U kunt alle gegevens die vanuit Perk zijn verzonden, bekijken in Financiën > Controleren > Exportlogboek (of Audit > Exportlogboek, afhankelijk van uw rol).
Het bevat een rapport van alle exporttaken. Elke exporttaak heeft een eigen ID en kan, indien van toepassing, geëxporteerde onkosten, ritten, kaarttransacties of factuurrapporten bevatten. De lijst bevat een beschrijving van de status van de exporttaak, de datum en tijd waarop de export is uitgevoerd, de persoon die de exporttaak heeft uitgevoerd en het aantal documenten dat is opgenomen.
In de kolom Gegenereerde bestanden kunt u aanvullende bestanden bekijken en downloaden, zoals uitbetalingsbestanden, bijlagen en andere rapporten. De bestanden die hier beschikbaar zijn, worden bepaald via Instellingen > Account > Bedrijven , Uitgaveninstellingen weergeven> Gegevensexport- en ERP-instellingen .
Als uw bedrijf een bestandsgebaseerde export gebruikt om gegevens over te dragen, kunt u de gegenereerde bestanden downloaden om de redenen voor de mislukking te bekijken. U kunt bijvoorbeeld zien welke uitgaven succesvol zijn geëxporteerd. Als uw bedrijf een API-gebaseerde integratie gebruikt, moet u uw financiële systeem raadplegen om te bepalen of de rapporten succesvol zijn geëxporteerd.
Tip: U kunt de kolommen die in de tabel worden weergegeven, wijzigen door op de drie verticaal uitgelijnde puntjes aan de rechterkant te klikken.
| Alle aangepaste velden die voor uw organisatie zijn geconfigureerd. Meerdere aangepaste velden worden gescheiden door een puntkomma (;). | Beschrijving |
|---|---|
| Uitgavenpictogram | Voor elk geëxporteerd record ziet u aan de linkerkant van de tabel een pictogram dat aangeeft of de geëxporteerde gegevens uitgaven, kaarttransacties of facturen bevatten. |
| ID | Unieke record-ID van de exporttaak. Wanneer u een rapport exporteert, wordt deze export-ID opgenomen in de geschiedenis van het rapport. |
| Datum | Exporteer tijd en datum. |
| Exporteur | Naam van de gebruiker die de exporttaak heeft uitgevoerd. |
| #Geëxporteerd | Aantal uitgaven, kaarttransacties of facturen die zijn opgenomen in de exporttaak, indien er meerdere zijn opgenomen. |
| Status | Status van de exporttaak. Deze kan Voltooid of In uitvoering zijn. |
| Gegenereerde bestanden | Afhankelijk van de configuratie van uw bedrijf hebt u toegang tot downloadbestanden (bijvoorbeeld een kostenoverzicht, een boekingsbestand of een ZIP-bestand met alle bonnen en ondersteunende documenten) van uw geëxporteerde uitgaven. |
| Export terugdraaien | Uitsluitend voor Perk-ondersteuningsgebruik. |
Let op: Als financieel beoordelaar kunt u een volledige exporttaak niet terugdraaien vanuit het exportlogboek. U kunt alleen afzonderlijke uitgaven vanuit Financiën > Beoordelen > Zoeken als is ingeschakeld in uw bedrijfsinstellingen .
Als u een exporttaak wilt terugdraaien omdat er fouten in de documenten staan of de informatie niet in uw doelsysteem is ontvangen, neem dan contact op met Perk Support .
Hoe weet ik of mijn rapporten succesvol zijn geëxporteerd?
U gebruikt de kolommen Status en #Geëxporteerd om te bepalen of de export succesvol was. De exportstatus kan In uitvoering of Voltooid zijn. Een exporttaak kan uitgaven, facturen of transacties bevatten met de status Klaar om te exporteren of Geëxporteerd afhankelijk van of de documenten succesvol zijn geëxporteerd. De kolom #Geëxporteerd geeft het aantal documenten aan dat is opgenomen in de exporttaak.
U hebt bijvoorbeeld 4 afzonderlijke uitgaven geëxporteerd vanuit Financiën > Controle > Exporteren . Wanneer u het exportlogboek controleert om de voortgang te bekijken, ziet u # Geëxporteerd als 3 van 4 met een algemene exportstatus van Voltooid . Dit betekent dat de export is voltooid, maar dat er slechts 3 van de 4 uitgaven naar het financiële systeem zijn geëxporteerd. Perk kon de resterende uitgaven niet exporteren vanwege fouten.
Om de redenen te bekijken, gaat u naar Financiën > Controleren > Exporteren en ziet u dat de 3 geëxporteerde uitgaven nu de status Geëxporteerd hebben en dat de afzonderlijke uitgaven die niet zijn geëxporteerd, de status Gereed om te exporteren hebben en waarschuwingen bevatten.
Opmerking: Als uw bedrijf onkosten en facturen rechtstreeks via API naar uw financiële of ERP-systeem exporteert kan de status van de exporttaak worden weergegeven als In uitvoering hoewel de onkosten en facturen correct in het systeem zijn geregistreerd. Perk markeert deze taken pas als Voltooid wanneer het financiële systeem de ontvangst van de taak bevestigt.
Let op: Soms kunnen uitgaven, transacties en facturen tijdens het exportproces geblokkeerd raken vanwege problemen met de verzending. Met andere woorden: de exporttaak wordt weergegeven als In uitvoering in het exportlogboek, het # Geëxporteerd is onvoltooid en de afzonderlijke documenten hebben een draaiend pictogram in Financiën > Controleren > Exporteren . Neem in dat geval contact op met Perk Support voor hulp.