Als u uw bedrijfscreditcard gebruikt om een uitgave te betalen, moet u de bijbehorende uitgave aanmaken die aan de creditcardtransactie is gekoppeld.
Maak een uitgave aan
In de Perk-app voor mobiele apparaten en de Perk-webapp kunt u onkostenrapporten aanmaken voor uitgaven die met een bedrijfscreditcard zijn betaald.
Een uitgave toevoegen in de mobiele app
Open de Perk-app op je mobiel en tik op het tabblad Uitgaven. Kies hoe je het onkostenrapport wilt aanmaken. Dit kan door een foto te maken (tik op Een foto maken), door een foto uit de galerij of een document te uploaden (tik op Uploaden), of als een onkostenrapport zonder bon (tik op Geen bon).
Een uitgave toevoegen in de webapp
Meld je aan bij Perk en bepaal hoe je het onkostenrapport wilt aanmaken. Ga hiervoor naar Uitgaven> > Mijn taken en klik op Onkosten aanmaken en kies het type onkosten dat je wilt aanmaken.
Controleer de onkosteninformatie.
De volgende stap is het controleren van alle onkosteninformatie. Open hiervoor de concept-onkostennota en controleer de volgende velden.
Let op: Sommige velden zijn verplicht. U kunt de onkosten niet indienen als deze velden leeg zijn.
| Veld | Vereist? | Beschrijving |
|---|---|---|
| Beschrijving | Verplicht | Omschrijving van de uitgave. Normaal gesproken vult Perk AI dit veld automatisch in met de naam van de verkoper of een andere tekst die wordt geëxtraheerd. |
| Categorie | Verplicht | De categorie waaronder deze uitgave valt. Op mobiele apparaten vind je dit veld onder het veld Deelnemers. |
| Kosten land | Verplicht | Het land waar de kosten zijn gemaakt. |
| Ontvangstbewijs valuta | Verplicht | De lokale valuta waarin de uitgave is betaald. |
| Totaalbedrag | Verplicht | Het volledige bedrag zoals vermeld op de bon. |
| Extra kosten | Optioneel | Als u extra kosten wilt toevoegen (bijvoorbeeld een fooi), zie Een fooi of gratificatie opnemen in mijn onkostennota |
| Datum van onkostenbetaling | Verplicht | De datum waarop de kosten zijn gemaakt. |
| Betaalmethode | Verplicht |
Bij de betaalmethode wordt aangegeven hoe u een uitgave heeft betaald. In dit geval selecteert u Bedrijfskaart. Voor meer informatie over de verschillende betaalmethoden, zie Verschillende betaalmethoden in Perk |
| Bedrijfskaart | Verplicht | Hier moet u aangeven met welke kaart u de kosten betaalt. |
| Deelnemers | Verplicht | Standaard word je toegevoegd als deelnemer. Als de bon echter de kosten van meerdere personen dekt, bijvoorbeeld voor een zakelijke lunch, kun je Voeg de deelnemers dienovereenkomstig toe. |
| Kostenobjecten | Verplicht | Het kostenobject waartoe deze uitgave behoort. Afhankelijk van de instellingen van uw bedrijf, ziet u dit veld mogelijk wel of niet. |
| Voeg indien nodig een opmerking toe. | Optioneel | Let op: Perk gebruikt de Google Maps Directions API om de afstand te berekenen en kiest daarbij de meest efficiënte route. De berekende afstand kan enigszins afwijken als gevolg van factoren zoals het exacte of geschatte adres van de vertrek- en aankomstlocaties, verkeer op de route, de complexiteit van de route, enzovoort. |
| Reis | Optioneel | Als de uitgave onderdeel is van een zakenreis, kunt u deze toevoegen aan een bestaand reisverslag met het veld Toevoegen aan reis. |
| Het onkostenrapport verwijderen, opslaan of indienen | Optioneel | Voeg indien nodig extra documenten toe. |
| Verwijderen: Als u het volledige onkostenrapport wilt verwijderen. | Optioneel | Voeg indien nodig een opmerking toe. |
Je kunt je ingediende kilometerdeclaraties vinden in Uitgaven > Kosten in de webapp en in Uitgaven > Kosten in het tabblad Ingediend in de mobiele app. Totdat de declaraties zijn geëxporteerd en uitbetaald, kun je het onkostenrapport op elk moment opvragen, wijzigen en opnieuw indienen.
Nadat u alle vereiste gegevens hebt ingevuld, zijn er drie manieren om verder te gaan:
- Klik op Verwijderen als u het volledige onkostenrapport wilt verwijderen.
- Klik op Opslaan als u het onkostenrapport wilt opslaan en later wilt afronden.
- Klik op Verzenden als u het onkostenrapport wilt indienen.
Je kunt je ingediende onkosten vinden in het menu Indiener> Enkele onkosten in de webapp of in Onkosten > Ingediend in de mobiele app. Totdat de onkosten zijn geëxporteerd en uitbetaald, kun je ze mogelijk nog terughalen, wijzigen en opnieuw indienen.
Tip: Voor meer informatie over onkostennotificaties of -statussen, zie Meldingen in onkosten en Verschillende statussen in Perk.