Met de workflowdesigner kunt u workflows voor facturen en onkosten instellen en configureren. U kunt aangepaste bedrijfslogica instellen en goedkeuringsstromen combineren met behulp van workflowknooppunten. U kunt bijvoorbeeld een aangepaste workflow instellen om de volgende processen uit te voeren:

• FacturenConfigureer goedkeuringsworkflows om factuurdocumenten via specifieke goedkeurders te routeren op basis van het kostenobject, de categorie en/of andere aangepaste logica.
• UitgavenConfigureer goedkeuringsworkflows om onkostendocumenten via specifieke goedkeurders te routeren op basis van het kostenobject, de categorie en/of andere aangepaste logica.C.

Samenwerken met de workflow-ontwerper

Om toegang te krijgen tot de workflow-ontwerper, ga naar Instellingen > Kostenbeheer > Werkstroomontwerper.

De workflowontwerper gebruikt knooppunten om de bedrijfslogica te bepalen die wordt toegepast bij de verwerking van onkosten en facturen in Perk. Je combineert verschillende knooppunten om specifieke bedrijfsresultaten te behalen. De workflowontwerper gebruikt vijf soorten knooppunten:

• Startknooppunt: Het startpunt waar het document de workflow binnenkomt. Er kan slechts één startknooppunt in de workflow zijn.
• Statusknooppunten: Geef de status van het document aan.
• Voorwaardeknooppunten: Ze vertegenwoordigen voorwaardelijke bijzinnen. Het zijn if-else voorwaarden gebaseerd op een specifieke logica die waar of onwaar is.
• Activiteitsknooppunten: Geef acties of taken weer die zich achter de schermen in Perk afspelen.
• Goedkeuringsknooppunten: Vul de activiteitsknooppunten aan om de bedrijfslogica van een goedkeuringsproces na te bootsen.

Statusknooppunten Deze zijn gemeenschappelijk voor zowel factuur- als onkostenworkflows. De knooppunten voor voorwaarden, activiteiten en goedkeuringen zijn specifiek voor elk workflowtype. Je verbindt de knooppunten met behulp van paden.

Werkstromen kunnen het volgende bevatten: Voorlopige versie of Gepubliceerd status. Alleen workflows die de Gepubliceerd De status kan worden geactiveerd. U kunt concept- en gepubliceerde workflows bekijken in de Alle workflows tab. De tabel toont de naam en ID van de workflow, de status en het type, en de aanmaakdatum. Actieve workflows Op dit tabblad worden workflows weergegeven die voor ten minste één rechtspersoon zijn geactiveerd. U kunt de workflow-ID en het bedrijf waar de workflow is geactiveerd bekijken.

Om een bestaande workflow te bekijken, dubbelklikt u op de workflow in de Alle workflows tab om het in de workflow-ontwerper te laden.

Waarschuwing: De Alle workflows Dit tabblad toont alle workflows voor het account en kan gepubliceerde, verouderde workflows bevatten die niet met de workflowontwerper zijn gemaakt. Verouderde workflows kunnen niet met de workflowontwerper worden gebruikt. Om deze workflows te bekijken, moet u ze opnieuw maken in de workflowontwerper met behulp van een van de sjablonen.

De workflow-ontwerper bevat een set tools (1) in de rechterbovenhoek waarmee je een workflow-sjabloon kunt uploaden en een workflow kunt downloaden om een lokale kopie van de workflow te bewaren. De workflowconfiguratie wordt opgeslagen in een JSON-bestand. Je kunt workflows ook hernoemen en verwijderen (afhankelijk van de workflowstatus).

De functie ongedaan maken (Ctrl+Z / ⌘+Z) en opnieuw doen (Ctrl+Shift+Z / ⌘+Shift+ZMet de knoppen in de werkbalk kunt u werken met de conceptworkflow en eerder uitgevoerde acties ongedaan maken of opnieuw uitvoeren.

U kunt in- en uitzoomen op de workflow, de workflow aanpassen aan de werkruimte en de werkruimte vergrendelen voor bewerking met behulp van de navigatietools (2) linksonder in de werkruimte. De werkruimtekaart (3) helpt u bij het navigeren door de workflow.

Naar Een workflow helemaal vanaf nul creërenSleep een knooppunt vanuit het knooppuntenpaneel links in de werkruimte naar het werkgebied. Als u op een knooppunt klikt, kunt u het label bewerken. Afhankelijk van het type knooppunt kunt u ook andere opties bewerken. U maakt een stroom van het ene knooppunt naar het andere door op de uitgang van het knooppunt (aangegeven met een driehoek) te klikken en het pad naar een andere ingang van het knooppunt te slepen. U kunt een knooppunt verwijderen door op de delete-toets te drukken.

Nadat je de workflow hebt opgebouwd door de knooppunten naar de werkruimte te slepen en ze met paden te verbinden, klik je op Redden om de wijzigingen te behouden of Publiceren om de workflow beschikbaar te maken, zodat u activeer hetAls alternatief, als de workflow zich in Voorlopige versie status en niet Gepubliceerd, je kunt Verwijder de workflow.

Werkstroomsjablonen

Om het bouwen van workflows te vereenvoudigen, kunt u een van de volgende opties gebruiken: kant-en-klare sjablonen Om direct aan de slag te gaan met het bouwen van workflows. Perk biedt een aantal sjablonen voor facturen en onkosten. Deze sjablonen zijn beschikbaar in het canvas.