Van de Met het overzicht van uitgavenrapportage kunt u aangepaste downloadrapporten genereren met analyses van uitgaven, een uitsplitsing van de uitgaven per land of indiener, transactiegegevens en factuurgegevens per leverancier, land van de leverancier en meer. U kunt de rapportgenerator gebruiken om een ​​aangepast downloadrapport helemaal zelf te maken of Een bestaande sjabloon gebruiken om gegevens te extraheren.

Genereer een aangepast downloadrapport

Om een rapport te genereren, moet u het volgende doen:

1. Bepaal het rapporttype
2. Definieer het rapportagedatumbereik
3. Definieer het rapportagedatumbereik
4. Rapportstructuur definiëren
5. Toon de resultaten

Bepaal het rapporttype

U kunt rapporten genereren voor uitgaven, transacties of facturen. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Kies type het type gegevens dat u in het rapport wilt opnemen en bepaal vervolgens voor welk bedrijf u het rapport wilt genereren.

Definieer het rapportagedatumbereik

U kunt de reikwijdte van het rapport verfijnen op basis van datum door in het gedeelte Selectie van het datumbereik een specifieke begin- en einddatum voor de rapportage aan te geven.

Omdat het enige tijd kan duren voordat een onkostenpost of factuur de verschillende stappen in het proces doorloopt en aan de werknemer wordt uitbetaald, kan de indieningsdatum afwijken van de datums van goedkeuring, beoordeling en betaling. Voor transactiegegevens geldt dat, aangezien de importdatum van de in Perk vastgelegde kaarttransacties enigszins kan afwijken van de datums van de kaarttransacties, u het datumbereik in dit gedeelte met een paar dagen moet uitbreiden.

Voor uitgaven en facturen kunt u via het veld Datum kiezen welk type datum u wilt gebruiken voor de gegevensselectie. Geef de periode aan met de velden Van / Tot. U kunt de kalender gebruiken om de datum te selecteren of de datum typen in de standaardindeling van uw profiel.

Definieer het rapportagedatumbereik

U kunt de reikwijdte van de onkostengegevens in het rapport aanpassen via het gedeelte Toepassing van filtercriteria. Afhankelijk van het rapporttype (onkosten, factuur of transactiegegevens) variëren de filtercriteria.

Criteria voor onkosten en facturen:

• Medewerker: Beperk het rapport tot individuele medewerkers of neem alle medewerkers op. Standaard worden alle medewerkers weergegeven.
• Eerder goedgekeurd door: Kies individuele goedkeurders of alle goedkeurders. Standaard worden alle goedkeurders weergegeven.
• Kostenobjecten: Toon één kostenobject of alle kostenobjecten. Standaard worden alle kostenobjecten weergegeven.
• Status:Selecteer één, meerdere of alle statussen. Standaard zijn de statussen Moet herzien, In goedkeuring, In beoordeling, Klaar voor export, Afgekeurd, Klaar voor export (bedrijfskaart) en Geëxporteerd (bedrijfskaart) geselecteerd.
• Huidige goedkeurder: Als de goedkeuringsrechten tijdelijk aan een andere gebruiker zijn gedelegeerd, kunt u de huidige goedkeurder selecteren.

Criteria voor transactiegegevens:

• Status: Selecteer individuele transactiestatussen of alle statussen.
• Uitgavenstatus: Selecteer individuele uitgavenstatussen of toon alle statussen.

Opmerking: Dit gedeelte is optioneel. Als u geen selectiecriteria invoert, gebruikt Perk automatisch de standaardinstellingen bij het genereren van het rapport.

Definieer de rapportstructuur

Hiermee bepaalt u de configuratie voor uw uitvoerrapport. U kunt kiezen uit:

• Grafiektype: voor het visualiseren van de informatie. Dit kan een staafdiagram of een kolomdiagram zijn.
• Rapportvaluta: De valuta die gebruikt moet worden om bedragen weer te geven.
• Rapporttaal: de taal waarin kopteksten en waarschuwingsberichten worden weergegeven.

U kunt de gegevensvelden die u in uw rapport wilt opnemen selecteren door ze naar het veld Rijen of Kolommen te slepen. De gegevensvelden die u naar de velden Rijen en Kolommen sleept, bepalen hoe de informatie in de grafiek en later in het rapport wordt weergegeven. U kunt controleren hoe de informatie wordt weergegeven voordat u het rapport downloadt met behulp van de Resultaten sectie.

Beschikbare gegevensvelden per type

Tip:Als u gegevensvelden wilt deselecteren of de volgorde ervan wilt wijzigen binnen het veld Rijen of Kolommen, sleept u het betreffende gegevensveld eenvoudigweg naar de gewenste positie. Om alle gegevensvelden in het veld Rijen in één keer in te voegen, klikt u op (alles), dat u naast het label Rijen vindt.

In de vervolgkeuzelijst Waarden (geaggregeerd) kunt u de weer te geven onkostenwaarden selecteren door meerdere waarden te kiezen. U kunt het volgende weergeven:

• uitgaven: totaalbedrag of belastingbedrag in de rapportvaluta, inkomstenbelasting en belastbare bedragen
• Dagvergoedingen: referentiebedrag, basisbedrag, basistarief, toeslagen, aftrekposten, referentietarief toeslagen, referentietarief aftrekposten, referentietarief basisbedrag en referentietarief basistarief
• kilometers: afgelegde afstand
• transacties: bedrag in rapportvaluta
• facturen: totaalbedrag of belastingbedrag in de rapportvaluta

Nadat u alle weer te geven waarden hebt geselecteerd, klikt u op Rapport genereren.

Je kunt Sla de rapportconfiguratie op als sjabloon door op de knop Opslaan als nieuw sjabloon te klikken.

Toon de resultaten

In de sectie Resultaten wordt een grafiek weergegeven die de informatie visualiseert volgens uw voorkeuren. Om gedetailleerde informatie over de geaggregeerde waarden te bekijken, beweegt u de muisaanwijzer over de grafiek. U kunt door de volgende rijen met gegevens scrollen door op de pijl-omlaag onder de grafiek te klikken.

Om het volledige rapport te downloaden, klikt u op downloadpictogram of op de link report.xlsx . Er wordt automatisch een Excel-spreadsheet gegenereerd en opgeslagen in uw downloads.

In de spreadsheet worden de gegevens geëxporteerd zoals geconfigureerd. U kunt draaitabellen gebruiken om de kostengegevens te analyseren en de weergave van de uitvoer naar wens aan te passen.