Specialistmanagersfuncties zijn ontworpen voor toezicht op hoog niveau. Ze zijn ideaal voor HR- of personeelsmedewerkers die medewerkersprofielen beheren, of voor mensen die reisboekingen voor de hele organisatie of slechts voor specifieke personen afhandelen.
Voor meer informatie, zie Rollen en machtigingen.
Reismanager
De rol van travelmanager is bedoeld om u de mogelijkheid te geven reismanagementtaken te delegeren aan een specifieke persoon binnen uw bedrijf.
Travelmanagers zijn verantwoordelijk voor het boeken van reizen namens anderen en het aanpassen van reisarrangementen indien nodig. Bijvoorbeeld een directiesecretaresse die vluchten en accommodaties boekt voor de reizen van de CEO.
Ze kunnen aankomende reizen bekijken en bewerken voor de mensen die ze beheren, en ook eerdere reizen bekijken. Ze zijn het belangrijkste aanspreekpunt voor alle reisarrangementen. Dit betekent dat travelmanagers bij annuleringen een melding ontvangen en actie kunnen ondernemen om eventuele problemen met de boeking op te lossen.
Ze kunnen specifieke informatie in de profielen van reizigers bewerken, zoals reisdocumenten, loyaliteitsprogramma's en kortingskaarten.
Wanneer een reis door een travelmanager wordt geboekt, kan het goedkeuringsproces desgewenst automatisch worden overgeslagen. Travelmanagers kunnen ervoor kiezen om een reis ter goedkeuring te versturen of deze over te slaan en te boeken. Goedkeurders krijgen een melding dat de goedkeuring voor de reis van de reiziger is overgeslagen en de actie wordt bijgehouden op de rapportagepagina.
Wanneer u de rol van travelmanager toewijst, kiest u of de taak wordt uitgevoerd voor een specifiek bedrijf of voor alle bedrijven, en of de taak wordt uitgevoerd voor iedereen of alleen voor specifieke personen.
Reismanagers kunnen:
- Boek namens anderen en sla de goedkeuring over..
- Bekijk en bewerk aankomende reizen en zie eerdere reizen van reizigers die zij beheren..
- Profielen van anderen bewerkenmaar kunnen hun rollen of accountinstellingen niet wijzigen.
- Selecteer een betaalprofiel van uw bedrijf bij het afrekenen..
Reismanagers kunnen niet:
- Reizen namens anderen goedkeuren.
- Bedrijfsinstellingen wijzigen of beheren.
- Voeg personen toe aan het bedrijfsaccount.
Voor meer informatie, zie Stel de rol van reismanager in..
Personeelsmanager
People managers zijn verantwoordelijk voor het beheer van werknemers, gasten en andere gebruikers in Perk.
Deze rol wordt meestal geassocieerd met HR-processen, omdat deze toegang geeft tot gevoelige persoonsgegevens zoals namen en adressen, reisdocumenten, door de overheid uitgegeven identiteitsbewijzen en HR-rapportages. Ze kunnen ook de rollen en rechten van andere mensen in Perk bepalen.
Met de rol van people manager kunt u gebruikers en hun profielen flexibel beheren, zonder toegang te verlenen tot bedrijfs- en accountinstellingen. Mensen met deze rol hebben toegang tot een speciale ruimte om te doen wat ze moeten doen, zonder zichzelf en het bedrijf bloot te stellen aan ongeautoriseerde toegang tot gevoelige gegevens.
Als u de rol van people manager hebt, hebt u toegang tot de People-pagina, waar u nieuwe mensen in uw account kunt uitnodigen en activeren en rollen en rechten kunt toewijzen. U kunt ook gebruikersgegevens beheren, zoals persoonlijke gegevens en andere reisgerelateerde informatie, en goedkeurings- en reisbeleid toewijzen.
Als people manager kunt u geen instellingen op bedrijfs- of accountniveau aanmaken of wijzigen, zoals kostenobjecten of goedkeuringsprocessen. U kunt alleen mensen toewijzen aan bestaande opties.
Opmerking: Hoewel de people manager handmatig mensen kan uitnodigen voor Perk, kun je ook automatisch mensen toevoegen via een HRIS-integratie of met SCIM. Alle mensen die via een integratie zijn toegevoegd, worden weergegeven op de pagina Personen, maar je mag geen gegevens handmatig bewerken.
Peoplemanagers kunnen:
- Voeg mensen toe aan Perk.
- Geef toegang en wijzig rollen.
- Bewerk informatie in profielen van anderenzoals reisdocumenten, klantenkaarten en kortingskaarten.
- Wijs bestaande instellingen toe, zoals betalingsprofielen, goedkeuringsprocessen, reisbeleid, kostenobjecten en aangepaste velden voor bestaande of nieuwe mensen.
- Archiveer en verwijder personen En toegang verwijderen.
- Bekijken, filteren, zoeken en Voer bulkacties uit Op de pagina 'Mensen'.
Personeelsmanagers kunnen niet:
- Nieuwe bedrijfsinstellingen configureren, zoals een nieuw reisbeleid maken of bestaande beleidsregels bewerken.
- Betaalprofielen maken of wijzigen.
- Wijs een beheerdersrol toe aan andere gebruikers.
Standaard beheert een people manager iedereen in het account. Bij Pro-accounts kan een accountbeheerder, een bedrijfsbeheerder of een people manager met een breder toegangsniveau een people manager beperken tot specifieke bedrijven of een specifieke lijst met personen.
Sommige instellingen zijn altijd beschikbaar, ongeacht aan welke personen of bedrijven ze zijn toegewezen:
- Lijnmanager — de people manager kan elke lijnmanager binnen het account aanwijzen.
- Gedelegeerden (factuur en goedkeuring) — de people manager kan elke gewenste gedelegeerde aanwijzen.
- Reisbeleid en goedkeuringsprocessen — de people manager kan al het bestaande beleid en alle processen binnen de account bekijken en toewijzen.
Opmerking: People managers kunnen bestaande beleidsregels en goedkeuringsprocessen toewijzen, maar ze kunnen geen nieuwe aanmaken of bestaande bewerken.
Personeelsmanagers die aan specifieke personen zijn toegewezen
Voor strengere beveiliging en naleving van de regels kunt u met Perk een people manager beperken tot een subset van de personen in uw account. Een accountbeheerder, een bedrijfsbeheerder of een people manager met een breder toegangsniveau wijst een specifieke lijst met personen toe aan die people manager, die vervolgens alleen die personen kan zien en beheren. Iedereen die ze toevoegen, wordt automatisch aan hen toegewezen en ze kunnen niemand anders in het account zien of beheren.
De leidinggevenden die aan specifieke personen zijn toegewezen, kunnen:
- Doe alles wat een people manager kan doen, maar alleen voor de mensen die aan hem of haar zijn toegewezen.
- Wijs de rollen 'Geen toegang', 'Medewerker' en 'Gast' toe.
Managers die aan specifieke personen zijn toegewezen, kunnen niet:
- Het is hen toegestaan om personen buiten hun toegewezen team te zien of aan te sturen, zelfs binnen hetzelfde bedrijf.
- Wijs een andere rol toe dan Geen toegang, Medewerker en Gast.
- Gebruik de Toegewezen personen of Toegewezen bedrijven kolommen binnen de CSV-gebruikersimport Ga naar Gegevens beheren → Gegevens importeren.
Opmerking: Een people manager heeft minimaal één toegewezen persoon nodig voordat hij of zij anderen kan toevoegen. Tot die tijd toont Perk de melding "U kunt nog geen gebruikers aanmaken. Vraag een beheerder om u eerst minimaal één gebruiker toe te wijzen". Een beheerder wijst eerst één persoon van het betreffende bedrijf toe, waarna de people manager de rest zelf kan toevoegen.
Te combineren met de rol van reismanager of -analist
Als iemand zowel de rol van people manager als die van travel manager of analist vervult, geldt hetzelfde toegangsniveau voor al deze rollen. Iemand kan niet people manager zijn voor de ene groep mensen én travel manager voor een andere.
Alex is bijvoorbeeld reismanager voor Ana en Joan, maar niet voor Jose. Als Alex ook personeelsmanager is, kan hij alleen Ana en Joan managen en niet Jose. Om dit te veranderen, voegt een accountbeheerder of bedrijfsbeheerder Jose toe aan de lijst met toegewezen personen van Alex.
Voor meer informatie over het combineren van rollen, zie Rollen en machtigingen in Perk.
Let op: Bij een downgrade worden deze beperkingen opgeheven. Als het account van Pro naar Premium wordt geüpgraded, behouden people managers hun rol, maar kunnen ze weer iedereen in het account beheren. Een people manager die voorheen beperkt was tot 12 personen, wordt nu people manager voor het hele account. Controleer deze people managers vóór of na een downgrade. Bij een downgrade naar Starter wordt de rol van people manager gewijzigd in die van medewerker of inzender.