Om uw uitgavenbeheer te stroomlijnen, geeft Perk meldingen weer als een uitgave in strijd is met het bedrijfsbeleid of mogelijk een fout bevat.

Meldingen worden in realtime weergegeven wanneer u een uitgave invoert. Perk toont drie soorten meldingen bij uitgaven:

• InformatieDeze meldingen bevatten aanvullende informatie over de uitgave, bijvoorbeeld: Het totaalbedrag is hoger dan CHF 400. Geen actie vereist.
• WaarschuwingDeze meldingen kunnen van invloed zijn op uw uitgaven en vereisen mogelijk actie, bijvoorbeeld een mogelijke dubbele factuur.
• FoutDeze meldingen hebben gevolgen voor uw onkosten en vereisen actie. Uw onkosten kunnen pas naar de volgende status worden overgezet nadat het probleem is opgelost, bijvoorbeeld een API-fout.

Als er een melding wordt geactiveerd, kunt u de onkosten aanpassen aan de hand van de waarschuwing, of de onkosten indienen inclusief de waarschuwing. In dat laatste geval kunnen managers, goedkeurders en financiële controleurs de waarschuwing ook zien. Alle meldingen worden bovenaan het onkostenformulier weergegeven.

Waarschuwingen belemmeren u niet om een onkostenvergoeding in te dienen. Waarschuwingen kunnen om twee redenen verschijnen:

• op beleid gebaseerde waarschuwingen
• AI-gebaseerde waarschuwingen

Tip: Je kunt een toevoegen Opmerking Dit geldt voor de kosten, mocht u hierover eerder met een manager hebben gesproken en een waarschuwing hebben ontvangen.

Op beleid gebaseerde waarschuwingen

Deze meldingen worden geactiveerd afhankelijk van de configuratie van uw bedrijf. U ziet deze meldingen mogelijk wel of niet wanneer u uw onkosten indient. Als bijvoorbeeld weekendonkosten zijn toegestaan binnen uw bedrijf, wordt de weekendwaarschuwing niet geactiveerd voor onkosten die u in het weekend maakt.

Inbreuk op het beleid

Uw bedrijf kan een onkostenregel instellen die het maximale of minimale bestedingsbedrag voor onkosten bepaalt. Als een onkostenpost in strijd is met dit beleid, wordt deze gemarkeerd. Daarnaast ziet u informatie over het beleid dat met uw onkostenpost is overtreden.

Weekenddagen

Als een uitgave in het weekend wordt aangemaakt (d.w.z. de datum van de uitgave valt in het weekend), wordt de uitgave gemarkeerd.

Categorie waarschuwing

Als uw bedrijf categorieën heeft geconfigureerd die automatisch een waarschuwing genereren, wordt de uitgave gemarkeerd.

Reeds aangevraagde toeslag

Als u een dubbele dagdeclaratie voor dezelfde dag aanmaakt of al een dagdeclaratie heeft ingediend, wordt de onkostenpost gemarkeerd. Financieel controleurs kunnen de dubbele declaratie vinden door op de melding bij de onkostenpost te klikken.

Hoge toeslag

Als extra kosten, zoals fooien of administratiekosten, zijn toegestaan volgens het onkostenbeleid van uw bedrijf, dan kan een onkostenpost worden gemarkeerd als de extra kosten het toegestane maximum overschrijden.

Betaald met bedrijfskaart

Als een uitgave is betaald met een bedrijfscreditcard, kan dit een waarschuwing veroorzaken dat de uitgave niet-restitueerbaar is. Dit betekent dat u als werknemer geen directe terugbetaling ontvangt, maar dat het bedrag in plaats daarvan van uw bedrijfscreditcardrekening wordt afgeschreven.

Officiële factuur vereist

Als een uitgave de drempel overschrijdt waarvoor een officiële factuur vereist is, wordt de uitgave gemarkeerd. In Zwitserland is de drempel voor het vereisen van een officiële factuur bijvoorbeeld CHF 400.

Aanvullende financiële beoordeling vereist

Als uw bedrijf de goedkeuringsprocedure voor onkosten heeft geautomatiseerd, maar een onkostenpost een waarschuwing heeft gegenereerd, wordt een handmatige beoordeling door financiële controleurs gestart en wordt er een melding weergegeven.

Standaard kostenobject

Als het kostenobject dat u in uw onkostennota hebt geselecteerd niet overeenkomt met het standaardkostenobject dat door uw Perk-beheerder aan u is toegewezen, wordt de onkostennota gemarkeerd.

BTW-tarief / belastingtarief

Als uw bedrijf vereist dat u het toepasselijke belastingtarief voor onkosten selecteert, en Perk de btw-gegevens niet uit de onkostenpost kan halen of als u geen belastingtarief selecteert, markeert Perk de onkostenpost. Deze melding wordt weergegeven voor alle onkostenposten zonder btw-gegevens.

Geen kosten voor ontvangstbewijzen

Als u een onkostennota aanmaken zonder bonDeze onkosten worden automatisch gemarkeerd. Als uw bedrijf onkosten zonder bonnetjes toestaat, kan het zijn dat u aanvullende documentatie moet bijvoegen om de onkosten te rechtvaardigen. In dat geval wordt er een melding weergegeven als u een onkostennota probeert in te dienen zonder aanvullende documenten.

Afstand in kilometerkosten

Als u een kilometervergoeding aanmaakt waarin Perk berekent automatisch het aantal mijlen of kilometers. En als je vervolgens handmatig het aantal kilometers wijzigt, kan het zijn dat je een melding krijgt dat het aantal de drempel overschrijdt die is ingesteld door de Perk-beheerder van je bedrijf.

AI-gebaseerde waarschuwingen

Naast waarschuwingen op basis van beleid, kan Perk een uitgave ook markeren als deze als dubbel wordt gedetecteerd of als de bedragen in de uitgave niet correct zijn geëxtraheerd.

Mogelijke duplicaten

Als Perk de bon herkent als een reeds ingediende onkostennota bij uw bedrijf, wordt de onkostennota gemarkeerd. Onkostennota's worden als duplicaten gemarkeerd wanneer er meer dan één onkostennota is die identiek lijkt.

De AI van Perk gebruikt deze criteria om duplicaten te identificeren (afhankelijk van de configuratie van uw bedrijf):

• Belastingnummer of documenthash (hashwaarde die wordt gebruikt om de afbeelding of PDF te identificeren)
• Totale claim
• Munteenheid
• Datum
• Tijd

Om als mogelijke duplicaat te worden beschouwd, moet de onkostenpost voldoen aan alle criteria die door de Perk-beheerder van uw bedrijf zijn geselecteerd. Als uw beheerder bijvoorbeeld 'Valuta' en 'Totaalbedrag claim' heeft geselecteerd in de bedrijfsinstellingen in Perk, markeert Perk alle onkostenposten met dezelfde valuta en hetzelfde totaalbedrag, ongeacht de informatie op het document. Dit leidt tot valse positieven, zelfs als de datum van de onkostenpost verschilt.

Dubbele meldingen zijn afhankelijk van de rol:

• MedewerkersZe kunnen alleen de uitgaven zien en openen die identiek zijn aan de uitgaven die ze eerder hebben geüpload.
• Managers en goedkeurdersZe kunnen de ID's zien van alle uitgaven die mogelijk dubbel voorkomen binnen hun bedrijf.
• Financiële beoordelaarsZe kunnen de ID's zien van alle uitgaven die mogelijk dubbel voorkomen binnen hun bedrijf (rechtspersoon) en hebben toegang tot die uitgaven.

Managers en goedkeurders kunnen de dubbele uitgave vinden door te zoeken op het uitgave-ID dat in de waarschuwing wordt vermeld, mits ze toegang hebben tot die uitgave. Financiële controleurs kunnen op de melding klikken om de mogelijke dubbele uitgave te bekijken.

Geldigmaking

Als er een probleem is met de validatie van gegevens, markeert Perk een uitgave. Dit kan gebeuren als Perk de uitgavegegevens niet automatisch van een bon kan halen.

De hoeveelheid geëxtraheerd materiaal is veranderd

Als u handmatig het totaalbedrag van een onkostenpost wijzigt en het handmatig ingevoerde bedrag hoger is dan het door AI berekende bedrag met een bepaald percentage dat is vastgesteld door uw Perk-beheerder, zal Perk de onkostenpost markeren met een melding dat de door Perk AI berekende waarde niet overeenkomt met het totaalbedrag van de onkostenpost.