar van het kostenobject van de factuur.

Als bijvoorbeeld een factuur met twee regelitems wordt ingediend door "Alex 1":

1. Regelitem 1 met kostenobjecteigenaar "Alex 1"
2. Regel 2 met kostenobjecteigenaar "Ondersteuning secundaire arbeidsvoorwaarden"

De voorwaarde retourneert true en verplaatst de factuur naar de volgende stap, zelfs als er een andere kostenobjecteigenaar is voor een van de regelitems.

Bevat overeenkomende waarschuwing (alleen Enterprise)

Configureer een waar/onwaar-voorwaarde om te bepalen of er overeenkomende waarschuwingen voor het document zijn geactiveerd. In dit geval retourneert deze voorwaarde het volgende:

• True: Als er overeenkomende fouten op de factuur staan, retourneert het true.
• False: Als er geen overeenkomende fouten op de factuur staan, retourneert het false.

Je kunt deze node bijvoorbeeld gebruiken als er een goederenontvangstbewijs ontbreekt en je probeert de factuur in te dienen. Perk detecteert deze situatie en de voorwaarde-node retourneert dan true. De stap na deze node hangt af van het specifieke scenario.

Momenteel kan Perk de volgende meldingen controleren:

Niet-PO-regelitems aanwezig

Met dit knooppunt kunt u controleren of een van de regelitems op de factuur de overeenkomende status Geen inkooporder heeft. Zo ja, dan retourneert het true. Anders retourneert het false.

Het wordt doorgaans gebruikt om workflows te ontwerpen waarbij u moet controleren of er extra kosten zijn die niet in de inkooporder zijn opgenomen. Zo ja, dan heeft u mogelijk aanvullende goedkeuring nodig van de eigenaren van de kostenobjecten.

Controleer of er aanvullende, onvoorziene kosten zijn die niet op de inkooporder staan ​​vermeld en die goedgekeurd moeten worden.

Inkooporders (PO's) zijn voor bedrijven een manier om uitgaven en budgetten te beheersen. Hoewel PO's het grootste deel van de uitgaven vastleggen, moeten soms extra kosten buiten de scope van de PO worden geregistreerd. Denk bijvoorbeeld aan extra vracht- of verzendkosten die niet waren opgenomen toen het PO-budget aanvankelijk werd goedgekeurd.

Om dit gebruiksscenario af te dekken, kunt u de voorwaarde 'Niet-inkooporderregelitems aanwezig' gebruiken. Deze controleert of er extra kosten in het factuurdocument staan die oorspronkelijk niet in de inkooporder waren opgenomen. De meeste bedrijven vereisen in dat geval aanvullende goedkeuringen. Daarom kunt u de volgende configuratie instellen:

• Als er regelitems aanwezig zijn die niet onder de inkooporder vallen, is een aanvullende goedkeuring vereist (bijvoorbeeld een goedkeuring van een kostenobject).
• Als er geen aparte posten voor inkooporders aanwezig zijn, voer dan geen aanvullende goedkeuring uit (ga bijvoorbeeld direct naar de status 'In behandeling').

Doorgaans koppel je dit voorwaardeknooppunt aan een voorwaardeknooppunt voor een inkooporderfactuur, omdat facturen die geen inkooporder betreffen vaak anders worden behandeld.

Indiener met onroerend goed

Met dit knooppunt kunt u een voorwaardeknooppunt configureren dat waar/onwaar retourneert als de indieningsgroep van de factuur een specifieke eigenschap bevat. U kunt elke gebruikerseigenschap controleren, zoals naam, e-mailadres, lijnmanager, maar ook aangepaste velden.

Deze node is alleen beschikbaar voor klanten met een Professional- of Enterprise-abonnement.

In dit geval levert deze voorwaarde het volgende op:

• True: Het kostenobject dat is gekoppeld aan de factuur van de indiener heeft een specifieke eigenschapswaarde.
• Onwaar: Het kostenobject dat aan de factuur van de indiener is gekoppeld, heeft niet de specifieke eigenschapswaarde.

Als de voorwaarde bijvoorbeeld is ingesteld met de Lijnmanager eigendom en overeenkomsten Alex Smith,

• Als een ingediende factuur is aangemaakt door een gebruiker wiens leidinggevende "Alex Smith" is, retourneert dit 'true'.
• Als een ingediende factuur is aangemaakt door een gebruiker wiens leidinggevende "Devis Hirt" is, retourneert dit onwaar.

Validatie van de inzendereigenschappen instellen voor een aangepast veld.

Stel, u wilt controleren of de gebruiker zich in het aangepaste veld bevindt. Doelbeheer heeft waardeG000" of "G001":

1. Je hebt een aangepast veld ingesteld in het gebruikersprofiel:

1. Klik in de workflowontwerper op het knooppunt Inzender met eigenschap en voer deze gegevens in. Omdat u meerdere waarden wilt controleren, voert u de waarde "G001" in en klikt u vervolgens op + Rij toevoegen om de tweede waarde "G002" toe te voegen.

Het resultaat is als volgt:

In dit geval controleert Perk of de indiener deze eigenschap heeft. Zo ja, dan wordt het kostenobject goedgekeurd. Zo nee, dan wordt het document naar de status "In beoordeling" verplaatst.

Factuurleeftijd ≤ maximale drempelwaarde

Met dit knooppunt kunt u de ouderdom van een factuur controleren en ervoor zorgen dat deze een maximale drempelwaarde niet overschrijdt. Als de factuur de ingestelde limiet overschrijdt, retourneert het knooppunt false. Het wordt doorgaans gebruikt bij het ontwerpen van workflows waarbij u moet controleren of een factuurdatum niet ouder is dan een bepaald aantal dagen.

Het knooppunt voert de volgende berekeningen uit:

• Controleert de factuurdatum op de factuur.
• Berekent het verschil tussen de datum van vandaag en de factuur-/betalingsdatum op de factuur.
• Vergelijkt met de waarde die is ingevoerd in de configuratie van het knooppunt (maximale leeftijd in dagen).
• Retourneert:
  • als het verschil groter is dan de maximale leeftijd: onjuist
  • als het verschil kleiner is dan de maximale leeftijd: WAAR

Bedrijven willen bijvoorbeeld vaak voorkomen dat gebruikers facturen indienen die ouder zijn dan een of twee maanden. Met dit knooppunt is het mogelijk om een specifiek workflowpad te definiëren, zodat facturen die ouder zijn dan een bepaalde datum niet kunnen worden ingediend.

Er zijn discrepanties aanwezig bij de driewegmatching.

Met dit knooppunt kunt u een waar/onwaar-voorwaarde configureren om te bepalen of er overeenkomende waarschuwingen zijn geactiveerd voor het document in de context van driewegmatching en het factuurdocument dienovereenkomstig door te sturen. U kunt dit knooppunt bijvoorbeeld gebruiken om te controleren of er afwijkingen zijn gedetecteerd bij de driewegmatching, zoals: hoeveelheid komt niet overeen, hoeveelheid komt niet overeen of ontbrekende goederenbon.

In dit geval levert deze voorwaarde het volgende op:

• WAAR:
  • Als er overeenkomende fouten op de factuur staan, zoals geconfigureerd door de gebruiker in de knooppuntopties.
• Onjuist:
  • Als er geen overeenkomende fouten op de factuur staan, zoals geconfigureerd door de gebruiker in de knooppuntopties.

U kunt een of meerdere van deze drie gevallen selecteren, afhankelijk van uw gewenste configuratie. Plaats de voorwaarde bijvoorbeeld na Verzenden om te controleren of de factuur afwijkingen vertoont die verband houden met de driewegmatching. Als dat het geval is, kunt u ervoor kiezen de gebruiker hierover te informeren. Wijs een workflowmelding toe en stuur het document door naar Moet herzien worden.

Factuuractiviteitsknooppunten

Factuuractiviteitsknooppunten voeren een specifieke actie uit op het document in de workflow.

Je kunt de volgende acties uitvoeren in de workflow:

• Goedkeurders toewijzen aan eigenschappen (alleen Enterprise)
• Wijs alle goedkeurders voor de kostenobjecten toe.
• Aangepaste goedkeurders voor kostenobjecten toewijzen (alleen Enterprise)
• Wijs alle kostenobject-lijnmanagers toe (alleen Enterprise)
• Wijs alle goedkeurders van tags toe.
• Statische goedkeurders toewijzen (alleen Enterprise)
• SAP-documentgoedkeurders toewijzen (alleen Enterprise)
• Een standaard leverancier goedkeurder toewijzen
• Wijs een lijnmanager toe
• SAP-goedkeuring (alleen Enterprise)
• Een foutmelding genereren (alleen Enterprise)
• Werkstroommelding toewijzen (alleen Enterprise)
• Wijs de eigenaar van de inkooporder aan als goedkeurder.

Wijs goedkeurders toe aan een eigenschap (alleen Enterprise)

Bepaal goedkeurders op basis van een specifieke eigenschap die gebruikers in hun gebruikersgegevens hebben.

Het kan worden gebruikt om goedkeuringsgroepen te creëren of om gebruikers dynamisch toe te wijzen op basis van specifieke aangepaste eigenschappen die in het gebruikersprofiel kunnen worden ingesteld.

In dit geval levert deze voorwaarde het volgende op:

• WAAR: Het vereist een goedkeurder met de in de actie gespecificeerde opties. Als de goedkeurder niet aanwezig is, wordt de actie niet uitgevoerd.
• Onjuist: Het vereist een goedkeurder met de in de actie gespecificeerde opties. Als de goedkeurder niet aanwezig is, wordt de actie niet uitgevoerd.

U kunt dit workflowknooppunt bijvoorbeeld gebruiken om alle gebruikers met de eigenschap customInformation.TeamA gelijk aan true als goedkeurders aan te wijzen. Dit betekent dat alle gebruikers met het selectievakje Team A aangevinkt in hun profiel, worden aangewezen voor goedkeuring.

Deze specifieke situatie kent twee opties die moeten worden uitgevoerd:

Wijs alle goedkeurders voor de kostenobjecten toe.

Wijs alle eigenaren van kostenobjecten aan als goedkeurders. Technisch gezien doorloopt het de verschillende regelitems van de factuur, haalt de eigenaren van de kostenobjecten eruit en wijst ze toe ter goedkeuring.

U kunt Perk bijvoorbeeld zo configureren dat alle eigenaren van kostenobjecten worden toegewezen en dat goedkeuring van alle eigenaren vereist is wanneer een factuur wordt ingediend.

In dit geval levert deze voorwaarde het volgende op:

• WAAR: Als Perk geen goedkeurder kan vinden, behoudt het de status van het document.
• Onjuist: Als Perk geen goedkeurder kan vinden, wordt het document naar de volgende status verplaatst.

Aangepaste goedkeurders voor kostenobjecten toewijzen (alleen Enterprise)

Bepaalt welke eigenaren van kostenobjecten als goedkeurders fungeren op basis van een specifieke eigenschap. Technisch gezien doorloopt het de verschillende kostenplaatsen op de factuur en wijst het goedkeurders toe op basis van de eigenschappen die in de opties zijn gespecificeerd.

Aan deze specifieke voorwaarde zijn opties verbonden die moeten worden voltooid:

U wilt bijvoorbeeld een speciale gebruiker (die niet de eigenaar van het kostenobject is) goedkeuring geven voor het gebruik van het kostenobject op de factuur:

1. Voeg een aangepast veld thirdApprover toe aan het kostenobject.
2. Raadpleeg het veld van het kostenobject (in dit geval het aangepaste veld custom.Information.thirdApprover) en de bijbehorende gebruikerswaarde waar u het e-mailadres vindt waarmee die gebruiker kan worden geïdentificeerd (in het standaardveld user.email).
3. In dit geval kunt u elk gewenst e-mailadres van een gebruiker aan het kostenobject koppelen, waarna Perk die gebruiker toewijst. De indiener codeert het kostenobject in de factuur. Perk selecteert vervolgens de gebruiker met het opgegeven e-mailadres uit dat kostenobject.

Wijs alle lijnmanagers voor kostenobjecten toe (alleen Enterprise).

Wijs de lijnmanagers van alle eigenaren van kostenobjecten aan als goedkeurders. Het systeem controleert de waarde van het kostenobject en wijst de lijnmanager van de eigenaar van het kostenobject aan die aan deze voorwaarden voldoet. Als er geen dynamische escalatie is ingesteld, wijst het systeem de lijnmanager van de eigenaar van het kostenobject in het algemeen aan (zonder controle).

U kunt Perk bijvoorbeeld zo configureren dat de lijnmanagers van alle eigenaren van kostenobjecten worden toegewezen en dat goedkeuring van alle eigenaren vereist is wanneer een factuur wordt ingediend.

In dit geval levert deze voorwaarde het volgende op:

• WAAR: Als Perk geen goedkeurder kan vinden, behoudt het de status van het document.
• Onjuist: Als Perk geen goedkeurder kan vinden, wordt het document naar de volgende status verplaatst.

Wijs alle goedkeurders van tags toe.

Wijs alle taggoedkeurders met een bepaalde tagwaarde die op het factuurdocument is gevonden, toe als goedkeurders. Technisch gezien doorloopt het de verschillende regelitems van de factuur, haalt de tagwaarden op en wijst deze toe ter goedkeuring.

Het knooppunt biedt twee opties:

Er zijn twee opties Bij het configureren van tagworkflows met betrekking tot ID's:

• Voer geen tagdimensie-ID in in de workflow: de workflow houdt rekening met alle tagdimensies op het factuurdocument. Dit betekent dat de workflow in verschillende omgevingen kan worden hergebruikt zonder aanpassingen.
• Voer de ID's van de tagdimensies in de workflow in: De workflow houdt alleen rekening met die specifieke tagdimensie. Dit betekent dat u eerst een workflow moet aanmaken met de ID van de TEST-tagdimensie en vervolgens een andere workflow met de ID's van de PROD-tagdimensie.

Wijs aangepaste taggoedkeurders toe (alleen Enterprise)

Bepaal wie de eigenaren van de kostenobjecten zijn en wijs hen toe als goedkeurders op basis van een specifieke eigenschap. Technisch gezien doorloopt het de tagwaarden op de factuur en wijst het goedkeurders toe op basis van de eigenschappen die in de opties zijn gespecificeerd.

Als u bijvoorbeeld een speciale gebruiker (die niet de eigenaar van het kostenobject is) goedkeuring wilt geven voor het gebruik van het kostenobject op de factuur:

1. Voeg een aangepast veld additionalApprover toe aan de tag.
2. Raadpleeg het ERP-codeveld van de dimensie Tag en het veld Tag (in dit geval het aangepaste veld customInformation.additionalApprover) en de bijbehorende gebruikerswaarde waar u het e-mailadres vindt waarmee die gebruiker kan worden geïdentificeerd (in het standaardveld email).
3. In dit geval kunt u elk gewenst e-mailadres van een gebruiker aan het kostenobject koppelen, waarna Perk die gebruiker toewijst. De indiener codeert het kostenobject in de factuur. Perk selecteert vervolgens de gebruiker met het opgegeven e-mailadres uit dat kostenobject.

Een statische goedkeurder toewijzen (alleen Enterprise)

Wijs een goedkeurder toe met een specifiek ID. Kort gezegd, hiermee wijs je een specifieke gebruiker toe voor goedkeuring namens de rechtspersoon. Het wordt vaak gebruikt om een ​​eindverantwoordelijke aan te wijzen als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan, bijvoorbeeld bij facturen van meer dan € 50.000, waarbij de CEO wordt aangewezen.

Dit knooppunt bevat opties die moeten worden ingevuld:

U kunt dit knooppunt bijvoorbeeld zo instellen dat twee gebruikers als goedkeurders worden aangewezen en dit wordt gekoppeld aan een knooppunt voor definitieve goedkeuring. Elk van deze gebruikers kan de goedkeuring geven en het goedkeuringsproces beëindigen.

Een standaard leverancier goedkeurder toewijzen

Wijs de standaardgoedkeurder die bij de leverancier is ingesteld, toe als goedkeurder. U hebt bijvoorbeeld de workflow zo ingesteld dat de standaardgoedkeurder die bij de leverancier is ingesteld, als goedkeurder wordt aangewezen.

Wijs een lijnmanager toe

Stel een workflow in waarbij alle lijnmanagers van de gebruiker die de aanvraag heeft ingediend of als laatste heeft goedgekeurd, worden aangewezen als goedkeurders. Deze workflow moet worden gebruikt in combinatie met de optie 'Lijnmanager' of 'Escaleren'.

Dit knooppunt heeft twee opties:

SAP-documentgoedkeurders toewijzen (alleen Enterprise)

Stel een toewijzer in en wijs gebruikers uit het aangepaste veld van het kostenobject toe als goedkeurders. Dit is een speciaal knooppunt dat alleen geldig is voor SAP-factuurklanten die hun goedkeuringstabellen in Perk willen repliceren met behulp van kostenobjecten.

Dit knooppunt heeft twee opties die voltooid moeten worden:

U kunt bijvoorbeeld een workflow instellen waarbij Perk de gebruikers die worden opgehaald uit de aangepaste kostenplaatsinformatie als goedkeurders aanwijst door te verwijzen naar de SAP-ID die is opgegeven in de gebruikerssleutel (in dit geval customInformation.SAPUserId).

Een foutmelding genereren (alleen Enterprise)

Stel Perk zo in dat er een foutmelding wordt verzonden wanneer een bepaalde actie/conditie zich voordoet.

Anders dan Door een workflowmelding toe te wijzen, stopt dit activiteitsknooppunt de workflow volledig en voegt het geen extra logboekinformatie toe aan het document zelf.

Dit knooppunt heeft één optie:

Je kunt bijvoorbeeld een workflow instellen waarbij Perk in geval van overschrijding van het budget een bericht stuurt met de tekst "Neem contact op met de inkoopafdeling".

Workflow-melding (alleen Enterprise)

Stel Perk zo in dat er een informatief bericht wordt verzonden wanneer een bepaalde actie/conditie zich voordoet.

Anders dan Geef een foutmelding, dit activiteitsknooppunt stuurt alleen informatie naar de gebruiker, zodat deze deze kan bevestigen en verder kan gaan naar de volgende stap.

Het knooppunt heeft twee opties:

U kunt bijvoorbeeld een melding instellen die wordt geactiveerd wanneer er sprake is van overbesteding. Deze melding stuurt gebruikers dan een informatief bericht met de tekst: "Let op: er is sprake van overbesteding!"

Wijs de eigenaar van de inkooporder aan als goedkeurder.

Dit knooppunt wijst de eigenaar die is ingesteld in de inkooporder aan als goedkeurder. De eigenaar van de inkooporder wordt gespecificeerd.

Tip: Gebruik dit knooppunt om een ​​leveranciersgoedkeuringsproces in te stellen in combinatie met Definitieve goedkeuring.

U kunt bijvoorbeeld de workflow zo instellen dat de goedkeurder die is ingesteld voor de inkooporder, als goedkeurder wordt aangewezen.

Factuurgoedkeuringsknooppunten

Aanvulling van factuurgoedkeuringsknooppunten activiteitsknooppunten in de workflow om specifieke factuur-bedrijfslogica uit te voeren.

Je kunt deze goedkeuringsknooppunten gebruiken:

• Alle goedkeurders moeten goedkeuren (alleen Enterprise)
• Definitieve goedkeuring
• Goedkeuring van kostenobjecten
• Goedkeuring van de lijnmanager of escalatie
• SAP-goedkeuring (alleen Enterprise)

Alle goedkeurders moeten goedkeuren (alleen voor bedrijven).

Stel een goedkeuringsworkflow in die alle door het activiteitsknooppunt aangewezen goedkeurders dwingt het document goed te keuren.

Technisch gezien doet dit knooppunt het volgende:

• Zodra een taggoedkeurder een tag goedkeurt, wordt het ID van de goedkeurder verwijderd uit de lijst met actuele goedkeurder-ID's.
• Het document wordt toegewezen aan andere goedkeurders die nog steeds goedkeuring moeten geven aan de factuur.

Zodra alle goedkeurders het document hebben goedgekeurd, gaat het document door naar de volgende stap in het proces.

Gebruiksvoorbeelden

Je kunt dit knooppunt met dit knooppunt gebruiken:

• Wijs goedkeurders een eigenschap toe: Dit resulteert erin dat alle goedkeurders hun goedkeuring moeten geven voordat verder kan worden gegaan.
• Alle taggoedkeurders toewijzen: Hiermee wordt een goedkeuringsproces voor alle taggoedkeurders aangemaakt.
• Statische goedkeurder toewijzen: alle opgegeven goedkeurders moeten goedkeuren om de goedkeuringsprocedure te voltooien.

Definitieve goedkeuring

Stel een aantal goedkeuringsworkflows in, afhankelijk van wat je nodig hebt.

Technisch gezien doet dit knooppunt het volgende: wanneer meerdere goedkeurders aan een document zijn toegewezen, wist het de lijst met resterende goedkeurders wanneer een gebruiker het document goedkeurt, en verplaatst het het document naar de volgende stap in de workflow.

Gebruiksvoorbeelden

Je kunt dit knooppunt met dit knooppunt gebruiken:

• Wijs goedkeurders toe met de eigenschap: Dit wist de lijst met goedkeurders, waardoor "iedere" goedkeurder de goedkeuringsprocedure kan beëindigen.
• Een standaard leveranciergoedkeurder toewijzen: Hiermee wordt een standaard goedkeuringsproces voor leveranciers gecreëerd waarbij de goedkeurders bij de leverancier worden gespecificeerd.
• Alle taggoedkeurders toewijzen: Hiermee wordt een goedkeuringsproces voor alle taggoedkeurders gecreëerd.
• Statische goedkeurder toewijzen: Hiermee worden alle goedkeurders uit de lijst verwijderd, waardoor "iedere" goedkeurder de goedkeuringsprocedure kan beëindigen.
• Wijs een lijnmanager toe
• Wijs aangepaste goedkeurders voor kostenobjecten toe.
• Alle goedkeurders voor kostenobjecten toewijzen: Dit wist de lijst met goedkeurders, waardoor "iedere" goedkeurder de goedkeuringsprocedure kan beëindigen.

Goedkeuring van kostenobjecten

Hiermee kunt u een goedkeuringsproces voor kostenobjecten instellen. Technisch gezien doet het het volgende:

• Het betreft de escalatie naar het overkoepelende kostenplaats, indien nodig.
• Voltooit het eerste activiteitsknooppunt: Wijs alle goedkeurders van kostenobjecten toe.

Dit specifieke knooppunt heeft verschillende opties:

Het selectievakje Controleer op onafhankelijkheid wordt gebruikt om te bepalen of, in gevallen waarin de indiener dezelfde persoon is als de goedkeurder van een kostenobject, de goedkeuring wordt doorgestuurd naar de eigenaar van het bovenliggende kostenobject om aan de compliance-eisen te voldoen.

Gebruiksvoorbeelden

Je kunt dit knooppunt met dit knooppunt gebruiken:

• Alle goedkeurders voor kostenobjecten toewijzen: Dit resulteert erin dat "alle" goedkeurders hun goedkeuring moeten geven om de goedkeuringsprocedure te voltooien.
• Wijs aangepaste goedkeurders voor kostenobjecten toe.

Goedkeuring van de lijnmanager of escalatie

Stel een workflow voor lijnmanagers in met de Een lijnmanager toewijzen. Technisch gezien gaat het om het escaleren naar de hiërarchie van lijnmanagers wanneer een bepaalde gebruiker achtereenvolgens goedkeuring verleent.

Gebruiksvoorbeelden

Je kunt dit knooppunt met dit knooppunt gebruiken:

• Wijs een lijnmanager toe

SAP-goedkeuring (alleen Enterprise)

Stel een speciale goedkeuringsworkflow in combinatie met 'SAP-documentgoedkeurders toewijzen'. Technisch gezien verwerkt dit onderdeel de bedrijfslogica om aangepaste informatie uit een kostenobject te halen en deze aan de verschillende goedkeurders toe te wijzen.

Dit is een speciaal knooppunt dat alleen geldig is voor SAP-factuurklanten die hun goedkeuringstabellen in Perk willen repliceren met behulp van kostenobjecten.

Dit knooppunt heeft twee opties die voltooid moeten worden:

Gebruiksvoorbeeld

Je kunt dit knooppunt met dit knooppunt gebruiken:

• SAP-documentgoedkeurders toewijzen: hiermee wordt een goedkeuringsworkflow gecreëerd die gebruikmaakt van gegevens uit het aangepaste informatieobject van het kostenplaats.