Bij betalingen met door het bedrijf gefinancierde zakelijke kaarten hebben kaarthouders vaak minder behoefte om hun declaraties op tijd in te dienen. Voor de financiële afdeling kost dit vaak veel moeite om medewerkers hun bonnetjes te laten indienen om vertragingen bij het boeken van onkostentransacties te voorkomen.

Met Perk kunt u kaarten automatisch tijdelijk blokkeren totdat kaarthouders alle openstaande transacties aan een of meerdere uitgaven hebben gekoppeld.

Automatisch bevriezen van late ontvangstbewijzen inschakelen

Met de automatische blokkering van te late ontvangstbewijzen kunt u het aantal dagen selecteren waarna een niet-overeenkomende transactie als 'te laat' wordt beschouwd. Ook kunt u instellen hoeveel niet-overeenkomende transacties u toestaat voordat de kaart automatisch wordt geblokkeerd.

U kunt ervoor kiezen om de functie direct te activeren of een specifieke datum in de toekomst in te stellen. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de automatische blokkering van te late ontvangstbewijzen pas aan het einde van het jaar te activeren, zodat kaarthouders alle transacties tijdig aan de uitgaven kunnen koppelen om de boekhouding te kunnen sluiten.

De functionaliteit voor het automatisch bevriezen van late ontvangstbewijzen is van toepassing op alle Perk Cards voor werknemers; u kunt er echter voor kiezen om de functie voor specifieke kaarten toepassen of verwijderen. Dit geldt niet voor lodge cards.

Om deze functie in te schakelen:

1. Ga naar Instellingen > Account > Bedrijven.
2. Selecteer een bedrijf en ga naar Instellingen.
3. In Instellingen, klik Bekijk uitgaveninstellingen.
4. Scroll naar beneden naar de sectie Bedrijfskaarten voor dit bedrijf inschakelen.
5. Aanzetten Kaart automatisch blokkeren als er te veel bonnen te laat zijn.
6. Voer een nummer in Dagen voor ontvangst worden als te laat beschouwd.
   Alle niet-overeenkomende transacties die na dit nummer nog in behandeling zijn, worden als te laat beschouwd.
7. Voer een nummer in Maximaal te laat ontvangen ontvangstbewijzen voordat de kaart wordt geblokkeerd.
   Hiermee bepaalt u hoeveel niet-gematchte transacties u toestaat voordat de kaart wordt geblokkeerd. Als de kaarthouder bijvoorbeeld meer dan 10 niet-gematchte transacties heeft, blokkeert Perk de kaart totdat deze zijn gematcht.
8. Selecteer een datum vanaf welke u het automatisch bevriezen van late ontvangstbewijzen wilt activeren Automatisch bevriezen actief vanaf.
9. Klik Redden om de wijzigingen te behouden.

Als een kaart in de toekomst automatisch wordt geblokkeerd op basis van de ingestelde regels, kunnen kaartbeheerders deze geblokkeerde kaarten bekijken in Kaarten > Teamkaarten > Kaarten. De status van de kaart wordt automatisch gewijzigd van actief naar geblokkeerd. Klik op een geblokkeerde kaart om te zien of deze automatisch is geblokkeerd en wanneer dit is gebeurd. Kaarthouders kunnen hun kaart zelf deblokkeren zodra de ontbrekende bonnen zijn gekoppeld. Kaarthouders hoeven geen onkosten in te dienen voordat ze hun kaart kunnen deblokkeren.

Specifieke kaarten uitsluiten van automatische bevriezing van late ontvangstbewijzen

Standaard worden late ontvangstbewijzen automatisch bevroren geldt voor alle Perk CardsHet kan echter zijn dat u bepaalde kaarten wilt uitsluiten van de automatische blokkering, bijvoorbeeld de Perk-kaart van uw CEO.

Om te voorkomen dat specifieke kaarten automatisch worden bevroren:

1. Ga naar Kaarten > Teamkaarten > Bedrijfskaarten.
2. Selecteer de kaart die u wilt uitsluiten van het automatisch bevriezen en klik erop.

3. In het paneel met kaartgegevens deselecteert u de Kaart automatisch blokkeren als er te veel bonnen te laat zijn selectievakje.
   ​

   

4. Klik Redden om uw wijzigingen te behouden.

Deze kaart wordt niet langer automatisch geblokkeerd, ongeacht de tijd die de kaarthouder nodig heeft om de uitgavenrapporten op de kaart te koppelen aan transacties, of het bedrag aan niet-gekoppelde transacties.