In Financiën > Controleren > Exporteren kunt u meerdere soorten uitgaven vinden:
- Onkosten : alle gecontroleerde privé betaalde kosten, inclusief dagvergoedingen en individuele reiskostenvergoedingen.
- Reizen : alle beoordeelde kosten die deel uitmaken van een reis, inclusief kilometervergoedingen en dagvergoedingen.
- Kaarttransacties : alle gecontroleerde uitgaven die met een bedrijfskaart zijn betaald en die zijn gekoppeld aan een bijbehorend uitgavenrapport.
- Reiskosten : alle gecontroleerde kosten die zijn gegenereerd via de diensten van een geïntegreerde reisorganisatie.
- Facturen : alle goedgekeurde en gecontroleerde facturen.
Als u op een individuele uitgave klikt, worden de details van de onkostennota weergegeven. Als u op een transactie klikt, ziet u zowel de kaarttransactie als de onkostennota waaraan deze is gekoppeld. U kunt de uitgave terugsturen ter beoordeling of op Exporteren klikken.
Als u op een reis klikt, ziet u alle kosten, dagvergoedingen en kilometers die bij die reis horen, evenals de reisgegevens (inclusief aangepaste velden, indien van toepassing) en de reisroute. U kunt een pdf van de reis of de bijlagen downloaden, de volledige reis en de kosten terugsturen ter beoordeling, of de afzonderlijke reiskosten of alle reiskosten exporteren.
Het tabblad Reizen bevat alle onkosten die aan een specifieke reis zijn gekoppeld en de status Klaar om te exporteren of Geëxporteerd hebben. Afgewezen onkosten worden genegeerd. Reiskosten worden ook apart weergegeven op het tabblad Onkosten . Wanneer u een reis exporteert, verdwijnen de bijbehorende onkosten ook van het tabblad Onkosten, omdat alle onkosten afzonderlijk worden geëxporteerd volgens de exportinstellingen voor onkosten van het bedrijf, ongeacht of ze deel uitmaken van een reis of niet.
Let op: Om het tabblad Reizen te zien, moet uw Perk-beheerder dit hebben ingeschakeld in Instellingen > Account > Bedrijven, Uitgaveninstellingen bekijken, Gegevensexport en ERP-configuratie door de knop Export op reisniveau inschakelen te selecteren. Dit tabblad is standaard verborgen.
Let op: Ingediende reizen die geen onkosten bevatten, worden automatisch geëxporteerd.
Als u op een factuur klikt, ziet u het factuurdocument en het factuuroverzicht, evenals andere belangrijke gegevens, zoals regelposten, factuurgeschiedenis, goedkeurders en meer.
Tip: U kunt ervoor kiezen om rapporten voor een specifieke indiener te exporteren door de persoon te selecteren in het vervolgkeuzemenu Indiener .
Het formaat waarin onkosten en facturen uit Perk worden geëxporteerd, is afhankelijk van uw bedrijfsinstellingen. Als uw bedrijf Perk rechtstreeks heeft geïntegreerd met uw financiële en boekhoudsysteem (via API), activeert de export een geautomatiseerde boeking in uw systeem. Als uw bedrijf een specifiek uitwisselingsbestand heeft ingesteld in de bedrijfsinstellingen, genereert de export het betreffende exportbestand. U kunt er ook voor kiezen om het proces te automatiseren .
Tip: U kunt controleren of de export is geslaagd in Financiën > Overzicht > Exportlogboek . Daarnaast kunt u alle extra bestanden bekijken en downloaden die zijn gegenereerd bij het exporteren van uitgaven.
Handmatig individuele rapporten exporteren
Er zijn twee opties om individuele rapporten te exporteren:
- Open het rapport door erop te klikken, scrol naar het einde van het rapport en klik op Exporteren .
-
Klik op het Exporteren-pictogram rechts van het rapport in de tabel.
Meerdere rapporten handmatig exporteren
Als u meerdere rapporten wilt exporteren, vinkt u het selectievakje naast het rapport aan of klikt u op Alles selecteren. Klik op de knop Exporteren boven de tabel om alle rapporten in één keer te exporteren.
Exporteren vanuit Perk
Nadat u de rapporten hebt geselecteerd die u wilt exporteren, moet u de vroegste boekingsdatum invoeren. Deze datum wordt gebruikt om de boekingsdatum voor het document in uw boekhoudsysteem te bepalen.
Standaard wordt de huidige datum voorgesteld, maar u kunt ook een eerdere boekingsdatum kiezen. Als u een datum in de toekomst kiest, verschijnt er een foutmelding. Nadat u de datum hebt bevestigd, wordt uw export gegenereerd.
Boekingsdata voor uitgaven
De prioriteitsvolgorde voor het bepalen van de boekingsdatum bij het exporteren van kosten is als volgt:
- Plaatsingsdatum
- Uitgavendatum
De datum waarop kostentransacties in het boekhoudsysteem worden geregistreerd, wordt als volgt bepaald:
- Als de boekingsdatum vóór de vroegste boekingsdatum valt, wordt de vroegste boekingsdatum gebruikt (en wordt de datum van de kosten bijgewerkt naar de boekingsdatum).
- Als de boekingsdatum na de vroegste boekingsdatum valt, wordt de boekingsdatum gebruikt (en verandert de boekingsdatum niet).
- Als er geen boekingsdatum is en de datum van de uitgave vóór de vroegst mogelijke boekingsdatum valt, wordt de vroegst mogelijke boekingsdatum gebruikt.
- Als er geen boekingsdatum is en de datum van de uitgave na de vroegste boekingsdatum valt, wordt de datum van de uitgave gebruikt.
Boekingsdata voor facturen
De prioriteitsvolgorde voor het bepalen van de boekingsdatum bij het exporteren van facturen is als volgt:
- Plaatsingsdatum (optioneel)
- Datum van factuuruitgifte (verplicht)
De datum waarop factuurtransacties in het boekhoudsysteem worden vastgelegd, wordt als volgt bepaald:
- Als boekingsdatums zijn ingeschakeld en de factuur een boekingsdatum heeft die na de vroegste boekingsdatum valt, wordt de factuurboekingsdatum genomen en verandert de boekingsdatum niet bij het exporteren.
- Als boekingsdatums zijn ingeschakeld en de factuur een boekingsdatum heeft die vóór de vroegste boekingsdatum valt, wordt de vroegste boekingsdatum gebruikt. De boekingsdatum wordt bijgewerkt wanneer de factuur succesvol is geboekt.
- Als er geen boekingsdatum is en de datum van factuuruitgifte vóór de vroegst mogelijke boekingsdatum valt, wordt de vroegst mogelijke boekingsdatum gebruikt.
- Als er geen boekingsdatum is en de datum van factuuruitgifte na de vroegste boekingsdatum valt, wordt de datum van factuuruitgifte genomen.
Rapporten automatisch exporteren
Als alternatief voor het handmatig selecteren en exporteren van rapporten, kunt u het proces automatiseren, zodat het automatisch wordt geactiveerd en de informatie rechtstreeks naar het financiële systeem van uw bedrijf sturen of het exportbestand genereren.