Perk probeert zoveel mogelijk kaarttransacties en uitgaven automatisch te matchen om handmatig werk voor medewerkers en financieel controleurs te minimaliseren. Soms kan de complexiteit in de praktijk echter een belemmering vormen.
In deze gevallen kunt u met de Expense Matcher in Perk eenvoudig met deze situaties omgaan.
Over de Expense Matcher
Zodra u uw creditcarduitgavenrapport hebt ingediend, koppelt Perk doorgaans uw uitgave automatisch aan de bijbehorende creditcardtransactie .
Er zijn echter gevallen waarin automatische matching mislukt . In dat geval komt de Expense Matcher van pas. De Expense Matcher helpt u bij het handmatig matchen van uw kaarttransacties met uw onkostennota's.
De Expense Matcher helpt en begeleidt u bij het handmatig matchen van kaarttransacties en uitgaven door mogelijke matches te markeren en u te waarschuwen als het matchen van een transactie met een uitgave een validatieregel schendt.
Toegang tot de Expense Matcher
Als u transacties handmatig wilt afstemmen op uitgaven, gaat u naar Uitgaven > Bedrijfskaarten en selecteert u de juiste kaart uit de vervolgkeuzelijst.
U kunt ook naar Uitgaven > Mijn taken gaan en op het tabblad Transacties klikken om al uw niet-overeenkomende transacties te vinden.
Klik op Details bekijken om de transactie te bekijken die u handmatig wilt koppelen aan een ingediende onkostennota. U kunt gedetailleerde informatie over de transactie, kaart en verkoper bekijken, evenals de wijzigingsgeschiedenis.
Om de Expense Matcher te openen en de handmatige matching te starten, klikt u op Match . De Expense Matcher toont alle niet-gematchte transacties en niet-gematchte uitgaven voor dezelfde kaart.
Tip: Zie Transacties met bedrijfskaarten koppelen aan uitgaven voor het verwerken van een kaarttransactie als u uw bonnetje kwijt bent of als u een persoonlijke uitgave hebt gedaan met een bedrijfskaart.
De kostenmatcher gebruiken
Met de Expense Matcher kunt u verschillende use cases uitvoeren:
- Scenario 1: Eén transactie koppelen aan één uitgave
- Scenario 2: Combineer twee of meer transacties en koppel deze aan één uitgave
- Scenario 3: Koppel één transactie aan twee of meer uitgaven
- Scenario 4: Gecombineerde transacties splitsen vanuit het transactiedetailoverzicht
- Scenario 5: Een terugbetaling koppelen aan een reeds gekoppelde uitgave
- Scenario 6: Handmatig een creditnota aanmaken om deze te koppelen aan een terugbetaling
Scenario 1: Eén transactie koppelen aan één uitgave
Om een kaarttransactie aan één uitgave te koppelen, selecteert u de transactie die u wilt koppelen aan de linkerkant van de Expense Matcher en vervolgens de bijbehorende uitgave aan de rechterkant van de Expense Matcher. U kunt de transactie ook slepen en neerzetten om de uitgave aan de transactie te koppelen.
Om u te helpen de kosten te identificeren die overeenkomen met uw geselecteerde transactie, markeert de Expense Matcher mogelijke overeenkomsten in het groen. Klik rechtsonder op Match om uw selectie te bevestigen.
Om je match te controleren, klik je op het tabblad Gematcht in de Expense Matcher. Hier zie je de match die je zojuist hebt uitgevoerd.
Tip: Als de juiste transactie of uitgave die moet worden gekoppeld niet wordt weergegeven, wijzigt u het datumbereik.
Scenario 2: Combineer twee of meer transacties en koppel deze aan één uitgave
Om twee transacties te combineren, selecteert u alle transacties die u wilt combineren aan de linkerkant van de Expense Matcher. De som van de geselecteerde transacties wordt linksonder in het venster weergegeven.
Selecteer de uitgave waaraan de geselecteerde transacties moeten worden gekoppeld. Normaal gesproken markeert de Expense Matcher alle mogelijke matches groen om het koppelingsproces te vergemakkelijken.
Klik rechtsonder op Match om je selectie te bevestigen. Om je match te verifiëren, klik je op het tabblad Match . Hier zie je de match die je zojuist hebt uitgevoerd.
Scenario 3: Koppel één transactie aan twee of meer uitgaven
Als u één transactie wilt matchen met meerdere uitgaven, selecteert u de transactie die u wilt matchen aan de linkerkant van de Expense Matcher en selecteert u vervolgens alle bijbehorende uitgaven aan de rechterkant van de Expense Matcher.
Zorg ervoor dat de transactiebedragen en de kosten kloppen. Anders geeft Perk een waarschuwing onderaan het venster weer en kunt u de kaarttransactie niet vergelijken.
Voordat de match wordt bevestigd, informeert Perk je dat het matchen van een transactie met meerdere uitgaven de transactie splitst en dat deze actie niet ongedaan kan worden gemaakt. Controleer daarom of je op het punt staat een correcte match uit te voeren.
Klik nu op Match in de rechteronderhoek van de Expense Matcher om je selectie te bevestigen. Om je match te verifiëren, klik je op het tabblad Matched in de Expense Matcher. Hier zie je de match die je zojuist hebt uitgevoerd.
Scenario 4: Gecombineerde transacties splitsen vanuit het transactiedetailoverzicht
Heb je per ongeluk de verkeerde transacties gecombineerd? Geen zorgen, je kunt ze eenvoudig splitsen. Klik op de gecombineerde transactie om de transactieweergave te openen.
Klik op Koppeling wissen als de gecombineerde transactie ten onrechte aan een uitgave is gekoppeld. Klik op het X -icoontje naast elke transactie om deze te scheiden van de gecombineerde transactie. In het overzicht ziet u nu de afzonderlijke transacties.