Over het algemeen worden transacties met bedrijfskaarten automatisch gekoppeld aan onkostennota's. Om verschillende redenen kan het echter wenselijk zijn om zelf een overzicht te krijgen van alle transacties en uitgaven met bedrijfskaarten. U kunt dit doen via Financiën > Controle > Kaarttransacties .

U kunt filterfuncties toepassen om de transacties die u wilt bekijken te verfijnen en om een overzicht te krijgen van de bijbehorende bedrijfskaartuitgaven.

Kaarttransacties

Om transactiegegevens van bedrijfskaarten te filteren, selecteert u het bedrijf waarvan u de transacties wilt bekijken. Selecteer kaarttransacties om de filters toe te passen op de transactiegegevens van uw bedrijf.

U kunt de transacties vervolgens filteren op verschillende dimensies. Deze zijn:

• Bedrijfskaart : Selecteer of u alle bedrijfskaartgegevens wilt filteren of alleen die van een specifieke kaart.
• Overzicht : Selecteer of u de gegevens wilt filteren op alle kaartoverzichten of op een specifiek overzicht.
• Status : Selecteer of u de gegevens wilt filteren op alle statussen of op een specifieke status. De statussen betekenen:
  • Ontbrekende kosten : De transactie moet nog worden gekoppeld aan een onkostennota. Deze optie is nodig voor handmatige reconciliatie.
  • In afwachting van goedkeuring/beoordeling : De transactie is gekoppeld aan een onkostennota, maar de onkostennota heeft het goedkeuringsproces nog niet voltooid.
  • Klaar voor export : De transactie is gekoppeld aan een onkostennota die is goedgekeurd voor export naar uw boekingssysteem.

Om te filteren op tijdsperiode, voert u het begin van de periode waarop u wilt sorteren in het veld Van in en het einde in het veld Tot . Door op het kalenderpictogram te klikken, kunt u data rechtstreeks uit een kalender selecteren.

U kunt uw gegevens filteren om een overzicht te krijgen van welke transacties mogelijk handmatig gematcht moeten worden. U kunt de matching uitvoeren door op de transactie te klikken en de juiste matchingstrategie te selecteren.

Kaartkosten

Om de kostengegevens van uw bedrijfskaart te filteren, selecteert u Kosten kaart .

De onkostendeclaraties in dit menu zijn alle declaraties die zijn gemarkeerd als betaald met de bedrijfskaart. U kunt deze onkostendeclaraties vervolgens filteren op verschillende dimensies. Deze zijn:

• Overeenkomende status : Selecteer of u de uitgaven wilt filteren op basis van of ze wel of niet zijn gekoppeld, of wis de selectie om alle uitgaven van de bedrijfskaart te zien. Standaard staat deze optie op Niet gekoppeld .
• Medewerker : Selecteer of u de uitgaven wilt filteren op alle medewerkers of op een specifieke medewerker.
• Status : Selecteer of u de uitgaven wilt filteren op alle statussen of op een specifieke status. De statussen betekenen:
  • Concept : Er is een onkostennota aangemaakt, maar deze is nog niet ingediend of na indiening ingetrokken.
  • Moet worden herzien : De onkostennota is tijdens het goedkeuringsproces ter correctie teruggestuurd naar de werknemer.
  • Goedgekeurd : De onkostennota is ingediend en doorgestuurd naar de goedkeurder.
  • In beoordeling : De onkostennota is goedgekeurd en ter beoordeling doorgestuurd naar het financiële team.
  • Klaar voor export (uitgaven bedrijfskaart): De onkostennota is volledig gecontroleerd, maar is mogelijk nog niet gekoppeld aan een transactie.
  • Geëxporteerd (bedrijfskaartkosten): De kostennota is gecontroleerd, gekoppeld en geëxporteerd.
• Bedrijfskaart: Selecteer of u alle bedrijfskaartgegevens wilt filteren of alleen die van een specifieke kaart.

U kunt uw gegevens filteren om een gericht overzicht te krijgen van alle eerdere uitgaven die met uw bedrijfskaart zijn gedaan.

Tip: U kunt ook een diepgaand rapport maken van de gegevens van deze bedrijfskaart met behulp Spend analyses. Zie Transactiegegevens analyseren voor meer informatie.