Gebruikt u zakelijke creditcards van UBS en wilt u deze rechtstreeks beheren in Perk? Volg deze stappen om uw UBS-creditcardrekening in Perk te integreren.

Gegevensoverdracht instellen

Om uw zakelijke UBS-kaarten in Perk te beheren, moet u een overdracht van specifieke gegevenspunten tussen uw zakelijke UBS-rekening en uw Perk-account instellen.

Stappenplan voor het integreren van UBS-kaarten met Perk:

1. Neem contact op met uw UBS-accountmanager.
2. Onderteken voor elke rechtspersoon een verklaring waarin de veilige gegevensuitwisseling tussen UBS en Perk wordt bevestigd.
3. Neem contact op met uw implementatiemanager of Perk-accountmanager. Zodra het UBS Card Center de kaarten en kostenplaatsen voor uw juridische entiteiten heeft geactiveerd, moeten de kaartfeeds in Perk worden ingesteld.

Het kan een paar dagen duren voordat de gegevensoverdracht is ingesteld.

UBS-kaarten configureren

Zodra uw zakelijke UBS-kaarten zichtbaar zijn in Perk onder Instellingen > Kaartinstellingen > Bedrijfskaarten, moet u elke kaart afzonderlijk configureren in Perk. U moet elke kaart koppelen aan de kaarthouder en het kaarttype selecteren. Het koppelen van kaarten gebeurt niet automatisch.

Om een kaart aan een gebruiker te koppelen en het kaarttype te selecteren:

1. Ga naar Instellingen > Kaartinstellingen > Bedrijfskaarten.
2. Selecteer een bedrijf.
3. Voor elke UBS-kaart worden de kaartnaam, de laatste vier cijfers en de valuta automatisch geïmporteerd.

4. Typ en selecteer de betreffende persoon uit de vervolgkeuzelijst Kaarthouder.

   Opmerking: Om een ​​kaarthouder toe te wijzen, moet u eerst Voeg uw medewerkers toe aan Perk.

5. Selecteer een kaarttype. Er zijn twee opties die een andere boekingslogica activeren:
   • Privé gefactureerde kaart: Selecteer deze optie als de kaarthouder de via deze kaart verwerkte kosten eerst zelf moet betalen en vervolgens door uw bedrijf wordt vergoed.
   • Door het bedrijf gefinancierde kaart: Door de optie Privé gefactureerde kaart niet te selecteren, wordt de kaart geconfigureerd als een door het bedrijf gefinancierde kaart. Dit betekent dat de UBS-kaartrekening van het bedrijf direct wordt belast voor alle betalingen die met deze kaart worden gedaan en dat werknemers hun rekeningen niet vooraf privé hoeven te betalen.
6. Klik op Opslaan om je wijzigingen op te slaan en herhaal dit proces voor elke kaart.

Let op: Om nieuwe UBS-kaarten voor nieuwe medewerkers te bestellen en deze in Perk weer te geven, neemt u contact op met uw UBS-accountmanager. Deze zal het bestelproces voor de kaarten voor u starten. Uw nieuwe kaarten verschijnen vervolgens automatisch enkele dagen later in Perk en u hoeft geen verdere verklaring te ondertekenen.

Wijs UBS-kaartbeheerders toe in Perk.

Om de zakelijke creditcards van UBS te beheren, moet u ten minste één persoon toegang geven tot de creditcard. sectie kaartbeheer (toegankelijk via Financiën > Kaartbeheer).

Om de rol van kaartbeheerder toe te wijzen:

1. Ga naar de pagina Mensen.
2. Selecteer de persoon aan wie u de rol wilt toewijzen of voeg een nieuwe persoon toe.
3. Klik in Toegang en machtigingen op Bewerken.
4. Selecteer Specialistische rollen (indien nog niet geselecteerd).
5. Selecteer Kaartbeheerder.
6. Kies of u wilt dat ze deze taak uitvoeren voor alle bedrijven waar UBS-kaarten zijn geïntegreerd, of alleen voor specifieke bedrijven.
7. Klik op Opslaan.

Let op: U kunt ervoor kiezen om de rol toe te wijzen aan alle bedrijven of alleen aan specifieke bedrijven. Als u echter voor alle bedrijven kiest, hebben zij alleen toegang tot kaartgegevens in bedrijven waar de UBS-kaartintegratie al eerder is ingesteld. Anders heeft het toewijzen van de rol geen effect, omdat er geen gegevens zijn om te bekijken.

Beheer uw UBS-rekening en kaarttransacties.

In Financiën > Kaartbeheer kunt u twee secties bekijken:

• Bedrijfskaarten: Bekijk algemene informatie over de kredietlimiet, het beschikbare saldo, het huidige rekeningsaldo en alle kaarten. Door op een kaart te klikken, krijgt u toegang tot meer informatie, zoals het saldo van die specifieke kaart, de kaarthouder en de vervaldatum.

• Transacties: Bekijk alle transacties die met de UBS-kaarten van het bedrijf zijn uitgevoerd, inclusief hun status in het systeem.