Leveranciers (verkopers) zijn de gebruikers die uw bedrijf voorzien van goederen, diensten en artikelen.

De bron van de waarheid voor leveranciersgegevens moet altijd de leveranciersstamgegevens in het ERP-systeem van uw bedrijf zijn. Het is daarom niet mogelijk om handmatig nieuwe leveranciers aan te maken of leveranciergegevens te bewerken in Perk.

Leveranciers uploaden

In Perk kunt u leveranciersgegevens uploaden vanuit uw ERP-systeem:

• automatisch via API
• automatisch via SFTP met behulp van het standaard leveranciersimportbestand
• handmatig door uploaden van een standaard Perk-leverancierimportbestand.

Wanneer u Perk integreert met het financiële systeem van uw bedrijf, raden wij u aan een automatisch mechanisme te implementeren. Hiermee weet u zeker dat belangrijke leveranciersgegevens, zoals bankgegevens, altijd up-to-date zijn in alle systemen.

Leveranciersgegevens bekijken

Alleen factuurverwerkers met rechten voor leveranciersgegevens kunnen leveranciersgegevens bekijken.

U kunt de details van alle geïmporteerde leveranciers bekijken door naar Facturen > Factuurverwerker > Leveranciers.

Om specifieke leveranciers in het overzicht te zoeken, gebruikt u de zoekbalk bovenaan het venster en typt u de naam van de leverancier. Om uw zoekopdracht te specificeren, kunt u ook andere filteropties gebruiken, zoals de rechtspersoon waaraan de leverancier is gekoppeld en de status van de leverancier (actief, inactief of concept).

Om specifieke details van een leverancier te bekijken, klikt u op de leverancier. Het scherm Leveranciersgegevens bevat drie tabbladen:

• Leveranciersgegevens
• Facturen
• Instellingen

Leveranciersgegevens

De Leverancier Het tabblad Details bevat basisinformatie over de leverancier.

• Leveranciersnaam
• Contactgegevens
• ERP-ID
• Belastingnummer
• Bankgegevens
• Adres

Facturen

De Facturen Op het tabblad 'Accountbeheer' vindt u een lijst met alle facturen voor de leverancier die in Perk zijn verwerkt, inclusief de huidige status van de factuur.

Leveranciersinstellingen

De Leveranciersinstellingen tabblad bepaalt de standaardinstellingen voor de leverancier, inclusief bedrijfslogica over hoe facturen aan die leverancier worden gekoppeld.

Standaard kostenobject

Bepaalt welk kostenobject voor alle facturen van deze leverancier wordt gebruikt. Factuurverwerkers kunnen deze instelling indien nodig overschrijven door een ander kostenobject te selecteren bij het verwerken van de regelposten van de factuur.

Standaardcategorie

Bepaalt de categorie die voor alle facturen van deze leverancier wordt gebruikt. Factuurverwerkers kunnen deze instelling indien nodig overschrijven door een andere categorie te selecteren bij het verwerken van de factuurposten.

Standaardbetalingsvoorwaarden

Bepaalt de betalingsvoorwaarden die voor alle facturen van deze leverancier worden gebruikt. Factuurverwerkers kunnen deze instelling indien nodig overschrijven door een andere betalingsvoorwaarden in de factuurkop te selecteren tijdens het verwerken van de factuur.

Goedkeurder

Bepaalt de standaardgoedkeurder voor alle facturen van deze leverancier. Deze instelling kan worden genegeerd als de workflow een andere goedkeuringsstroom voorschrijft.

Coderingstype

Bepaalt hoe facturen van deze leverancier verwerkt moeten worden.

• slimme codering: Als geselecteerd, probeert Perk smart code alle facturen voor de leverancier.
• standaard leverancierscodering: Als geselecteerd, kiest Perk de standaard kostenobject En categorie die u hebt ingesteld in de leveranciersinstellingen.
• entiteitscodering toepassen: Als deze optie is geselecteerd, volgt Perk de coderingslogica die voor het bedrijf is vastgesteld.

Voor nieuwe facturen van nieuwe leveranciers die Perk nog nooit heeft gezien, voert Perk geen slimme codering uit, waarbij de kostendrager en categorie automatisch worden gecodeerd. Dit komt doordat Perk eerst moet weten wat er in het verleden is gebruikt voordat het slimme codering op een factuur kan toepassen. Bij facturen van leveranciers die al in de workflow zijn ingediend, probeert Perk daarentegen alle velden voor kostendragers en categorieën van de regelposten in te vullen en zo een mogelijke codering te suggereren.

Het coderingstype van de leverancier overschrijft altijd het standaardgedrag voor de rechtspersoon. Als u bijvoorbeeld slimme codering voor de rechtspersoon hebt geselecteerd, maar de leveranciersinstellingen het coderingstype bevatten standaard leverancierscodering, dan worden de standaardkostenobjecten en -categorieën gebruikt voor alle facturen die aan die leverancier zijn gekoppeld.

Als u geen coderingstype voor de leverancier opgeeft, wordt het coderingstype bepaald door de standaardcategorie/het standaardkostenobject voor de leverancier en de instellingen van de rechtspersoon.

Vereenvoudigde regelposten

Gebruik vereenvoudigde regelposten voor deze leverancier.

Voor facturen met meerdere posten kunt u de complexiteit verminderen door, indien nodig, alle informatie samen te voegen tot één post. Perk kan posten per belastingcode samenvouwen om onnodige details te verwijderen.

• Op factuurniveau (binnen een factuurrapport): Als bijvoorbeeld twee of meer regelposten tot hetzelfde belastingtarief behoren, hoeft u niet alle regelposten afzonderlijk te boeken, maar kunt u de betreffende regelposten in het factuurrapport selecteren en op klikken. Geaggregeerde regelposten.
• Op leveranciersniveau (binnen de leveranciersinstellingen): Als alle posten van een specifieke leverancier altijd tot hetzelfde belastingtarief behoren, activeert u de knop in deze instellingen.
• Op het niveau van de gehele entiteit (in de bedrijfsinstellingen): De activering van de vereenvoudiging van regelposten op dit niveau is van toepassing op alle leveranciers binnen een rechtspersoon en wordt gebruikt wanneer regelposten over het algemeen niet voor deze rechtspersoon worden geboekt. Dit kan alleen worden geactiveerd door een beheerder.

Voorzichtigheid: Als u van plan bent om automatische inkooporderkoppeling voor facturen te gebruiken, kunt u vereenvoudigde regelposten niet inschakelen, omdat Perk de factuurregelpost niet kan koppelen aan de inkooporderregelposten (tenzij er een 1-op-1-relatie bestaat).

Overeenkomende instellingen

Bepaalt welke overeenkomende instellingen voor de leverancier worden gebruikt.

Intercompany-leveranciers

Veel organisaties hebben meerdere rechtspersonen die elkaar moeten factureren. Zo factureert Bedrijf CH Bedrijf AU voor goederen die vanuit Zwitserland naar Australië zijn verzonden.

U kunt deze leveranciers markeren als Intercompany-leveranciers in Perk. Voor de rechtspersoon Bedrijf AU wordt de leverancier Bedrijf CH beschouwd als een intercompany-leverancier.

Daarom begrijpt Perk AI dat een dergelijke leverancier een ‘speciaal geval’ is en behandelt deze ook als zodanig.

Overeenkomende trefwoorden

Leveranciersherkenning in Perk is een van de belangrijkste en krachtigste functies. Zonder leveranciersherkenning werken de meeste onderdelen van factuurverwerking niet goed, inclusief de standaardcategorieën en kostendragers.

U kunt de leveranciersherkenning op facturen verbeteren door aangepaste trefwoorden toe te voegen in het gedeelte met overeenkomende trefwoorden.

U ontvangt bijvoorbeeld regelmatig facturen van een specifieke leverancier. De stamgegevens van de leverancier zijn van lage kwaliteit, waardoor Perk problemen heeft met het automatisch herkennen van de leverancier wanneer een factuur binnenkomt. De leveranciersfactuur bevat altijd een aantal terugkerende trefwoorden, zoals btw-nummer, adres, enz. Door dergelijke gegevensvelden als trefwoorden in te voeren, verbetert u de herkenning van de leverancier. Zo koppelt Perk de volgende keer dat een factuur van die leverancier binnenkomt, deze direct aan de leverancier.

Voorzichtigheid: Een trefwoord moet minimaal 6 tekens lang zijn. Als u meer trefwoorden toevoegt, moet u deze scheiden met een komma.