Hieronder vindt u een handleiding over hoe u analyses uitvoert en rapporten maakt over uitgavengegevens met Perk.
Afhankelijk van de goedkeuringsstrategie van uw bedrijf (goedkeuring door de lijnmanager of goedkeuring door het kostenobject) kunt u als lijnmanager de onkostengegevens van uw team analyseren of als eigenaar van het kostenobject de onkostengegevens van uw kostenobject.
Stap 1: Aan de slag
Om de uitgavengegevens van uw team te analyseren, gaat u naar Uitgaven > Goedkeuringen en selecteer Uitgavenanalyse.
Stap 2: De gegevens voorbereiden
Analytics is verdeeld in verschillende secties waarmee u uw gegevens kunt verfijnen.
In Selectie van het datumbereikU kunt uw gegevens verfijnen door een specifieke begin- en einddatum te kiezen. Omdat onkostennota's verschillende fasen doorlopen voordat ze worden uitbetaald, verschilt de indiendatum van een onkostennota meestal van de goedkeurings-, controle- en betaaldatum. Daarom kunt u ook specificeren op welk datumveld u zich wilt richten.
In Toepassing van filtercriteriakunt u de reikwijdte van uw gegevens aanpassen op basis van de volgende criteria:
- Status: Selecteer alle of specifieke statussen van uitgaven. Meerdere statussen kunnen ook tegelijk worden geselecteerd.
- MedewerkerSelecteer een of meerdere directe ondergeschikten. Houd er rekening mee dat u een analyse kunt uitvoeren op basis van werknemersgegevens of kostenobjectgegevens, maar niet op beide.
- KostenobjectenSelecteer meerdere of individuele kostenobjecten. Afhankelijk van uw bedrijfsinstellingen in Perk kunt u alleen de kostenobjecten selecteren die u direct bezit, of daarnaast alle subkostenobjecten van de kostenobjecten die u direct bezit. Houd er rekening mee dat u een analyse kunt uitvoeren op basis van werknemersgegevens of kostenobjectgegevens, maar niet op beide.
- Huidige goedkeurder: Selecteer de persoon die is aangewezen als de huidige goedkeurder van de onkosten.
- Eerder goedgekeurd door: Selecteer de persoon die de uitgave eerder heeft goedgekeurd, indien meerdere goedkeuringen vereist waren.
Let op: dit gedeelte is optioneel. Als er geen aanpassingen worden gemaakt, gebruikt Perk automatisch de standaardinstellingen bij het later aanmaken van een rapport.
In Rapportstructuur definiëren, kunt u uw rapport configureren en de analyse uitvoeren. In de bovenste rij kunt u de Grafiektype voor het visualiseren van de informatie, de Rapportvaluta, en de Rapporttaal.
Met de onderste rij kunt u de gegevensvelden selecteren die u in uw analyse wilt opnemen door ze naar de gewenste locatie te slepen en neer te zetten. Rijen of Kolommen veld.
Kiezen welke gegevensvelden u in de Rijen veld en welke in de Kolommen Het veld beïnvloedt de weergave van informatie in de grafiek en later in het rapport.
Tips:
- Als u de selectie van gegevensvelden wilt opheffen of de volgorde ervan binnen de Rijen of Kolommen veld, kunt u gewoon doorgaan met het slepen en neerzetten.
- Om alle gegevensvelden in de Rijen veld meteen klikken op (alle), die u direct naast het woord kunt vinden Rijen.
In de Waarden (geaggregeerd) vervolgkeuzelijst onder de Kolommen veld kunt u bepalen welke kostenwaarden worden weergegeven (u kunt meerdere velden selecteren).
U kunt het volgende weergeven:
- Uitgavenwaarden als totaalbedrag of belastingbedrag in rapportvaluta
- het dagtarief als referentiebedrag
- de afgelegde afstand van de kilometerkosten
- belastbaar bedrag
- dagvergoedingen: toevoegingen, aftrekposten, basisbedrag of -tarief, referentietarieven
- Inkomstenbelasting
Als u tevreden bent met uw configuraties, klikt u op Rapport genererenU kunt de specifieke rapportconfiguratie opslaan en gebruik het als sjabloon.
Stap 3: De resultaten weergeven
In de Resultaten In de sectie 'Instellingen' vindt u een grafiek die de informatie visualiseert volgens uw voorkeuren. Voor gedetailleerde informatie over de geaggregeerde waarden beweegt u uw cursor eenvoudigweg over de grafiek.
Als u het volledige rapport wilt downloaden, klikt u op downloadknop in de Resultaten sectie. Nu wordt er automatisch een Excel-spreadsheet gegenereerd en opgeslagen in uw downloads. In de spreadsheet wordt de informatie weergegeven in een draaitabel, wat de transparantie van uw gegevens vergroot en u in staat stelt verdere conclusies te trekken.