Je hebt twee opties om een factuur te uploaden in Perk:

• door de factuur handmatig te uploaden, hetzij als factuurverwerker, hetzij als indiener.
• door de factuur naar een speciaal daarvoor bestemde inbox te sturen.

Je kunt facturen uploaden in PDF- of XML-formaat. Fysieke facturen moet je eerst digitaliseren, oftewel scannen, voordat je ze naar Perk kunt uploaden.

Afhankelijk van het bestandsformaat kan Perk verschillende bewerkingen uitvoeren op het geüploade bestand:

• Als het bestand een PDF is en geen ingesloten XML-gegevens bevat (bijvoorbeeld een ZUGFeRD- of Factur-X-e-factuur), werken Perk's OCR en het AI-model samen om de relevante gegevens te extraheren.
• Als het bestand een PDF is en ingesloten XML-gegevens bevat die als geldig worden herkend, danE-factuurstructuur, de gegevens worden uit het ingesloten XML-bestand gehaald en aan Perk-velden gekoppeld. De PDF wordt weergegeven als een factuurvoorbeeld. Het originele bestand wordt geüpload naar het tabblad Documenten als brondocument.
• Als het bestand een XML-bestand is en een geldige e-factuurstructuur bevat, worden de gegevens uit het XML-bestand geëxtraheerd en aan Perk-velden gekoppeld. Daarnaast gebruikt Perk de geëxtraheerde gegevens om een ​​PDF-voorbeeld te genereren. Het originele bestand wordt als brondocument geüpload naar het tabblad Documenten.
• Als het bestand een XML-bestand is maar geen geldige e-factuurstructuur bevat, maakt Perk een lege factuur aan en voegt het bestand toe als ondersteunend document.

Upload facturen als factuurverwerker

Ga naar Facturen > Factuurverwerker > Facturen en klik op de knop Factuur uploaden rechtsboven. Selecteer vervolgens het factuurdocument dat u wilt uploaden. U kunt slechts één factuur tegelijk uploaden. Tijdens het uploaden en verwerken van het document ziet u een laadpictogram. Klik daarna op de factuur om de details te bekijken.

Factuur uploaden vanuit Mijn taken

Afhankelijk van de instellingen van uw bedrijf kunt u mogelijk facturen uploaden en beheren als indiener. Dit betekent dat u een factuur kunt uploaden door te klikken op Factuur uploaden in Uitgaven > Mijn taken.

Als je deze optie niet ziet, betekent dit dat je Perk-beheerder de optie voor je bedrijf heeft uitgeschakeld.

Stuur een factuur per e-mail.

U kunt ook een papieren of digitale factuur meesturen die u hebt ontvangen. via e-mail naar Perk voor automatische upload.

Factuurbron

Je kunt op elk moment in de factuurkop, bij 'Factuurbron', zien hoe een factuur naar Perk is geüpload. De factuurbron toont het type document dat is gebruikt om de factuur in Perk aan te maken (bijv. PDF of e-factuur) en het kanaal waarmee de factuur is geüpload.

Meer specifiek geeft Perk aan dat de bron van de factuur als volgt is:

• standaard PDF-factuur of e-factuur (bijv. XML of hybride PDF) ontvangen via e-mail
• Standaard PDF-factuur of e-factuur (bijv. XML of hybride PDF) ontvangen via handmatige upload.
• standaard PDF-factuur of e-factuur (bijv. XML of hybride PDF) ontvangen via API

In het geval van facturen die via e-mail worden ontvangen, registreert Perk ook de afzender van de factuur.

Geüploade facturen bekijken

Nadat je een factuur hebt geüpload, kun je deze op verschillende plaatsen terugvinden, afhankelijk van of je de rol van factuurverwerker en/of medewerker hebt:

• In Facturen> Factuurverwerker> > Facturen (alle facturen van uw bedrijf)
• In Uitgaven> Mijn taken > Facturen
• In Uitgaven > Kosten > Facturen(facturen die u hebt geüpload)

Nieuw geüploade facturen tonen de status Nieuw.