Met Perk kun je een bestand uploaden dat gebruikt kan worden om een onkostennota te genereren. Perk AI haalt de gegevens uit het bestand en vult automatisch belangrijke velden in, zoals bedrag, valuta, omschrijving, enzovoort.
Upload een afbeelding of PDF-bestand.
In de Perk mobiele app en de Perk webapp kunt u onkostennota's aanmaken door simpelweg een bestand te uploaden. Alleen bestanden in de volgende formaten worden ondersteund:
- JPEG
- PNG
- HEIC (alleen voor iOS)
Upload een bestand via de mobiele app.
Een uitgave als bestand toevoegen via de mobiele app:
- Ga naar de Uitgeven tab.
- Tik onderaan het scherm op Uitgave aanmaken.
- Tik op het camera-icoon om de bon vast te leggen met de camera van je apparaat.
- Kies een foto uit je fotogalerij.
- Als u kiest UploadenJe kunt een foto kiezen uit je fotogalerij of een bestand selecteren uit je documenten.
- Zorg ervoor dat het bestand correct is geüpload en verwerkt voordat u het opent. Dit kan een paar seconden duren, afhankelijk van uw netwerkverbinding. Na de verwerking wordt het onkostenrapport opgeslagen in Uitgaven als concept.
Upload een bestand via de webapp.
Ga naar Uitgaven > Mijn taken menu en klik BestandZorg ervoor dat het bestand correct is geüpload en verwerkt. Dit kan een paar seconden duren, afhankelijk van uw netwerkverbinding. Nadat het bestand is verwerkt, maakt Perk automatisch een concept-uitgave aan met de geëxtraheerde informatie. U kunt deze vinden in Mijn taken of Uitgaven > Losse uitgaven.
Nadat het bestand is verwerkt, maakt Perk automatisch een concept-uitgave aan met de geëxtraheerde informatie. Je vindt deze in Mijn taken of Uitgaven > Losse uitgaven.
Valideer en bewerk de onkosteninformatie.
De volgende stap is het controleren van alle onkosteninformatie en het corrigeren van eventuele onjuistheden. Open hiervoor de concept-onkostennota en controleer de volgende velden:
| Veld | Verplicht | Beschrijving |
|---|---|---|
| Beschrijving | Verplicht | Omschrijving van de uitgave. Normaal gesproken vult Perk AI dit veld automatisch in met de naam van de verkoper of een andere tekst die wordt geëxtraheerd. |
| Categorie | Verplicht | De categorie waaronder deze uitgave valt. Op mobiele apparaten vind je dit veld onder het veld Deelnemers. |
| Kosten land | Verplicht | Het land waar de kosten zijn gemaakt. |
| Ontvangstbewijs valuta | Verplicht | De lokale valuta waarin de uitgave is betaald. |
| Totaalbedrag | Verplicht | Het volledige bedrag zoals vermeld op de bon. |
| Extra kosten | Optioneel | Als u extra kosten wilt toevoegen (bijvoorbeeld een fooi), zie dan Een fooi of gratificatie moet op mijn onkostennota worden vermeld. |
| Datum van onkostenbetaling | Verplicht | De datum waarop de kosten zijn gemaakt. |
| Betaalmethode | Verplicht | De betaalmethode laat zien hoe u een uitgave heeft betaald. Voor meer informatie over de verschillende betaalmethoden, zie Verschillende betaalmethoden in Perk. |
| Bedrijfskaart | Verplicht | Als u een uitgave heeft betaald met een bedrijfscreditcard, moet u aangeven met welke creditcard de transactie heeft plaatsgevonden. |
| Deelnemers | Verplicht | Standaard word je toegevoegd als deelnemer. Als de bon echter de kosten van meerdere personen dekt, bijvoorbeeld voor een zakelijke lunch, kun je Voeg de deelnemers dienovereenkomstig toe. |
| Kostenobjecten | Verplicht | Het kostenobject waartoe deze uitgave behoort. Afhankelijk van de instellingen van uw bedrijf, ziet u dit veld mogelijk wel of niet. |
| Voeg indien nodig een opmerking toe. | Optioneel | Let op: Perk gebruikt de Google Maps Directions API om de afstand te berekenen en kiest daarbij de meest efficiënte route. De berekende afstand kan enigszins afwijken als gevolg van factoren zoals het exacte of geschatte adres van de vertrek- en aankomstlocaties, verkeer op de route, de complexiteit van de route, enzovoort. |
| Reis | Optioneel | Als de uitgave onderdeel is van een zakenreis, kunt u deze toevoegen aan een bestaand reisverslag met het veld Toevoegen aan reis. |
| Het onkostenrapport verwijderen, opslaan of indienen | Optioneel | Voeg indien nodig extra documenten toe. |
| Verwijderen: Als u het volledige onkostenrapport wilt verwijderen. | Optioneel | Voeg indien nodig een opmerking toe. |
Opmerking: Als u de verplichte velden leeg laat, kunt u de onkosten niet indienen.
De onkostennota verwijderen, opslaan of indienen
Nadat u alle vereiste gegevens hebt ingevuld, kunt u:
- Verwijderen: Als u de volledige uitgave wilt verwijderen.
- Redden: Als u de kosten wilt besparen en later wilt terugkomen om het af te ronden.
- Indienen: Als u de onkosten wilt indienen.
U kunt uw ingediende onkosten vinden in Uitgaven > Kosten > Eenmalige kostenTotdat de declaratie is geëxporteerd en uitbetaald, kunt u deze mogelijk nog intrekken, wijzigen en opnieuw indienen, mits uw bedrijf dit toestaat.
Voor meer informatie over onkostenwaarschuwingen en -statussen, zie Meldingen over onkosten En Verschillende statussen in Perk.