Transacties in vreemde valuta kunnen in Perk op verschillende manieren worden verwerkt, afhankelijk van de locatie van uw bedrijf en uw creditcardaanbieder.
Waarom staan mijn transacties in een andere valuta dan mijn onkostennota's?
Perk zet alle onkostenbedragen in vreemde valuta om naar de valuta van uw bedrijf. Voor transacties is de valutaconversie echter afhankelijk van uw creditcardaanbieder. Dit betekent dat de transactie en het bijbehorende onkostenrapport mogelijk in verschillende valuta worden weergegeven.
Waarom verschillen het onkostenbedrag en het transactiebedrag van elkaar?
Bij het omrekenen van bedragen in vreemde valuta hanteert Perk een andere methode dan aanbieders van bedrijfscreditcards. Bovendien kunnen aanbieders van bedrijfscreditcards transactiekosten in rekening brengen voor transacties in vreemde valuta die u met uw bedrijfscreditcard uitvoert.
Deze twee factoren kunnen leiden tot kleine verschillen bij het vergelijken van het transactiebedrag, omgerekend en berekend door uw kaartaanbieder, met het onkostenbedrag, omgerekend en berekend door Perk.
Dit verschil verhindert echter niet dat de transacties automatisch of handmatig worden gekoppeld in Perk, zolang het verschil niet significant is.
Als u na het indienen van een onkostennota merkt dat het verschil te groot is om te kunnen worden gematcht, kunt u de onkostennota terugroepen en een bedrag toevoegen. Opmerking Om de aandacht te vestigen op de uitstekende overeenkomst, dient u deze opnieuw in. Uw financiële team kan het transactie-uitgavenrapport na de herindiening afhandelen.
Waarom worden bij sommige transacties de kosten voor vreemde valuta wel in de transactie opgenomen, terwijl ze bij andere transacties apart worden vermeld?
De manier waarop kosten voor vreemde valuta worden berekend, hangt af van de bank die uw zakelijke creditcard aanbiedt. Bij sommige banken worden deze kosten gecombineerd met het oorspronkelijke transactiebedrag, terwijl andere banken aparte kosten in rekening brengen voor het transactiebedrag en de kosten voor vreemde valuta.
Uw bedrijf zal u instructies geven over hoe u eventuele aparte kosten voor vreemde valuta op transacties moet afhandelen; over het algemeen wordt een van de twee onderstaande methoden toegepast.
Hoe kan ik transacties met aparte kosten voor vreemde valuta afhandelen?
Zoals gezegd, hangt de afhandeling van transacties met kosten voor vreemde valuta af van het specifieke beleid van uw bedrijf. De twee belangrijkste methoden zijn:
- Maak en dien het onkostenrapport twee keer in. Het eerste onkostenrapport wordt gekoppeld aan de bijbehorende transactie en het tweede onkostenrapport wordt handmatig gekoppeld aan de transactie voor de kosten in vreemde valuta. Dit genereert een waarschuwing voor dubbele onkostenrapporten, maar indienen is desondanks mogelijk.
- Maak een onkostennota aan met uw bon, die overeenkomt met de hoofdtransactie na indiening, en maak vervolgens een onkostennota aan zonder bon voor de transactie met de kosten voor vreemde valuta, die daaraan moet worden gekoppeld.
Tip: Zie hoe je Handmatig een onkostennota opstellen en matchen zonder ontvangstbewijs voor een transactie.
OpmerkingHoewel dit de meest gebruikelijke methoden zijn om afzonderlijke transacties met kosten voor vreemde valuta in Perk af te handelen, zijn er verschillende alternatieven. Controleer daarom het specifieke beleid van uw bedrijf voordat u een aanpak kiest voor transacties met kosten voor vreemde valuta in Perk.