Tijdens een zakenreis ontstaan er doorgaans verschillende kosten. U kunt al deze kosten combineren in één reiskostenpost voor een eenvoudigere verwerking. Een reis in Perk is een verzameling van verschillende soorten kosten die tijdens een zakenreis over een bepaalde periode zijn gemaakt.

Wanneer medewerkers een reisdeclaratie aanmaken in Perk, kunnen dagvergoedingen en kilometervergoedingen automatisch worden gegenereerd op basis van de vertrek- en aankomstlocaties, indien dit is ingesteld. Ze kunnen vervolgens handmatig andere onkosten toevoegen, met of zonder bonnen. Als alternatief kunnen ze kilometervergoedingen en dagvergoedingen afzonderlijk aanmaken en deze vervolgens aan een reis toevoegen.

Goedkeurders zien alle uitgaven gegroepeerd per datum en kunnen ervoor kiezen om de hele reis inclusief alle uitgaven goed te keuren, of elke uitgave afzonderlijk goed te keuren.

Financieel controleurs kunnen op de controlepagina de onkosten filteren op reis om een overzicht te zien van de kosten die bij de reis horen, evenals aanvullende informatie over de reis (inclusief eventuele aangepaste velden) in de reisgegevens. Ze kunnen de hele reis controleren of individuele onkosten bekijken voordat ze worden geëxporteerd.

Met de reiskosten kunt u:

• Groepsgerelateerde kosten
• Bekijk een geconsolideerd reisschema
• Bekijk aanvullende reisinformatie
• Aparte kosten voor en na de reis
• Download het PDF-verslag van de reis en de bijlagen.
• Verwijderen en meerdere uitgaven tegelijk bekijken
• Exporteer reizen als één geheel, in plaats van als afzonderlijke uitgaven.

Reiskostenvergoedingen worden op bedrijfsniveau ingeschakeld en geconfigureerd. Afhankelijk van de rol zijn de reiskostenvergoedingen als volgt toegankelijk:

• Werknemers: Uitgaven > Kosten > Reiskosten
• Goedkeurders: Uitgaven > Goedkeuringen > Lijst met goedkeuringen, Reiskosten tabblad
• Financiële beoordelaars: Financiën > Beoordeling > Uitgaven en facturen, Reizen keuzelijst

Tip:Leer hoe je Een reisdeclaratieformulier maken.

Overzicht van reiskosten

Het reisoverzicht bevat een kalenderweergave die de uitgaven in chronologische volgorde weergeeft. Het reisoverzicht bevat verschillende actieknoppen: PDF downloaden Bijlagen downloaden Bekijk het reisschema Reis verwijderen Kosten toevoegen
In de webversie bevinden deze actieknoppen zich boven de kalenderweergave en op mobiel in het actiemenu (pictogram met drie stippen) in de rechterbovenhoek. Afhankelijk van de rol (medewerker, goedkeurder of financieel beoordelaar) varieert de belangrijkste actieknop: indienen, goedkeuren of beoordelen.

Overzicht sorteren

U kunt de weergave van uitgaven wijzigen met de sorteeroptie Groeperen op. Standaard worden uitgaven gegroepeerd op datum. U kunt er echter voor kiezen om uitgaven weer te geven op:

• Type onkosten (kilometervergoeding, dagvergoeding, onkosten zonder bonnetjes, enz.)
• Categorie (lunch, diner, accommodatie, enz.)
• Uitgavenstatus (Concept, Klaar, In goedkeuring, enz.)
• Overeenkomststatus

Dit maakt het voor u gemakkelijker om snel het totale bedrag te identificeren dat is uitgegeven aan specifieke onkostenposten, wat resulteert in een efficiënter controleproces. Een controleur kan bijvoorbeeld nu eenvoudig het totale bedrag vinden dat is uitgegeven aan lunch tijdens een bepaalde reis door de onkosten te groeperen op de categorie Lunch en direct het geconsolideerde bedrag bekijken.

Kosten vóór en na de reis

Het overzicht toont ook de kosten die vóór of na een reis zijn gemaakt. Zo worden uitgaven zoals vluchtboekingen vóór de reisdatum en parkeerkosten na de reisdatum aan de reis gekoppeld, waardoor u gemakkelijk onderscheid kunt maken tussen de verschillende fasen van de reis.

Reisprogramma

Je kunt de volledige reisroute bekijken. Indien je bedrijf grensovergangen heeft ingesteld, worden de tijden tussen de grensovergangen in de reisroute aangegeven. In de webapp klik je op de knop Reisroute bekijken. De mobiele app heeft een apart tabblad 'Reisroute'.

Download PDF en bijlagen

U kunt een pdf-document downloaden met gedetailleerde reisinformatie, zoals gegevens van de juridische entiteit, personeelsgegevens, reisnaam, reis-ID, reisschema en de kosten per dag en het totaalbedrag. U kunt alle bijlagen van uw onkosten (bijvoorbeeld uw geüploade bonnen) in één keer downloaden.

Verwijder meerdere onkosten of een reis.

U kunt meerdere uitgaven selecteren en deze allemaal tegelijk verwijderen. Dit stroomlijnt het verwijderingsproces en bespaart tijd voor gebruikers die een groot aantal uitgaven beheren.

Medewerkers kunnen een volledige rit verwijderen door Verwijderen te selecteren in het ritoverzicht in de webapp of door naar links te vegen op een rit in het tabblad Ritten in de mobiele app.

Om meerdere onkosten tegelijk te verwijderen, kunnen medewerkers het selectievakje naast de onkosten in het reisoverzicht aanvinken.

Meerdere onkosten goedkeuren, beoordelen of terugsturen

Goedkeurders en financiële controleurs kunnen nu meerdere onkosten selecteren en ervoor kiezen om deze tegelijkertijd goed te keuren, te controleren of terug te sturen. Bij het controleren of goedkeuren kunt u een optionele opmerking toevoegen die van toepassing is op alle gecontroleerde onkosten.

Bij het terugsturen van onkosten kunt u aan elke afzonderlijke onkostenpost een opmerking toevoegen. Deze functie is met name handig wanneer aanvullende informatie of correcties nodig zijn voor bepaalde onkosten. De opmerking zorgt voor duidelijke communicatie tussen goedkeurders en indieners, waardoor vertragingen in het goedkeuringsproces worden voorkomen.

Reisinformatie

Het tabblad 'Reisinformatie' bevat aanvullende gegevens over de reis, zoals het reis-ID, gegevens van de medewerker, kostenposten voor de reis en eventuele aangepaste velden die uw bedrijf heeft ingesteld om belangrijke reisgerelateerde details bij te houden.