Inkooporders zijn wettelijke orders die bedrijven naar hun leveranciers sturen om artikelen, diensten en producten te kopen. Afhankelijk van de branche kunnen ze complexer of minder complex zijn, maar ze kunnen als volgt worden weergegeven:
- Een bedrijf (inkoper) stuurt een aanbestedingsaanvraag naar zijn leverancier voor bepaalde goederen of diensten.
- De leverancier doet een aanbod voor die aanvraag.
- Het bedrijf besluit een bestelling te plaatsen. De inkooporder wordt gegenereerd vanuit het ERP-systeem van de koper.
- De leverancier verzendt het product/de dienst en vervolgens wordt de factuur naar de koper gestuurd.
- De koper betaalt de leveranciers voor de goederen/diensten.
Perk kan het inkoopordernummer automatisch koppelen aan de bijbehorende factuur, waardoor de tijd die financiële teams nodig hebben om gegevens in te voeren, wordt verkort (tweerichtingsmatching).
Er zijn verschillende scenario's:
- Eén inkooporder gekoppeld aan meerdere facturen: Er kunnen meerdere artikelen in de bestelling staan die apart worden gefactureerd. Daarom koppelen factuurverwerkers al deze facturen aan één inkooporder.
- Meerdere PO's gekoppeld aan één enkele factuur: Het is mogelijk dat de koper afzonderlijke goederen of diensten heeft aangevraagd, die vervolgens door de leverancier worden samengevoegd tot één factuur.
Bovendien willen bedrijven mogelijk het volledige inkooptraject volgen, van de eerste aanbieding tot de levering van de goederen of diensten. Perk kan die relatie volgen door inkooporders, facturen en andere relevante informatie te matchen. goede ontvangsten (GR) documenten (driewegmatching).
PO's bekijken in Perk
Inkooporders kunnen niet handmatig naar Perk worden geüpload. In plaats daarvan wordt informatie over inkooporders en goederenontvangsten automatisch vanuit het financiële systeem van uw bedrijf naar Perk geïmporteerd (of via de Perk API).
Alle geïmporteerde PO's worden weergegeven in Facturen > Factuurverwerker > Inkooporders.
Opmerking: Om inkooporders als factuurverwerker te kunnen bekijken, moet uw Perk-beheerder inkooporders voor uw bedrijf hebben ingeschakeld in Instellingen > Leveranciersfacturen > Factuurinstellingen, Inkooporders inschakelen.
Perk maakt onderscheid tussen inkooporders en inkooporderregelitems. Het inkooporderoverzicht toont alle inkooporders, inclusief hun overeenkomende statusU kunt de inkooporders sorteren op aanmaakdatum of vervaldatum door op de kolomkop te klikken.
Facturen > Factuurverwerker > Inkooporders
Als u op een inkooporder klikt, ziet u de details van de inkooporder, inclusief koptekstinformatie en alle inkooporderregels (ook wel inkooporderposities genoemd).
Facturen > Factuurverwerker > Inkooporders, Inkooporderweergave
Perk toont gedetailleerde informatie over de inkooporder, zoals de naam van de leverancier, het inkoopordernummer, het totaal aantal bestellingen, het bedrag, de valuta, de aanmaakdatum, de vervaldatum en de betalingsvoorwaarden. Het toont de vermelde posten.
Informatie over de koptekst van de inkooporder
| Veld | Beschrijving |
| Leverancier | Leverancier van de inkooporder, bijvoorbeeld Acme INC |
| PO-nummer | Bestelnummer |
| Totaal besteld bedrag | Totaal budget van de PO. Bijvoorbeeld 60.000 CHF |
| Munteenheid | Valuta van de inkooporder |
| Aanmaakdatum | Datum waarop de inkooporder is aangemaakt. |
| Vervaldatum | Vervaldatum van de inkooporder. |
| Betalingsvoorwaarden | Datum waarop de betaling verschuldigd is. |
Informatie over de artikelregels van de inkooporder
| Veld | Beschrijving |
| Status |
Geïmporteerd uit inkoopgegevens. Mogelijke waarden zijn Actief, Verwijderd, Geblokkeerd. Zie PO & GR-statussen.
De status van een PO-regelartikel wordt niet bijgewerkt op basis van acties die in Perk zijn uitgevoerd. Deze kan alleen worden bijgewerkt via een externe update van PO-gegevens via de API. |
| Positie | Positie van de artikelregel binnen de inkooporder. |
| Beschrijving | Tekstuele beschrijving van het regelartikel. |
| Artikelnr. | Artikelstamnummer zoals gedefinieerd in het voorraadsysteem van de klant. |
| EAN/UPC | EAN/UPC-barcodenummer, indien van toepassing. |
| Kostenobject |
Afhankelijk van het type artikel (inventaris of niet-inventaris) kan het kostenobject wel of niet van toepassing zijn op de regel. Voor voorraadartikelen wordt het kostenobject doorgaans in het inkoopsysteem afgeleid bij het boeken van de factuur. |
| Categorie |
Afhankelijk van het type artikel (inventaris of niet-inventaris) kan de categorie op de regel van toepassing zijn of niet. Voor voorraadartikelen wordt de categorie doorgaans afgeleid in het inkoopsysteem bij het boeken van de factuur. |
| Eenheid | Meeteenheid. |
| Aantal besteld | Hoeveelheid van het bestelde artikel/dienst. |
| Aantal geleverd |
Hoeveelheid van het geleverde artikel/dienst. Wordt gebruikt in combinatie met goederenontvangst. De geleverde hoeveelheid van een PO-artikel is gelijk aan de som van de geleverde hoeveelheid van alle bijbehorende goederenontvangsten. |
| Aantal overeenkomt |
Hoeveelheid van het artikel/de dienst die al door de leverancier is gefactureerd en is gekoppeld aan het inkooporderartikel. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van drievoudige matching, is de gematchte hoeveelheid van een PO-artikel gelijk aan de som van de gematchte hoeveelheid van alle bijbehorende goederenontvangsten. |
| Prijs van het artikel | Prijs per stuk van het artikel/de dienst. |
| Besteld bedrag | Nettobedrag van de totale hoeveelheid van het bestelde artikel/dienst |
| Geleverde hoeveelheid |
Nettobedrag van de totale hoeveelheid van het geleverde artikel/dienst. Wordt gebruikt in combinatie met goederenontvangst. Het geleverde bedrag van een PO-artikel is gelijk aan de som van het/de geleverde bedrag(en) van alle bijbehorende goederenontvangsten. |
| Overeenkomend bedrag |
Nettobedrag van het artikel/de dienst dat al door de leverancier is gefactureerd en aan het inkooporderartikel is gekoppeld. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van drievoudige matching, is het gematchte bedrag van een inkooporderartikel gelijk aan de som van de gematchte bedragen van alle bijbehorende goederenontvangsten. |
| Overeenkomststatus | Status toegewezen door Perk op basis van geïmporteerde PO-artikelgegevens en factuurvergelijkingsacties uitgevoerd binnen Factuurverwerking. Zien PO & GR-statussen. |
| Overeenkomende factuur |
Geeft een lijst weer met alle facturen die aan het inkooporderartikel zijn gekoppeld. Als er maar één factuur is, ziet u hier slechts één factuur. Als er meerdere zijn, zie je Meervoudig tijdelijke aanduiding, waarop u kunt klikken om de volledige lijst met overeenkomende facturen te bekijken.
Gekoppelde facturen kunnen worden onderverdeeld in twee typen:
|
| Goederenontvangst | Geeft informatie weer over de goederenontvangsttransactie(s) die voor het PO-artikel zijn uitgevoerd. Zie Goederenontvangsten in Perk. |
Factuur gekoppeld aan meerdere facturen
Inkooporders filteren
Je kunt de inkooporders filteren op verschillende opties:
- Zoek PO-nummer: zoek een PO op PO-nummer
- Leverancier
- Aanmaakdatum
- Vervaldatum
- PO-status
- Munteenheid
- Totaal besteld bedrag
PO-regelartikelen bekijken in de factuurmatcher
Inkooporderartikelen worden weergegeven in het venster Factuurvergelijking wanneer u een inkooporder selecteert in de kolom Inkooporderartikel.
Factuurverwerker > Facturen, Factuurregelitemmatcher
In het venster Factuurvergelijking selecteert u een inkooporderregel of een inkooporderregel om deze te vergelijken met een factuurregel. Zie Facturen matchen met inkooporders (tweewegmatching) of Facturen matchen met inkooporders en inkooporders (driewegmatching).